Hoe omgaan met vorderingen

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Kredietpraktijken definiëren
• Deel 2 Factuurklanten
• Deel 3 Follow-up van debiteuren
• Deel 4 Accounts Debiteuren Boekhoudmethoden toepassen

Als u een kredietinstelling bezit en krediet verstrekt aan uw klanten, is het belangrijk om procedures voor handelsvorderingen te definiëren. Klantentegoed is wanneer u uw klant toestaat een service te ontvangen of onmiddellijk een product in bezit te nemen in ruil voor een belofte om u later te betalen. Met andere woorden, u staat hem toe om uw producten in bezit te nemen voordat ze u zelfs betalen. Als u creditcards accepteert, beheert de uitgevende onderneming de risico's. In het geval dat klanten per cheque of contant moeten betalen, moet u de betalingen controleren en de risico's beheren. Omgaan met handelsvorderingen bestaat uit het instellen van procedures voor het verstrekken van kredieten, het genereren van facturen, het bijhouden van opeisbare en ontvangen betalingen en het uitvoeren van boekhoudfuncties.

stadia

Deel 1 Kredietpraktijken definiëren

1. 
   

   
   Ontwikkel een kredietaanvraagprocedure. Bepaal of u krediet wilt geven aan particulieren of alleen aan bedrijven. Vraag al uw klanten om een ​​aanvraag in te vullen om hun kredietwaardigheid te beoordelen. Controleer de rekeningen van alle kredietaanvragers.
   • Individuen moeten hun naam, contactgegevens, werkgelegenheidsinformatie en sofinummer opgeven.
   • Bedrijven moeten hun bedrijfsnaam, contactgegevens voor hun boekhoudafdeling, kredietgeschiedenis van andere bedrijven en de namen van hun bestuurders opgeven.

2. 
   

   
   Stel de algemene verkoopvoorwaarden vast. Ontwikkel een document waarin uw behoeften en de verplichtingen van de klant worden uitgelegd. Geef ook de vervaldatum van betalingen op. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat betalingen binnen 30 dagen na aankoop moeten worden gedaan. Geef het bedrag aan van de te betalen rente voor te late betaling. Geef aan dat de klant de kosten moet betalen voor geretourneerde cheques of incasso.
   • Kredietaanvragers moeten het formulier kunnen ondertekenen om te bevestigen dat ze de clausules hebben gelezen en begrepen.

3. 
   

   
   
   
   Respecteer de wetten op consumentenkrediet. Consumentenkrediet is een contract waarmee een geldschieter aan een lener (particulieren of financiële instellingen) een restitueerbare som geld ter beschikking stelt om aankopen van goederen en diensten te financieren. In Frankrijk heeft de Lagarde-wet het consumentenkrediet hervormd om de consumenten te beschermen. Deze wet legt ook nieuwe verplichtingen op aan kredietverstrekkers. Hier zijn enkele bepalingen die deze wet biedt.
   • Kredietgevers mogen op geen enkele manier adverteren dat krediet de situatie van de cliënt verbetert.
   • De geldgever is vrij om de verzekering te kiezen die het beste bij hem past.
   • Kredietinstellingen moeten de kredietwaardigheid van de kredietnemer controleren en ervoor zorgen dat de kredietnemer niet in het FICP-bestand is geregistreerd.
   • Lees dit artikel voor meer informatie over de wetgeving inzake consumentenkrediet.

Deel 2 Factuurklanten

1. 
   

   
   
   
   Begrijp wat een factuur is. Een factuur is een document dat een koper van een verkoper ontvangt op het moment van verkoop. Hierin staan ​​de producten en diensten die zijn verkocht, hun kosten en de datum waarop betaling wordt verwacht. De factuur wijkt af van het ontvangstbewijs. Een aankoopbon wordt alleen uitgegeven als de klant volledig betaalt op het moment van aankoop. Als hij op een later tijdstip of op een gespreide manier betaalt, moet u hem een ​​factuur sturen.
   • De factuur wijkt af van de afrekening. Een afschrift wordt naar de klant gestuurd met een of meer lopende facturen en geeft het totale verschuldigde bedrag aan. De belangrijkste rol is om het factureringsproces te vereenvoudigen.

2. 
   

   
   Kies uw factureringsmethode. Er zijn twee opties voor u beschikbaar: u kunt de facturen zelf uitgeven of een bedrijf inhuren om dit te doen. Als je net begint, doe het dan zelf. U zult uw kennis over de financiën van uw bedrijf kunnen verdiepen. Later kunt u deze taak aan een andere persoon geven.

3. 
   

   
   Neem alle relevante informatie op de factuur op. Schrijf duidelijk de woordrekening. Neem informatie op om de klant en de geleverde producten of diensten te identificeren. Vergeet niet uw naam, de naam van uw bedrijfseenheid en het adres waarnaar klanten betalingen moeten verzenden duidelijk te vermelden.
   • Wijs een uniek nummer toe aan elke factuur.
   • Geef duidelijk de datum aan.
   • Vermeld de naam en het adres van de klant, evenals de naam en het adres van uw bedrijf.
   • Vermeld duidelijk de gekochte producten of diensten, evenals de datum van aankoop.
   • Vermeld het verschuldigde bedrag en de vervaldatum van de betaling.

4. 
   

   
   Kies voor elektronische of papieren facturen. U kunt papieren facturen per post, elektronische facturen per e-mail of beide verzenden. Klanten moeten aangeven hoe ze de rekeningen willen ontvangen. Elektronische facturering is handiger en goedkoper dan papieren facturering. Sommige klanten geven echter niet graag financiële informatie online vrij. Als een klant van e-mailadres verandert, kan het bovendien moeilijk zijn om contact met hem op te nemen.

5. 
   

   
   Probeer een antwoordenvelop aan de factuur toe te voegen. Klanten kunnen hun betaling gemakkelijker verzenden. Voer uw adres rechtstreeks op de envelop in. Neem desgewenst een vensterenvelop, druk uw adres op de factuur af en vraag de klant om ervoor te zorgen dat uw adres in het venster verschijnt. Als een klant meestal online of persoonlijk betaalt, noteer dit dan. Als een klant geen antwoordenveloppe wil ontvangen, bespaar die kosten.
   • Om het betalingsproces te vergemakkelijken, moet u een direct depositosysteem instellen om automatisch de te factureren rekeningen af ​​te trekken. Over het algemeen is het eenvoudig om een ​​dergelijk systeem op te zetten via uw banken.

Deel 3 Follow-up van debiteuren

1. 
   

   
   Kies voor een schuldenbeheersysteem. Misschien geeft u de voorkeur aan offline handmatige gegevensinvoersystemen met Excel. Als uw bedrijf echter groeit, kunt u uw beheerproces automatiseren met schuldbeheersoftware zoals QuickBooks. U kunt ook webgebaseerde financiële managementtools gebruiken zoals Mint of FreshBooks.

2. 
   

   
   Gebruik een handmatig kredietrapportagesysteem. U krijgt de mogelijkheid om een ​​spreadsheet in Excel op te stellen. Maak kolommen voor datum, klantnaam, te betalen bedrag, factuurnummer en betaaldatum. Voer de informatie in de grafiek in om uw facturen te verzenden en betalingen te ontvangen.
   • U moet een factuursjabloon maken en deze gebruiken om al uw facturen uit te geven.
   • Houd een vorderingenbestand en een map met betaalde facturen bij.
   • Onbetaalde facturen worden bewaard in het debiteurenbestand.
   • Zodra de facturen zijn betaald, verwijdert u ze rechtstreeks uit het bestand met vorderingen en plaatst u ze in de map met betaalde facturen.

3. 
   

   
   Volg vorderingen met behulp van software. Als u boekhoudsoftware gebruikt met een optie voor vorderingen, kunt u deze gebruiken om eenvoudig de verschuldigde facturen en betalingen bij te houden. U kunt klant- en verkoopinformatie rechtstreeks in het systeem bewerken. Hiermee kunt u automatisch papieren en elektronische facturen genereren. Als het systeem internet gebruikt, kunt u facturen rechtstreeks per e-mail naar klanten verzenden. U hebt de mogelijkheid om een ​​rapport uit te voeren dat aangeeft welke facturen nog openstaan, zodat u geen afzonderlijke papieren bestanden hoeft te bewaren voor betaalde en onbetaalde facturen.
   • Met boekhoudsoftware kunt u facturen ook in chronologische volgorde classificeren. Dit proces bestaat uit het scheiden van onbetaalde facturen door het aantal dagen van late betaling, zodat u een incassobeleid kunt toepassen dat bepaalde maatregelen bepaalt wanneer betalingen te laat zijn met 30, 60 of 90 dagen.

4. 
   

   
   Maandelijkse rekeningafschriften afgeven aan klanten. Het rekeningoverzicht verschilt van de factuur. Het wordt eenmaal per maand uitgegeven en geeft alle bedragen weer die op de oude facturen verschuldigd zijn. Het rekeningoverzicht geeft ook de ontvangen betalingen aan. Ten slotte geeft dit document alle overgedragen saldo's aan die nog niet zijn betaald. In het geval van onbetaalde accounts moet er een systeem bestaan ​​om openstaande accounts te identificeren, te volgen en te herstellen.

Deel 4 Accounts Debiteuren Boekhoudmethoden toepassen

1. 
   

   
   Gebruik boekhoudsoftware om het proces te automatiseren. Met boekhoudsoftware kunt u niet alleen facturen produceren, maar ook uw maandelijkse financiële overzichten instellen. Het voordeel van dergelijke automatisering is dat het u veel tijd bespaart en uw taak eenvoudiger maakt, in plaats van dezelfde informatie meerdere keren handmatig in te voeren. Een ander voordeel van dit systeem is dat u minder fouten hebt wanneer u verschillende hoeveelheden of informatie over verschillende rapporten typt.

2. 
   

   
   Maak een overzicht van de verkoop van diensten op krediet. Eerst crediteert u de verkooprekening met het verschuldigde bedrag voor de service. Debiteer vervolgens de vorderingen voor hetzelfde bedrag. Wanneer de klant betaalt, debiteert u de lopende rekening van het betaalde bedrag. Vervolgens crediteert u het klantaccount voor hetzelfde bedrag.
   • Stel dat u een rekening van $ 5.000 naar een klant stuurt voor het verlenen van een service.
   • Voer een debitering van € 5.000 op vorderingen uit. In de balans nemen de vorderingen die in het actief verschijnen toe.
   • Besteed een bedrag van 5.000 € aan verkopen. Omzet stijgt in de jaarrekening.

3. 
   

   
   Maak een overzicht van de verkoop van goederen op krediet. Plaats eerst journaalboekingen in het journaal om de verkoop en gerelateerde vorderingen te registreren. Net zoals u deed voor de service, moet u verkopen en handelsvorderingen crediteren. Overweeg dan om de aan de klant verkochte voorraad als kosten te verminderen en op te slaan.
   • Stel dat u een zakelijke transactie van $ 10.000 hebt gedaan, waarbij u voor $ 7.000 aan goederen aan de klant hebt verkocht.
   • Doorgeven van een kredietinvoer van € 10.000 op verkopen en een debetinvoer van € 10.000 op vorderingen.
   • Schrijf vervolgens een debet van € 7.000 op de kosten van de verkochte goederen. Dit heeft de vorm van een uitgave in de jaarrekening. Schrijf vervolgens een kredietinvoer van $ 7.000 op het inventarisaccount. Gebrek aan voorraad daalt met € 7.000 op de balans.

4. 
   

   
   Post oninbare vorderingen. De beste methode om oninbare vorderingen te herkennen, is om het aantal onbetaalde facturen te schatten dat elke maand in de journaalboekingen wordt verzameld. Met deze techniek is het mogelijk om oninbaarheid te registreren in dezelfde maand dat de facturen werden uitgegeven.Het is consistent met het afstemmingsprincipe, waarbij alle kosten in dezelfde maand moeten worden opgenomen als de inkomsten die werden gegenereerd.
   • Als u geen oninbare vorderingen opbouwt en gewoon verwacht om oninbare vorderingen te verantwoorden wanneer een klant niet betaalt, is dit in strijd met het afstemmingsprincipe.
   • Als u bijvoorbeeld schat dat een factuur van € 40.000 niet binnen één maand zal worden betaald, registreer dan een uitgave van € 40.000 op de rekening voor oninbaarheid. Dit verschijnt als een kostenpost in uw jaarrekening.
   • Plaats ook een boekhoudkundige boeking van een krediet van hetzelfde bedrag op de rekening voor dubieuze debiteuren in de balans.
   • Wanneer u rekeningen identificeert die onbetaald blijven, hoeft u alleen geld op te nemen van debiteuren- en kredietrekeningen.

5. 
   

   
   Kortingen boeken voor vroege betaling. Als u korting aanbiedt voor een aanbetaling, betaalt de klant minder dan het totale bedrag op de factuur. Sla vervolgens de spread op als winstvermindering in de verkoopkortingsrekening. Hiermee kunt u de verschillen in de winst-en-verliesrekening controleren.
   • Stel dat u een factuur van $ 1.000 naar een klant stuurt en hem 10% korting of € 100 geeft voor het betalen van 10 dagen eerder. Deze klant betaalt echter slechts 900 €.
   • Passeer een ingang van € 1.000 op vorderingen.
   • Debiteer 900 € op de verkoop en 100 € op de verkooprekening.

6. 
   

   
   Een historisch overzicht van handelsvorderingen opstellen. Een dergelijk rapport geeft u details over alle openstaande facturen. Het is gestructureerd om te laten zien hoe oude rekeningen zijn. Er kunnen bijvoorbeeld kolommen zijn voor lopende facturen, rekeningen met een late betaling van 0 tot 15 dagen, 16 tot 30 dagen, 31 tot 45 dagen en meer dan 45 dagen. U kunt het gebruiken om oninbaarheid te schatten. U kunt dit rapport ook gebruiken om facturen te identificeren die vervolgacties vereisen.