Hoe een bevestigingsbrief te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Schrijf een bevestigingsbrief
• Deel 2 Lees de bevestigingsbrief opnieuw

Een bevestigingsbrief is een brief die wordt verzonden om details te bevestigen, zoals een mondelinge overeenkomst, afspraken en sollicitatiegesprekken. Het kan ook een reservering of reisarrangementen bevestigen, op een uitnodiging reageren of verschillende items of diensten ontvangen. Het moet kort zijn en gemakkelijk in een eenvoudig formaat worden geschreven.

stadia

Deel 1 Schrijf een bevestigingsbrief

1. 
   

   
   Gebruik een brief met een koptekst. Bevestigingsbrieven moeten op een briefhoofd worden geschreven als ze professionele kwesties betreffen. Dit geeft hen een meer formeel aspect en maakt ze tot officiële zakelijke documenten. Voeg net boven de begroetingen de volledige naam en het adres van de ontvanger van de brief toe. Dit omvat de naam van de persoon aan wie u schrijft, de exacte titel, de afdeling waartoe ze behoren, of het bedrijf waarvoor ze werken, evenals hun bedrijfsadres.
   • Als het een persoonlijk onderwerp is of u reageert persoonlijk op het bedrijf, gebruik dan het juiste formaat. Noteer uw adres linksboven en de datum rechtsboven. Sla een regel over en schrijf de adresbrief van de ontvanger onder de datum.

2. 
   

   
   
   
   Begin met de juiste groeten. Wanneer u een bevestigingsbrief verzendt, moet u de groeten en de naam en titel van de persoon gebruiken. Het formaat dat algemeen wordt geaccepteerd is "Geachte heer, mevrouw, mevrouw, Dr." gevolgd door de achternaam van de persoon.
   • Noem een ​​vrouw geen 'mevrouw' tenzij u weet wie getrouwd is.
   • Als u een meer informele, persoonlijkere bevestigingsbrief schrijft, kunt u de voornaam van de persoon gebruiken.

3. 
   

   
   Bevestig de details van de overeenkomst in de eerste alinea. Kom tot de kern van de zaak. Het is niet de moeite waard om inleidende informatie of beleefdheid toe te voegen. Gebruik de eerste alinea om de details te schetsen van wat u bevestigt. Het kunnen datums, tijd en plaats zijn. Wees specifiek.
   • Hier zijn enkele veel voorkomende manieren om deze paragrafen te starten: "Ik schrijf om te bevestigen ...", "Ik wil graag bevestigen ..." of "Deze brief bevestigt ..."
   • Als u een ontvangstbevestiging van objecten verzendt, zegt u dat in de eerste paragraaf. Wees specifiek door een exacte lijst van artikelen, hun aantal en het bestelnummer te maken. Begin de paragraaf door te schrijven: "Ik ben blij dat ik het kan bevestigen" of "Ik heb het met plezier ontvangen".

4. 
   

   
   
   
   Geef andere details op. Vermeld in dezelfde paragraaf of in een tweede korte paragraaf andere relevante details. Het kunnen monetaire overeenkomsten, algemene voorwaarden of iets anders zijn dat moet worden bevestigd. Deze details kunnen ook verantwoordelijkheden zijn voor specifieke taken of taken die nog moeten worden voltooid.
   • U moet altijd de algemene voorwaarden onthouden waarop u bent overeengekomen om ervoor te zorgen dat er geen misverstand bestaat. Dit helpt ook om duidelijk te maken wat er van je wordt verwacht.
   • Als u wilt dat iemand de verantwoordelijkheid neemt voor een taak, stel dan voor dat u deze bevestigt wanneer de overeenkomst is afgelopen. U kunt aangeven dat u schriftelijk, telefonisch of per e-mail moet worden bevestigd.
   • Bevestigingsbrieven worden niet alleen gebruikt om een ​​afspraak, een overeenkomst of de ontvangst van objecten te bevestigen: het zijn ook geschreven sporen. Het zijn documenten bedoeld voor beide partijen en dienen als bewijs van correspondentie. Ze helpen beide partijen te dekken als er een probleem of misverstand is.

5. 
   

   
   Vraag om een ​​follow-up als je die nodig hebt. De laatste paragraaf moet een regel bevatten die de ontvanger aanmoedigt om indien nodig contact met u op te nemen. Vertel hem om op elk probleem te wijzen, zoals een verzoek om opheldering, misverstand of bezorgdheid.
   • Hier zijn enkele voorbeelden om te schrijven: "Informeer als je extra informatie nodig hebt ..." of "Antwoord als je iets toe te voegen hebt ..."

6. 
   

   
   Sluit de brief af met een bedankje. Zorg ervoor dat je het correct afwerkt. Gebruik een term zoals 'Met vriendelijke groet', 'Bedankt', 'Groeten' of 'Met respect'. Voeg uw naam toe en teken hieronder. Gebruik uw volledige naam voor professionele letters.

Deel 2 Lees de bevestigingsbrief opnieuw

1. 
   

   
   Controleer uw brief. Voordat u het met officiële documenten verzendt, moet u het nog eens lezen, ook al is het persoonlijk. Dit is vooral belangrijk als het verband houdt met een professionele overeenkomst. Zoek naar spelfouten, als er woorden ontbreken, als er syntaxisfouten, interpunctiefouten of andere problemen zijn.
   • Stuur een foutloze brief en presenteert u als een verantwoordelijke, professionele persoon die oog heeft voor details.

2. 
   

   
   Gebruik geschikt papier en een kwaliteitsprinter. Gebruik bij het afdrukken van uw brief de materialen van uw bedrijf, inclusief het briefhoofd. Als u geen deel uitmaakt van een bedrijf en geen materialen heeft, drukt u uw brief af op papier van goede kwaliteit. Zorg ervoor dat u afdrukt op een printer die geen inkt of toner meer heeft.
   • Druk altijd uw bevestigingsbrieven af ​​als u ze niet per e-mail verzendt. U mag nooit een professionele brief met de hand schrijven.

3. 
   

   
   Gebruik een standaardlettertype en marges. Gebruik bij het schrijven van een officiële brief een standaardlettertype zoals Times New Roman of Arial. Het lettertype moet grootte 12 zijn, niet vetgedrukt, cursief of gemarkeerd. De marge moet 2,5 cm aan elke kant zijn.
   • Voor officiële brieven moet u opmaak gebruiken. Dit betekent dat de letter een enkele regelafstand moet hebben, dat u naar de regel tussen elke alinea moet springen en geen dalinéa moet plaatsen.

4. 
   

   
   Wees kort en direct. Bevestigingsbrieven zijn korte letters. U moet beknopt zijn en onnodige woorden, zinnen en informatie verwijderen. De inhoud moet strikt de details betreffen die u bevestigt.

5. 
   

   
   Houd een professionele toon. De meeste bevestigingsbrieven zijn kort, dus hun toon is erg officieel en onpersoonlijk. Dit helpt om gefocust te blijven op de bevestigde details en elimineert onnodige beleefdheid.
   • Als u een persoonlijke bevestigingsbrief, een brief aan een kennis of iemand met wie u een minder formele relatie hebt, kunt schrijven, kunt u deze een beetje meer personaliseren. Als u echter twijfelt, blijf dan in het protocol.
   • Zelfs als uw brief officieel moet blijven, kunt u uw dankbaarheid of enthousiasme tonen. Als je bijvoorbeeld bent geroepen voor een sollicitatiegesprek, kun je antwoorden en zeggen: "Ik waardeer het dat je me de kans geeft om voor deze functie te worden geïnterviewd ..." of "Ik kijk echt uit naar dit sollicitatiegesprek ..."

6. 
   

   
   Weet wanneer je je brief moet versturen. Er zijn veel redenen waarom u een bevestigingsbrief kunt sturen. Bevestig dat data van vergaderingen, vergaderingen, interviews, conferenties of andere evenementen veel voorkomende redenen zijn. Hier zijn enkele andere veel voorkomende situaties waarin u er een kunt verzenden:
   • wanneer je een baan aanbiedt
   • wanneer je een baan accepteert
   • wanneer u een bestelling ontvangt
   • wanneer u de status van uw positie ontvangt
   • tijdens reisarrangementen
   • wanneer je toestemming geeft
   • wanneer je een aanwezigheid bevestigt