Hoe u uw tijd effectief kunt organiseren

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Beoordeel het huidige beheer van uw tijd
• Deel 2 Afleiding vermijden
• Deel 3 Je tijd effectief gebruiken

Iedereen heeft ooit iemand horen klagen dat er niet genoeg uren op de dag zijn om alles te doen wat ze moeten doen. Enkele basistips voor het organiseren en beheren van uw tijd kunnen u helpen het meeste uit uw tijd te halen. Door te leren hoe je je tijd effectief kunt organiseren, zul je veel meer dingen kunnen bereiken.

stadia

Deel 1 Beoordeel het huidige beheer van uw tijd

1. 
   

   
   Let op uw dagelijkse activiteiten. Bekijk wat u elke dag doet en let op de verschillende manieren waarop u uw tijd doorbrengt. Je zult verrast zijn om te zien hoeveel tijd je op de dag verspilt wanneer je het vergelijkt met de tijd die je besteedt aan het doen wat je moet doen.
   • Vergeet niet de nutteloze activiteiten op te merken, bijvoorbeeld wanneer u uw ontbijt bereidt, wanneer u het huishouden doet, wanneer u doucht, enz.

2. 
   

   
   Noteer al uw activiteiten in een notitieblok. Nadat u al uw activiteiten hebt geobserveerd en hebt geschat hoeveel tijd u eraan besteedt, noteert u dit in een notitieblok. Plaats alle informatie in hetzelfde notitieblok, omdat u gemakkelijker patronen kunt herkennen die worden herhaald en wanneer u tijd verliest als u ze allemaal op dezelfde pagina ziet.
   • Onthoud niets en noteer elk item in het notitieblok duidelijk. Groepeer geen afzonderlijke gebeurtenissen in één item, onderschat geen kleine taken en schrijf de exacte tijden op om te bepalen hoe uw dag verloopt.
   • Het kan handig zijn om bepaalde activiteiten in categorieën te groeperen. Je ziet bijvoorbeeld blauw huishoudelijk werk, rode werkactiviteiten en hobby's in het zwart. Hiermee kunt u beter visualiseren hoe u uw tijd doorbrengt.

3. 
   

   
   
   
   Evalueer uw tijd. Besteed je een uur niets? Twee uur om te beslissen waar te eten? Acht uur om op internet te surfen? Zoek sjablonen die u vertellen hoe u uw tijd doorbrengt en bepaal welke activiteiten nodig zijn en welke activiteiten niet nodig zijn.
   • Verliest u tijd omdat u geen controle over uzelf hebt? Zet je dingen te vaak 's nachts? Accepteer je te veel verantwoordelijkheid? Dit zijn vragen die je jezelf moet stellen terwijl je evalueert hoe je je tijd doorbrengt.
   • Je zou je kunnen realiseren dat je je dag verdeelt op een manier die niet logisch is. Het is bijvoorbeeld misschien niet verstandig om een ​​half uur te werken voordat je tien minuten onbelangrijke dingen doet voordat je weer een half uur aan het werk gaat. Je zult meer gefocust en productiever zijn als je een uur werkt en later voor minder belangrijke dingen zorgt.
   • Het is beter dat u uw taken aanpakt door ze af te breken. Deze methode vraagt ​​u om een ​​bepaalde hoeveelheid tijd aan een enkele taak toe te wijzen zonder dat u wordt afgeleid.

4. 
   

   
   
   
   Denk na over aanpassingen. Nu u precies weet wat u in uw tijd doet, kunt u uw schema actief aanpassen. Zorg ervoor dat u gebieden identificeert die u niet kunt verkleinen. Het is niet omdat iets veel tijd kost dat het tijd is die je verspilt.

5. 
   

   
   Zoek wat er mis is. Als u drie uur per dag werkbladen verzendt, is het onwaarschijnlijk dat u de hoeveelheid tijd die u aan deze activiteit besteedt, kunt verminderen. Als u echter vier of vijf personeelsleden tussen taken stuurt, kunt u mogelijk de hoeveelheid tijd die u aan deze activiteit besteedt, verminderen.

6. 
   

   
   Verander je gewoontes. Wat uw probleem met het beheren van uw tijd ook is, er is altijd een oplossing. Als u eenmaal de tijd hebt gevonden die u verspilt of de manier waarop u uw tijd moet doorbrengen, moet u een gezamenlijke inspanning leveren om uw gewoonten voor tijdbeheer te veranderen.
   • Als u te veel tijd besteedt aan het doen van huishoudelijk werk of het bereiden van eten, overweeg dan om een ​​huishoudster of kok in te huren. Voor sommige mensen is hun tijd meer waard dan hun geld.
   • U kunt een groot deel van uw dag doelloos op internet surfen. U kunt uw toegang tot bepaalde sites of sociale netwerken beperken wanneer u liever werkt of iets anders doet.

Deel 2 Afleiding vermijden

1. 
   

   
   Identificeer de afleidingen in je leven. Constante afleidingen vormen de grootste bedreiging voor goed tijdbeheer. U moet begrijpen welke activiteiten of welke personen uw tijd verspillen. Of het nu een vriend is die nooit ophoudt met praten of een schuldig plezier dat u van uw werk weghaalt, u moet manieren vinden om alles te voorkomen dat uw tijd verspilt.
   • Als je veel tijd besteedt aan iets dat niet het gewenste resultaat oplevert, is het waarschijnlijk een afleiding in je leven die je moet vermijden.
   • Als u op kantoor werkt, zult u waarschijnlijk veel van uw collega's als afleiding beschouwen. Vermijd onnodige gesprekken wanneer u dingen te doen heeft. Vergeet echter niet dat uw houding op kantoor net zo belangrijk is voor de voortgang van uw carrière als uw time managementvaardigheden, dus u moet niet slecht zijn.

2. 
   

   
   Vermijd lange gesprekken aan de telefoon. Als je veel tijd aan de telefoon hangt, moet je misschien je gespreksgewoonten aanpassen. Vaak kunt u snellere resultaten bereiken met face-to-face in plaats van telefonische discussies, daarom moet u de hoeveelheid tijd verminderen die u aan de lijn hangt.
   • Veel telefoongesprekken, vooral aan het begin of einde, bevatten onnodige of onnodige discussies. Mensen wijken vaak af van het onderwerp terwijl ze aan de telefoon zijn, dus je moet opletten. In persoonlijke ontmoetingen voelt u zich meer verplicht om alleen het onderwerp te bespreken dat u interesseert. Dit gebeurt omdat er geen andere afleidingen zijn wanneer u voor uw beller staat.

3. 
   

   
   Breng niet te veel tijd op internet door. Veel mensen gebruiken het internet als een belangrijk hulpmiddel om taken uit te voeren die moeten worden uitgevoerd. Er zijn echter net zoveel mensen die zich vermaken met het lezen van nutteloze artikelen of sportnieuws of het bekijken van foto's van sterren, katten of puppy's. Blijf geconcentreerd terwijl u internet gebruikt. Er zijn programma's die u kunt installeren die bepaalde apps, sites en domeinen blokkeren om de afleiding die internet biedt te helpen verminderen.
   • Vermijd Facebook en andere sociale netwerksites wanneer u zich op iets anders moet concentreren.
   • U zult ook veel tijd verspillen aan het zoeken naar verschillende onderwerpen op Google. Je zou kunnen overwegen om snel naar een enkel onderwerp te zoeken en voordat je het weet, heb je drie uur gezocht naar de diepten van het internet.

4. 
   

   
   Gebruik een "niet storen" -teken. Je kent waarschijnlijk dit bord dat aan de deur van de hotelkamers hangt. Het kan net zo effectief zijn op kantoor of op uw werkplek. Je kunt dit soort bord oprapen door het op te halen bij het volgende hotel waar je verblijft of door er thuis een af ​​te drukken dat je op de deur van je kantoor kunt hangen wanneer dat nodig is. Dit helpt je het risico van onnodige gesprekken te vermijden die je afleiden van je werk.
   • Als u thuis werkt, is het essentieel om alleen een speciale ruimte voor het werk te hebben. Werk niet in de gemeenschappelijke ruimtes van het huis, omdat de tv, telefoon of videogameconsole u gemakkelijk van uw werk kan afleiden.

5. 
   

   
   Neem de tijd voor de onvermijdelijke afleidingen. Er zijn enkele afleidingen die mensen gewoon niet kunnen vermijden. Soms is het je baas die naar je toe komt om dingen en anderen te bespreken of een ouder lid van je gezin dat hulp nodig heeft met eenvoudige dingen. Wat deze onvermijdelijke afleidingen ook zijn, als u zich van tevoren voorbereidt, zullen ze niet interfereren met de tijd die u nodig hebt voor andere projecten of activiteiten die u moet voltooien.

Deel 3 Je tijd effectief gebruiken

1. 
   

   
   Schrijf alles op. Vertrouw niet op uw geheugen om de taken te voltooien die u moet voltooien. Noteer alles wat u moet doen op één plek en wees bereid om deze lijst vaak te raadplegen om uw doelen te bereiken.
   • Zelfs als de betreffende taak u minder of secundair lijkt, noteer deze dan. Je agenda moet worden gevuld met kleine opmerkingen zoals "bel John", "zoek naar winstmarges" of "stuur er een naar de baas".
   • Houd een notitieboek altijd bij u om de taken te noteren die worden weergegeven. Je denkt dat je ze later zult schrijven, maar je zult het niet doen.

2. 
   

   
   Gebruik een kalender. Door een eenvoudige kalender aan uw tools toe te voegen die u helpen organiseren, kunt u uw tijd efficiënter organiseren. Schrijf nieuwe deadlines, huiswerk of vergaderingen wanneer deze bij uw planning horen. Neem elke ochtend de tijd om uw agenda opnieuw te lezen om erachter te komen wat u te wachten staat.

3. 
   

   
   Vermijd overbelasting. Organiseer uw planning om te voorkomen dat u te veel dingen moet doen of verantwoordelijk bent voor te veel projecten tegelijkertijd. Controleer je agenda voordat je iets accepteert om er zeker van te zijn dat je de tijd hebt. Dit zal je helpen georganiseerd te blijven en je kalender regelmatig te bekijken.

4. 
   

   
   Elimineer afleidingen. Organiseer uw tijd productief door elementen te elimineren die afleiding kunnen zijn of waardoor u uw doel uit het oog kunt verliezen of te laat kunt komen. Houd tv's en gameconsoles uit de buurt van de kamer waar je studeert of rekeningen betaalt om je alleen te concentreren op de taken die eerst moeten worden gedaan en om de hobby's voor later te behouden.

5. 
   

   
   Organiseer uw taken. Beheer uw tijd efficiënt door uzelf te organiseren om eerst enkele belangrijke of dringende taken uit te voeren. Noteer het in uw agenda door het te markeren met een speciale kleurmarkering of door een sticker te plaatsen. Zorg eerst voor deze urgente activiteiten om jezelf voldoende tijd te geven om ze te voltooien, en werk dan aan minder urgente activiteiten zodra je de eerste hebt voltooid.
   • Aarzel niet om uw prioriteiten van tijd tot tijd te wijzigen. Er zijn dingen die op het laatste moment kunnen verschijnen en die snel uw aandacht vragen. Je zult moeten stoppen met doen wat je doet en soms je energie en tijd opnieuw richten op een last-minute activiteit. Zorg ervoor dat dit niet te vaak gebeurt.
   • Als je je realiseert dat je je prioriteiten gedurende de dag voortdurend aan het herschikken bent, is er iets mis. Zelfs als u kleine aanpassingen in het gebruik van de tijd moet verwachten, als u constante wijzigingen moet aanbrengen, kan het zijn dat u uw activiteiten vanaf het begin niet goed hebt georganiseerd.

6. 
   

   
   Wees realistisch. Geef jezelf een realistische tijd om al je taken te voltooien. Als je denkt dat een activiteit een half uur tot een uur in beslag neemt, geef jezelf dan een uur. Door realistisch te blijven hoe lang een activiteit zal duren, voorkomt u dat u overbelast raakt of te laat komt.
   • Voorkomen is altijd beter dan genezen en geeft je meer tijd dan je nodig hebt. Als u uw taak eerder hebt voltooid, kunt u doorgaan naar de volgende taak, wat geen invloed heeft op uw productiviteit.

7. 
   

   
   Organiseer de basisactiviteiten. Vergeet niet de tijd te tellen die u nodig hebt voor basisactiviteiten zoals maaltijden of douchen. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend voor u, maar het is belangrijk om de tijd te nemen om ze bij uw andere activiteiten te doen om ervoor te zorgen dat u ze niet vergeet of niet te laat komt.

8. 
   

   
   Gebruik een systeem van herinneringen. Zet een eenvoudig herinneringensysteem op naast uw planning om u te helpen belangrijke taken en deadlines te onthouden. Gebruik post-its of waarschuwingen op uw telefoon op bepaalde tijden van de dag om te onthouden dat u iets moet doen of een activiteit wilt plannen. Dit systeem helpt je om niets te vergeten.
   • Vertrouw niet op anderen om te onthouden wat u moet doen. Ze zullen je waarschijnlijk vergeten zoals je jezelf zou vergeten.
   • Als je iets heel belangrijks te doen hebt, organiseer dan veel herinneringen. U kunt een post-it of een waarschuwing op de telefoon negeren.

9. 
   

   
   Vraag om hulp. Vraag iemand om u te helpen of eenvoudiger taken te delegeren indien nodig. Je helpt jezelf bij het beheren van je schema als je trots bent op jezelf en iemand vraagt ​​om eenvoudige taken uit te voeren, zoals helpen met het huishouden of het bereiden van een diner als je bezig bent.
   • Zorg ervoor dat u uw verantwoordelijkheden delegeert aan gekwalificeerde mensen. Het is niet voldoende om de taak in kwestie te voltooien, u wilt ook dat het goed wordt gedaan.
   • Neem niet de gewoonte om voortdurend om hulp van uw collega's te vragen. Dit geeft aan dat u niet weet hoe u uw tijd moet beheren. Je zult lui en ongemotiveerd zijn.

10. 
    

    
    Evalueer uw productiviteit. Van tijd tot tijd is het noodzakelijk om een ​​stap terug te doen en te analyseren wat u hebt bereikt, de kwaliteit van uw prestaties en de tijd die het u kostte. Door u bewust te worden van deze aspecten van uw werk en uw leven, kunt u wijzigingen aanbrengen in uw planning en uw dagelijkse gewoonten, wat verrassend effectieve resultaten kan opleveren.

11. 
    

    
    Beloon jezelf. Als je hard of te veel werkt, zul je een stadium van uitputting bereiken en het zal je moeilijk zijn om je zelfs op de eenvoudigste taken te concentreren. Dan moet je af en toe een moment nemen om te vieren wat je hebt bereikt en jezelf te belonen door iets te doen waar je echt van houdt.
    • Zorg ervoor dat je je vrije tijd doorbrengt met plezier maken. Schakel de telefoon uit en beantwoord uw vragen niet. Als u werk en plezier combineert, zult u niet genieten en zult u vermoeidheid opbouwen.
    • Als u op maandag of vrijdag werkt, rust dan het weekend. Als je net drie maanden zonder pauze aan hetzelfde project hebt gewerkt, neem dan een kleine vakantie als je klaar bent.