Hoe een project te schrijven om in te dienen bij zijn administratie

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Je project schrijven
• Deel 2 Deel uw project

Weten hoe u een project bij uw administratie moet indienen, is een handige vaardigheid om nieuwe mogelijkheden te bieden om extra inkomsten te registreren, procedurele verbeteringen voor te stellen of effectieve technieken bloot te leggen om zuiniger te zijn. Je kunt ook besluiten een voorstel te schrijven als je het gevoel hebt dat er iets moet worden veranderd. Als u van plan bent een dergelijk document te beschrijven om het in te dienen bij de administratie van uw bedrijf, moet u eerst de nodige tijd nemen om de relevante informatie te verzamelen. U kunt uw ideeën ook aan uw collega's voorleggen om hun mening te hebben en te weten of zij zich aan uw project houden, waarna u ervoor moet zorgen dat u uw tactiek benadert.

stadia

Deel 1 Je project schrijven

1. 
   

   
   Bepaal precies het probleem in kwestie of uw idee. Als u kostenreductie of stroomlijning wilt beschrijven, moet u eerst het belangrijkste probleem bepalen. Meestal kan het idee je duidelijk zijn, maar als je erover wilt communiceren of oplossingen wilt bieden, is het verstandig om zeer attent te zijn.

2. 
   

   
   Doe je onderzoek. Voordat u een project schrijft, is het belangrijk dat u alle elementen analyseert die erop betrekking hebben. Zoek discussie met de betrokken partijen, of uw collega's, managers of klanten. Je zult ook vergelijkbare programma's van andere bedrijven lezen om te zien wat ze anders doen.
   • Als u bijvoorbeeld van mening bent dat het management van catering moet veranderen, bespreek dit dan eerst met het keukenpersoneel. Wat vinden ze ervan? Moeten ze ergens anders werken met andere cateraars? Wat vinden uw collega's hiervan? Dit zijn allemaal aspecten die u moet aanpakken. Het kan heel goed zijn dat uw ontevredenheid gewoon een kwestie is van persoonlijke smaak in plaats van een kwestie van kwaliteit.

3. 
   

   
   
   
   Schrijf een beschrijving van het probleem. Om te beginnen met het schrijven van uw project, beschrijft u eerst de huidige situatie. Markeer vervolgens de relevante feiten (plaatsen, datums, betrokken personen). Op dit niveau, oordeel niet, concentreer u in plaats daarvan op het verklaren van dingen zoals ze zijn.
   • Ter illustratie zou je kunnen schrijven: "Bedrijf X heeft de afgelopen zeven jaar geprofiteerd van cateringdiensten Y. Tijdens deze periode daalde het aantal beschikbare hoofdgerechten van vijf naar twee. Het aantal gerechten, voornamelijk voor vegetariërs, is ook gedaald en er zijn zelfs dagen waarop niets van dit soort wordt voorgesteld.

4. 
   

   
   Leg uit wat u als oplossing voorstelt. Zodra u het probleem hebt geïdentificeerd, kunt u precies beginnen met het schrijven van wat u van plan bent te doen. Focus op het belangrijkste aspect. Bewijs dat uw observaties zijn gebaseerd op uw onderzoek.
   • U kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Ik stel voor dat de cateraar voor bedrijf X wordt vervangen door een andere. Bedrijf X heeft in dit opzicht verschillende opties. W- en Z-cateraars bieden beide een breder scala aan menu's en bieden kosten die vergelijkbaar zijn met die van onze huidige provider. Omdat cateraar Z elke dag vegetarische, veganistische en glutenvrije voorgerechten aanbiedt, zou het beter kunnen voldoen aan de behoeften van ons personeel. Wat betreft de W-cateraar, deze biedt minder gerechten voor veganisten, maar kan ook een goede keuze zijn. Uit een onderzoek in 2011 bleek dat 40% van onze werknemers vegetariërs zijn, 10% veganisten en 2% de voorkeur geven aan glutenvrij voedsel.

5. 
   

   
   
   
   Ontwikkel een plan. Beschrijf elke stap en focus op tijdlijnen of kosten voor de implementatie ervan. Wees expliciet over wat u weet en wat u nog moet ontdekken. Vergeet niet om genummerde stappen te schrijven en meer details te geven. Overschat niet het belang van de innovatie die u wilt brengen, maar presenteer de resultaten die u verwacht te bereiken.
   • Om de cateraar te veranderen, moeten we: 1: een einde maken aan ons contract met de cateraar Y, 2: probeer de gerechten van de dienstverleners W en Z, 3: kies een van hen, 4: teken een contract met de gekozen cateraar. De vergoedingen moeten vergelijkbaar zijn met die welke momenteel door Cateraar Y worden aangeboden. Zolang wij ons contract met Leverancier Y beëindigen, mogen er geen financiële boetes zijn. Bovendien, als onze medewerkers meer waardering hebben voor nieuwe maaltijden, is de kans groot dat ze gelukkiger zijn op hun werkplek.

6. 
   

   
   Breng de mogelijke bezwaren naar voren. Laat zien dat u volledig op de hoogte bent van eventuele tekortkomingen in uw plan. Zal er weerstand zijn bij werknemers? Sommige mensen zijn bijvoorbeeld geïnteresseerd in de diensten van uw huidige cateraar. Zou u een overheidsinstantie kunnen overtuigen dat uw nieuwe idee veilig is? Bespreek de stappen die u van plan bent te nemen om anderen te overtuigen van de haalbaarheid en relevantie van uw project.

7. 
   

   
   Geef de benodigde materialen en personeel op. Als het nieuwe project dat u voorstelt, de aankoop van materialen of het inhuren van nieuwe medewerkers vereist, geeft u dit aan nadat u de stappen hebt beschreven. Vergeet ook niet de benodigde tijd te vermelden, want dit is ook een hulpmiddel. Maak een checklist om eruit te komen. U kunt bijvoorbeeld het volgende schrijven.
   • Noodzakelijk: subcomité om de cateraar te evalueren (4 personen uit verschillende delen van het bedrijf), 2 uur voor het proeven en 3 uur voor het schrijven van het rapport.

8. 
   

   
   Trek conclusies op basis van de belangrijkste voordelen. Welke wijziging u ook van plan bent, herhaal dit proces aan het einde opnieuw. Bespreek nogmaals de drie hoofdelementen van uw project en geef vervolgens een slotzin. Zie het als je samenvatting. Ter illustratie zou je het volgende kunnen zeggen.
   • "Zoals uit dit voorstel blijkt, heeft Cateraar Y het aantal voorgerechten dat hij de afgelopen zeven jaar heeft aangeboden, verminderd. Aanbieders W en Z bieden meer gediversifieerde menu's tegen relatief vergelijkbare prijzen. Ik stel voor dat we met deze cateraars proeftests kunnen doen om een ​​nieuwe voedselleverancier voor dit bedrijf te kiezen. Dit zal zeker de tevredenheid en het behoud van werknemers bevorderen. "
   • Noem specifieke financiële of kwantitatieve voordelen. Als uw innovatie bijvoorbeeld de kosten kan drukken, moet u dit benadrukken.
   • Presenteer de kwalitatieve voordelen. Een bedrijf profiteert soms van een aantal voordelen die niet kunnen worden gekwantificeerd met concrete gegevens en cijfers. Als uw idee de medewerkertevredenheid verhoogt, is het belangrijk dat u het vermeldt. Deze verbeteringen kunnen net zo voordelig zijn als die welke kwantitatief zijn.

Deel 2 Deel uw project

1. 
   

   
   Vraag een collega om het te lezen. Vraag bij voorkeur een collega om uw project te lezen en u zijn mening te geven. Hij kan de inhoud van uw programma goedkeuren, maar als dit niet het geval is, overweeg dan rekening te houden met zijn bezwaren. Als u denkt dat deze relevant zijn en beter zijn dan wat u voorstelt, overweeg dan een beoordeling. Als u de relevantie van de argumenten begrijpt, maar deze niet goedkeurt, kunt u overwegen deze op te nemen in uw sectie met bezwaren.

2. 
   

   
   Onderzoek uw project opnieuw. Nadat u uw project hebt geschreven en een collega het heeft gelezen, moet u het nu bekijken om de vloeiendheid, grammatica, nauwkeurigheid en het aantal woorden te verbeteren. Je moet niet te lang een voorstel doen, anders riskeer je dat je leiders het niet lezen. Doe wat nodig is om alles maximaal op één of twee pagina's te houden.

3. 
   

   
   Dien het project in bij uw administratie. Zodra u het gevoel hebt dat uw project gereed is, identificeert u de persoon aan wie u het moet indienen. In sommige organisaties is er een leider bekend bij iedereen die verantwoordelijk is voor het nemen van de beslissingen. In andere samenlevingen met meer zijstructuren kan het moeilijker zijn om te weten wie de echte besluitvormers zijn. Doe een grondig onderzoek naar uw bedrijf om te bepalen wie verantwoordelijk is voor dergelijke problemen.
   • Als je eenmaal weet aan wie je je project moet overhandigen, kijk dan of je een tête-à-tête met hem kunt hebben. Heel vaak reageren mensen gunstiger op verzoeken om innovaties wanneer de uitwisselingen face-to-face zijn. Zo niet, stuur dan een papieren versie van het project of een.