Hoe een observatie te schrijven

Inhoud

• stadia
• Methode 1 Maak waarnemingen aan een medewerker door
• Methode 2 Maak een observatie als onderdeel van een prestatie-evaluatie
• Methode 3 Waarnemingen doen aan een student

Een observatie is erg belangrijk om leerlingen en werknemers te helpen verbeteren. Naast essentieel, is een observatie vereist op werkplekken en in klaslokalen. Dit is duidelijker als je je in een hiërarchische positie bevindt of mensen onderwijst. Omdat een groot aantal werknemers op afstand werkt, is feedback in e-mails bijzonder belangrijk geworden. Als u andere werknemers begeleidt, kunt u feedback schrijven als onderdeel van een prestatie-evaluatie. Als je een leraar bent, moet je vaak opmerkingen maken bij je leerlingen.

stadia

Methode 1 Maak waarnemingen aan een medewerker door

1. 
   

   
   Geef de reden voor uw e-mailadres aan. U kunt dit doen in het onderwerpveld of in de hoofdtekst van de e-mail. Het is algemeen aanvaard om de werknemer in het onderwerp van de e-mail op de hoogte te brengen, zodat hij weet wat hij in de volgende regels kan verwachten.
   • Hier is een voorbeeld van een e-mailonderwerp: "opmerkingen over het voorontwerp. Goed begin! "

2. 
   

   
   Introduceer de mail met een vriendelijke opmerking. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger begrijpt dat u op een vriendelijke en niet kritische manier waardeert. Dit zal zijn aanleg verbeteren om je kritiek als constructief te ervaren.
   • Je kunt beginnen met een zin als: "Ik hoop dat je week heel goed gaat! "

3. 
   

   
   
   
   Begroet het werk van de werknemer. Het is zeer waarschijnlijk dat de persoon aan wie u opmerkingen maakt een aanzienlijke inspanning heeft geleverd bij het uitvoeren van het werk dat u evalueert. Doe het meteen vanaf het begin door dankbaarheid te betuigen voor de moeite.
   • Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Bedankt voor het werk dat aan dit project is gedaan. Je werk is opmerkelijk.

4. 
   

   
   Maak eerst positieve opmerkingen. Door de persoon eerst te vertellen waar hij goed in is, wordt de weg geëffend voor toekomstige critici. Wees eerlijk, maar zoek naar het positieve. U kunt zich concentreren op het huidige werk of de eerder geleverde inspanningen.
   • Probeer deze formulering: "Dit nieuwe project is kwaliteit. Je hebt uitstekende doelen bereikt en ik heb genoeg details in je methodiek. "

5. 
   

   
   
   
   Formuleer negatieve opmerkingen in de vorm van advies. Hoewel het wellicht efficiënter is om alle wijzigingen op te sommen die moeten worden aangebracht, kan het voor de werknemer moeilijk zijn om ze te lezen en te ontmoedigen. Voeg in plaats daarvan opmerkingen in als wijzigingen die u zou aanbrengen.
   • Je zou kunnen schrijven: "Ik zou secties 1 en 2 wijzigen, dan zou ik het budget in sectie 3 opnemen" of "Ik zou de tweede alinea verwijderen, maar ik zou een evaluatie toevoegen van de voortgang van het project om de sectie af te sluiten".

6. 
   

   
   Leg je negatieve opmerkingen uit. Maak de persoon duidelijk waar het probleem ligt door zo nodig gedetailleerde uitleg te geven. Als kritiek verwijst naar een verandering in richting of verwachtingen, zeg dit dan door de reden voor de verandering uit te leggen.
   • Je kunt dit zeggen: "We veranderen binnen het bedrijf voor meer gedetailleerde projecten, dus er moet meer zijn in sommige secties. Ik heb gedeelten gemarkeerd waar u meer informatie moet opnemen. "
   • Als uw opmerking betrekking heeft op het gedrag van de werknemer, illustreer dan altijd uw geschriften met enkele voorbeelden. Als het bijvoorbeeld verband houdt met ongepaste kleding tijdens het ontmoeten van klanten, moet u voorbeelden geven van wat u de schuld geeft. Je kunt hem dit vertellen: "Bij de laatste ontmoeting met een klant droeg je slippers en de tijd ervoor droeg je een t-shirt. Dit type ontspannen outfit is niet geschikt om een ​​professioneel beeld van onze samenleving te geven.

7. 
   

   
   Specificeer hoe de werknemer problemen kan oplossen. Uw advies kan u misschien niet helpen als u de oplossingen om de problemen op te lossen niet aanpakt. Afhankelijk van het doel van uw feedback, kan dit een lijst met specifieke dingen zijn of een algemene checklist met te targeten items.
   • U kunt voorbeelden geven van mogelijke oplossingen. Dit is een goede manier om verder te gaan als u een duidelijk idee hebt. Dus je kunt dit zeggen: "Gebruik voor je volgende presentatie alleen neutrale kleuren en vermijd overgangen. Aangezien klanten aanwezig zijn bij deze vergaderingen, moet u het jargon van het bedrijf niet gebruiken.
   • U kunt ook vragen stellen aan werknemers om hen te helpen bij het vinden van oplossingsmethoden. Dit is nog een geweldige manier om problemen aan te pakken die op duizend manieren kunnen worden opgelost. Bijvoorbeeld: "Wat zijn de manieren om u te helpen uw documentatie voor de toekomst te verbeteren? Of welke veranderingen wilt u in uw volgende presentatie opnemen? "

8. 
   

   
   Herinner werknemers aan alle mogelijke gevolgen. Sommige zakelijke problemen kunnen schadelijk zijn voor het bedrijf en werknemers moeten worden geïnformeerd. Meestal zijn er kleine gevolgen, maar soms kunt u een klant verliezen of een minder efficiënte klantenservice bieden vanwege de incompetentie van de werknemers. Afhankelijk van de situatie kan dit gevolgen hebben voor de werknemer als hij de nodige aanpassingen niet uitvoert. Je moet hem dus op de hoogte stellen van de problemen.
   • U kunt hen laten weten dat het bedrijf klanten kan verliezen als gevolg van fouten in de documenten.
   • Je kunt hem ook laten weten dat als hij de documentatie niet verbetert, hij uit nieuwe projecten wordt verwijderd.

9. 
   

   
   Sluit af met het verduidelijken en verklaren van uw waardering. Het is een vriendelijke manier om uw e-mail af te sluiten om medewerkers te laten weten dat u aan hun kant staat. Bovendien kunnen ze u om opheldering vragen als ze één aspect van uw opmerkingen niet hebben begrepen.
   • Schrijf een zin als deze: "u kunt me aanvullende vragen of verduidelijkingen over een probleem stellen".

Methode 2 Maak een observatie als onderdeel van een prestatie-evaluatie

1. 
   

   
   Definieer een doel. Dit doel is de reden die de evaluatie rechtvaardigt. Als u hem kent, kunt u uw opmerkingen beter formuleren en de werknemer helpen uw verwachtingen te kennen.
   • Richt je je bijvoorbeeld op het verbeteren van de medewerker? Doe je een algemene beoordeling van het bedrijf om te bepalen wat voor soort professionele verbetering de maatschappij ten goede komt? Is het een driemaandelijkse beoordeling?
   • Informeer de werknemer over het doel van de beoordeling bij het maken van opmerkingen. Je kunt zeggen: "Het bedrijf is van plan herscholingssessies aan te bieden op basis van de behoeften van werknemers, daarom bekijk ik elkaars prestaties."

2. 
   

   
   Bekijk de opmerkingen die zijn gemaakt. Dit kan een kennisgeving zijn van een eerdere beoordeling, maar ook een observatie die tijdens de evaluatieperiode informeel is geformuleerd. U moet ook hun waardering voor deze mening waarderen. Hebben ze dit gebruikt om te verbeteren? Hebben ze het genegeerd?
   • Als ze rekening hebben gehouden met een eerdere mening, kan dit als een positief punt in deze beoordeling worden beschouwd.
   • Als ze de eerdere aanbevelingen hebben genegeerd, kunt u zowel de initiële vraag als het gebrek aan initiatief om de observatie te overwegen, aanpakken.

3. 
   

   
   Verklaar de positieve opmerking door specifieke voorbeelden te geven. Het wordt aanbevolen om altijd met de juiste opmerkingen te beginnen. Vertel medewerkers wat ze goed hebben gedaan en wat ze hebben gedaan. Probeer eerlijk te zijn en probeer zoveel positieve dingen te maken als je doet voor de negatieve dingen.
   • Geef de illustraties als volgt: "U hebt initiatief getoond door vrijwillig het project te leiden en u hebt bewezen leiderschap te hebben in het coördineren van uw team, rekening houdend met suggesties en het delegeren van de voltooiing van taken."
   • Moedig het gedrag aan dat je wilt bestendigen.

4. 
   

   
   Maak een constructieve kritiek door specifieke voorbeelden te geven. Benadruk kritiek op wat de organisatie ten goede kan komen en het bereiken van werkdoelstellingen. Vertel ze wat je als een probleem hebt geïdentificeerd en hoe dat een probleem is.
   • Geef specifieke voorbeelden. Hier zijn enkele voorbeelden: "In uw 3 vorige presentaties hebt u de budgetramingen genegeerd, waardoor het project is vertraagd", of "het gemiddelde aantal accounts dat in het voorgaande kwartaal is verkregen, is 6, maar u hebt slechts 2 behouden Dit is een teken van underperformance.

5. 
   

   
   Stel prestatiedoelen vast voor de volgende beoordeling. Dit helpt de werknemers om te weten waar ze zich op moeten concentreren, zodat uw bedrijf krijgt wat het van zijn werknemers verlangt. Het zal ook helpen om beoordelingen nuttig te maken voor werknemers, omdat ze nu weten wat u wilt dat ze van het examen leren.
   • Doelstellingen moeten kort en nauwkeurig zijn. Bijvoorbeeld: "werknemers moeten gemiddeld 4 verkopen per dag", "werknemers moeten de klantcommunicatie verbeteren" of "personeel moet leiderschapstraining volgen".
   • Zorg ervoor dat de volgende beoordeling zich richt op deze prestatiedoelen, want dit is wat het personeel zal verwachten.

6. 
   

   
   Bied professionele trainingsmogelijkheden. Baseer je aanbevelingen op de constructieve kritiek die je hebt gegeven. Afhankelijk van uw bronnen kunnen dit workshops, trainingen, stages of mentorships zijn. Als u niet voldoende middelen heeft, kunt u gratis online cursussen zoeken.
   • Wees bereid om deze voorstellen te wijzigen na de discussie met de werknemers over de evaluatie. Ze kunnen bijvoorbeeld een professioneel ontwikkelingsprogramma aanvragen dat u nog niet hebt overwogen.
   • U moet ook rekening houden met de werkgelegenheidsdoelen van uw werknemers. Als een werknemer bijvoorbeeld een leidinggevende functie wil hebben, kunt u leiderschapstraining kiezen als optie voor loopbaanontwikkeling. Als uw werknemer bovendien geïnteresseerd is in grafisch ontwerp, kunt u hem toestemming geven om een ​​training te volgen om zijn verworven vaardigheden ten dienste van uw bedrijf te stellen.

7. 
   

   
   Sluit af met een nota van aanmoediging. Wat het resultaat van de evaluatie ook is, niemand wil deze gebreken horen of wat hij moet verbeteren. Afsluiten met een aanmoediging kan de werknemer helpen zich belangrijk te voelen in plaats van zich overweldigd en ontmoedigd te voelen.
   • Je kunt zeggen: "Het voorgaande kwartaal werd gekenmerkt door onverwachte tegenslagen, maar u hebt uitstekend uw productiviteit aangepast. We waarderen uw inspanningen en kijken uit naar veel betere resultaten dit kwartaal. "

8. 
   

   
   Moedig uw gesprekspartner aan om te reageren. Het kan een mondeling antwoord zijn na het evaluatiegesprek of u kunt medewerkers vragen om een ​​retourformulier in te vullen. U krijgt betere antwoorden als u hen toestaat na te denken over de beoordeling en opmerkingen maakt in uw afwezigheid.
   • Vraag hen om commentaar te geven op de opmerkingen die u hebt gemaakt. Hier zijn enkele voorbeelden: "Als u iets aan mijn feedback kunt verbeteren, wat zou dat dan zijn? En was de opmerking duidelijk en nuttig? "

Methode 3 Waarnemingen doen aan een student

1. 
   

   
   Focus op het leren van de student. Het doel van de observaties is om leerlingen te helpen om te studeren. Geef daarom nuttig advies dat bedoeld is om hun werk te verbeteren in plaats van alleen fouten te identificeren. Formuleer ze als instructie en niet alleen als kritiek.
   • U kunt een observatierapport schrijven over verschillende soorten huiswerk, zoals schriftelijke opdrachten, presentaties en projecten.

2. 
   

   
   Maak een waardering van de inhoud en techniek. Inderdaad, leerlingen moeten zichzelf perfectioneren in deze twee aspecten. Dit is zelfs nog belangrijker als de student sterker is in het ene gebied dan het andere. Een student kan bijvoorbeeld zeer goede ideeën hebben met een zeer goede ontwikkeling, terwijl hij te veel spelfouten, leestekens maakt, te veel zinnen snijdt en eindeloze zinnen maakt.
   • Als je commentaar geeft op een mondelinge presentatie of project, moet je een observatie maken van alle aspecten van de opdracht.
   • Opmerkingen bij een mondelinge presentatie moeten bijvoorbeeld betrekking hebben op inhoud en spreekvaardigheid in het openbaar, terwijl die op een project gericht moeten zijn op inhoud, creativiteit en implementatie.

3. 
   

   
   Wees specifiek over positieve en negatieve observaties. Het schrijven van opmerkingen als "goed werk", "harde verbetering" of "kan beter" toont de leerling niet wat hij moet verbeteren of wat hij goed heeft gedaan. Om uw observaties effectief te laten zijn, moet hij weten wat u goed vond of niet.
   • Hier is een voorbeeld: "Je proefschrift is kristalhelder, goed geschreven en volgt het formaat dat ik je heb geleerd. Aan de andere kant moet de presentatie van het onderwerp worden herzien, omdat het niet verwijst naar je scriptie ".
   • Een andere formulering: "je ideeën zijn goed ontwikkeld, maar ik raad je aan om deel te nemen aan tutorials zodat we werken aan de interpunctie die je vaak doet en de fragmentatie van zinnen die je niet lukt".
   • Maak een mix van positieve opmerkingen en opbouwende kritiek.

4. 
   

   
   Stel manieren voor om te verbeteren in plaats van fouten te corrigeren. U kunt enkele fouten markeren, maar vermijd het corrigeren van al het werk van de student. Beschrijf het probleem dat u op het blad aantrof, zoals overmatig kommagebruik, en stel vervolgens voor wat u kunt verbeteren.
   • Je kunt dit zeggen: "Je hebt de komma's te veel gebruikt in je schrijven. Ik raad u aan de regels voor het gebruik van de komma te herzien. Als u deelneemt aan zelfstudies, werken we samen aan een paragraaf. "

5. 
   

   
   Stel prioriteiten voor de volgende opdracht of project. Hierdoor kan de student zich op iets concentreren om vooruit te komen in het werk. U kunt putten uit leerdoelen of de behoeften van de leerling om prioriteiten te stellen op basis van het werk dat u doet.
   • Je kunt zeggen: "Vanaf dit moment wil ik dat je stopt met het maken van gebroken zinnen en je concentreert op het gebruik van de actieve manier".

6. 
   

   
   Beperk je observatie tot een enkele sectie of vaardigheid. Richt uw aandacht op de huidige leerdoelen of leerbehoeften die u evalueert. Zorg ervoor dat je studenten weten dat je je beoordeling beperkt hebt tot slechts een deel van het werk, zodat ze niet aannemen dat de andere delen onberispelijk zijn.
   • U kunt het gedeelte markeren of markeren door opmerkingen te plaatsen.
   • Voordat u de leerlingen huiswerk geeft, laat ze weten dat u alleen opmerkingen hebt gemaakt over delen van de opdracht.
   • U kunt hen ook toestaan ​​het begrip of hoofdstuk te kiezen dat het onderwerp van observatie zal zijn.

7. 
   

   
   Vermijd de student te overweldigen. Als het veel fouten maakt, doe dan niet alle observaties tegelijk. Het maken van veel opmerkingen tegelijk kan de leerling overbelasten en hem ontmoedigen. Begin in plaats daarvan met de eenvoudigste patches of wijzigingen.
   • U kunt bijvoorbeeld beginnen door u te concentreren op het vermijden van gefragmenteerde zinnen en in een woordenboek te zoeken naar woorden waarvan u niet weet hoe u ze moet spellen.
   • Je kunt je ook alleen richten op het leerdoel van de opdracht.

8. 
   

   
   Moedig uw leerlingen aan om te blijven werken. Sluit af met een positieve noot en motiveer hen om te blijven werken. U kunt andere verbeteringen vermelden die u in hun werk hebt gespecificeerd door hen aan te moedigen meer te doen.
   • Je kunt het volgende schrijven: "Gezien het feit dat je schrijfvaardigheid dit jaar is verbeterd, weet ik dat je uitstekend zult werken, rekening houdend met mijn suggesties. Ik kan niet wachten om je volgende exemplaar te lezen! "