Hoe een attestbrief te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Volg het juiste formaat
• Deel 2 Schrijf de brief
• Deel 3 Voltooi de brief

Het verkrijgen van een professionele licentie of een aanvraag voor toelating tot een examen vereist meestal een schriftelijke verklaring om te bewijzen dat u aan de vereiste voorwaarden voldoet. Mogelijk moet u ook een dergelijke brief schrijven voor een voormalige collega of een werknemer die naar een nieuwe baan solliciteert. Deze correspondentie bevestigt dat u persoonlijk iets hebt meegemaakt of dat u zeker bent van een feit. Als algemene regel kan het worden geschreven in de vorm van een officiële zakelijke brief.

stadia

Deel 1 Volg het juiste formaat

1. 
   

   
   Gebruik briefhoofd indien mogelijk. Als u hoofdzakelijk professioneel schrijft, is het beter om het briefhoofd van uw bedrijf te gebruiken. Het gebruik van deze laatste om een ​​persoonlijke brief te schrijven, wordt echter niet aanbevolen.
   • U kunt bijvoorbeeld het briefhoofd van uw bedrijf gebruiken om een ​​attestbrief te schrijven voor een voormalige werknemer om te getuigen van zijn knowhow en expertise.
   • Gebruik het briefhoofd van het bedrijf ook niet voor uw eigen brief als het onderwerp dat u bespreekt niets gemeen heeft met uw werk voor het bedrijf.

2. 
   

   
   Kies een leesbaar lettertype. Voor een attestbrief is het wenselijk om een ​​formeler en klassieker lettertype te kiezen, zoals Times New Roman. Bovendien is deze laatste beschikbaar op alle e-verwerkingssoftware.
   • U kunt ook de standaardlettertypen van Arial of Helvetica gebruiken.

3. 
   

   
   
   
   Datum uw brief. De eerste regel van het bericht moet worden gereserveerd voor de datum waarop u schrijft. Als u niet denkt dat u het een dag of twee per post kunt verzenden, probeer het dan in dit geval te dateren. Schrijf de maand in volledige letters in plaats van cijfers te gebruiken.
   • Als u een professionele e-mailsjabloon in uw e-verwerkingssoftware gebruikt, moet u mogelijk de standaarddatum van de dag invoeren.

4. 
   

   
   Voer het adres van de ontvanger in. Zet de volledige naam en titel van de ontvanger indien bekend. Wanneer uw e-mail echter is gericht aan een school, een bedrijf of een professionele commissie, geeft u eenvoudig de naam lentit op.
   • Plaats het adres in blokformaat als het een professionele e-mail is, op dezelfde manier als u het op een envelop schrijft. Als u een sjabloon van uw e-verwerkingssoftware gebruikt, zijn deze e-velden standaard al geconfigureerd.
   • Schrijf eerst uw naam en adres in het eerste blok als u uw brief niet op briefhoofd schrijft. Vervolgens geeft u de naam en het adres van de ontvanger op.

5. 
   

   
   
   
   Geef het onderwerp van de. Het object vertelt de ontvanger wat het is.Dit is erg belangrijk als uw e-mail niet aan een bepaalde persoon is gericht. Degene die het opent, moet weten hoe het naar de geadresseerde moet worden verzonden.
   • De onderwerpregel is normaal de reden dat u de e-mail schrijft. Als je het voor een andere persoon schrijft, zet je zijn naam gewoon als een object. U kunt bijvoorbeeld het volgende schrijven: "Attestatiebrief voor Corine Leroy. "

6. 
   

   
   Maak je handtekeningblok. Sla een paar regels over om ruimte te laten voor de hoofdtekst van de letter en ga vervolgens verder en formatteer uw handtekeningveld. Gebruik een eenvoudige slotformule zoals "oprecht", ga dan vier regels omlaag en voer vervolgens uw voor- en achternaam in.
   • Als u de originele kopie wilt legaliseren, is het ook belangrijk om een ​​handtekeningblok op te nemen. Zoek op internet naar een notariële handtekeningbloksjabloon.

Deel 2 Schrijf de brief

1. 
   

   
   Adres de brief aan de juiste persoon of entiteit. Meestal is het in een professionele e-mail niet nodig om te beginnen met het woord "duur" in de begroeting. Om dit te doen, voert u eenvoudig de naam in van de persoon of afdeling die de brief zal ontvangen.
   • Als u bijvoorbeeld een brief schrijft om te bevestigen dat u hebt voldaan aan de vereisten voor permanente educatie om een ​​licentie te verkrijgen, kunt u 'licentiecommissie' schrijven en vervolgens twee punten maken.
   • Zet indien mogelijk de naam van de betrokken dienst of raad van bestuur in plaats van "aan wie" te beschrijven.
   • Als u een goedkeuringsbrief schrijft voor een andere persoon, zoals een voormalige werknemer, probeer dan indien mogelijk de ontvanger bij naam te noemen.

2. 
   

   
   Stel jezelf zo nodig voor. Stel uzelf in het bijzonder voor als de e-mail is geschreven namens een andere persoon. U kunt uw relatie met de ontvanger en eventuele toepasselijke certificeringen opgeven.
   • Ter illustratie: als u deze brief voor een voormalige werknemer schrijft, probeer dan eerst uw functie in het bedrijf te beschrijven en hoe lang u eraan hebt gewerkt.
   • Als je het zelf schrijft, is je naam genoeg om je voor te stellen. Je zou bijvoorbeeld dit kunnen schrijven: "Ik, Corine Leroy, bevestig mijn aanwezigheid op het weekendseminarie in het Graslin-district, dat plaatsvond van 10 tot 17 oktober. Voor dit soort e-mail is het hoofdgedeelte van de brief meestal niet langer dan een of twee zinnen.

3. 
   

   
   Identificeer de persoon voor wie u de brief schrijft. Als u een brief schrijft om te getuigen van de beroepskwalificaties van iemand anders, moet u hun naam direct nadat u bent geïntroduceerd opgeven. Het is ook mogelijk om in de eerste zin in te voegen en jezelf vervolgens voor te stellen.
   • Als u bijvoorbeeld e-mail schrijft voor een voormalige werknemer, kunt u dit schrijven: "Ik ben Paul Dubois, president van Dubois Motors. Ik schrijf om te getuigen van de mechanische vaardigheden van Corine Leroy. "

4. 
   

   
   Geef feiten of relevante informatie. In de hoofdtekst van de brief moet u grotendeels alle informatie verstrekken die u via correspondentie wilt certificeren. Afhankelijk van uw redenen kan dit beperkt zijn tot één zin of meerdere pagina's.
   • Blijf bij de feiten en schrijf zo duidelijk en consistent mogelijk met een krachtige toon.

5. 
   

   
   Leg een verklaring af als u de e-mail voor uzelf schrijft. Stel dat u de brief aan een entiteit of organisatie schrijft om iets over u te bevestigen. Je moet eindigen met een verklaring dat alle inhoud waarheidsgetrouw en nauwkeurig is voor zover je weet.
   • Uw conclusie kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: "Door mijn handtekening hieronder, verklaar ik dat alle hierboven verstrekte informatie naar mijn beste weten waar en correct is. "
   • Dit soort zinnen is vooral belangrijk als u van plan bent de e-mail na ondertekening te legaliseren.

Deel 3 Voltooi de brief

1. 
   

   
   Lees het aandachtig door. Spelling en grammatica in een attestbrief kunnen een impact hebben op de ontvangst ervan. Als er veel typefouten en fouten zijn, neemt de ontvanger u misschien niet serieus.
   • Controleer ook uw gegevens. Als u een handtekening op een brief toepast, blijft de authenticiteit van alle inhoud over. Zorg ervoor dat u getallen, datums en andere getallen hebt geschreven.

2. 
   

   
   Afdrukken. Als u het per post wilt verzenden, drukt u het af op briefpapier of papier van hoge kwaliteit. Gebruik geen gewoon kopieerpapier, dit geeft geen goede indruk. Als je geen papier van goede kwaliteit hebt, koop dan gewoon een klein pakketje bij de plaatselijke boekhandel.
   • Zorg ervoor dat de mail correct wordt afgedrukt en dat de marges voldoende zijn. Aan elke kant moet er een marge van minimaal 2,5 cm zijn.
   • Als u meerdere pagina's hebt, vergeet deze dan niet te nummeren. Het gebruik van het digitale formaat helpt de ontvanger om te bevestigen dat hij alle pagina's heeft.

3. 
   

   
   Onderteken de mail indien mogelijk in aanwezigheid van een notaris. Het is niet altijd nodig om een ​​attestbrief te authenticeren, omdat in veel gevallen alleen de handtekening voldoende is. Neem contact op met de ontvanger om na te gaan of legalisatie noodzakelijk is.
   • Notariële authenticatie is vaak vereist als de brief juridisch van belang is. Stel dat u een attestbrief wilt indienen om te bevestigen dat u aan de vereisten voor het behalen van uw universitair diploma hebt voldaan. In dit geval kan een gelegaliseerde kopie vereist zijn.

4. 
   

   
   Stuur uw e-mail naar de ontvanger. Neem contact met hen op voor meer informatie over hoe zij uw brief willen ontvangen. Voor een dergelijk officieel document wordt aanbevolen dit indien mogelijk per post te verzenden. Sommige ontvangers geven echter de voorkeur aan verzending per e-mail of fax.
   • Als u het per e-mail verzendt, moet u het afdrukken en eerst ondertekenen. Scan vervolgens de originele kopie zodat u een PDF-bestand van de ondertekende brief kunt toevoegen.