Hoe een voortgangsrapport te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Start het proces
• Deel 2 Het rapport schrijven
• Deel 3 Veel voorkomende fouten vermijden

Voortgangsrapporten zijn erg belangrijk voor het beheren van een professioneel of academisch project. Bovendien helpen ze je om je superieuren, je collega's of je klanten beter te informeren over de voortgang van het project dat je realiseert. Uw rapport moet het uitgevoerde werk en de stappen vermelden die moeten worden genomen om het project te voltooien.

stadia

Deel 1 Start het proces

1. 
   

   
   Bepaal het doel van uw rapport. Iemand kan u om verschillende redenen vragen een voortgangsrapport te beschrijven. Uiteraard, en in de meeste gevallen, is het om de voortgang te tonen die u hebt gemaakt bij het voltooien van een specifiek project. U moet echter uw doel wat dichterbij overwegen.
   • Een rapport over de voortgang van een programma of onderzoeksproject zal enigszins verschillen van een rapport over een professioneel project. In dit geval wordt u gevraagd om informatie te geven zonder noodzakelijkerwijs rekening te houden met andere elementen zoals kosten, maar dit is niet altijd het geval.
   • Een rapport aan een klant zal anders zijn dan een rapport geschreven voor een leidinggevende. In beide gevallen moet u de redenen overwegen om uw rapport te schrijven.

2. 
   

   
   
   
   Bepaal uw lezerspubliek. Wanneer u het doel van uw rapport hebt ingesteld, moet u de informatie kiezen die uw lezers nodig hebben om deze in uw e op te nemen. Het voortgangsrapportplan zal vrijwel hetzelfde zijn, ongeacht het gepresenteerde thema. U moet echter rekening houden met de bijzonderheden van uw project.
   • Wat zijn de relaties van uw lezers met het project? Wat is de impact van het project op hen? Deze impact zal bijvoorbeeld anders zijn als het uw leidinggevende of een klant is.
   • Stel je voor dat de beslissing die de lezers zullen nemen na het lezen van je rapport. Er kunnen bijvoorbeeld logistiek, financiering of deadlines zijn.
   • Bepaal welke informatie uw lezers nodig hebben om deel te nemen aan het project en volg deze effectief op. Wat zijn de technische aspecten die uw lezers moeten weten? Zijn ze gewend aan het jargon dat in de betreffende activiteit wordt gebruikt?

3. 
   

   
   
   
   Vind de beste manier om met uw publiek te communiceren. Een voortgangsrapport is niet alleen een schriftelijk document dat u doorgeeft aan uw supervisor of docent. Het kan verschillende vormen aannemen, naargelang het geval.
   • Een voortgangsrapport kan een mondelinge presentatie zijn tijdens een wekelijkse of maandelijkse werkvergadering.
   • Het kan ook de vorm aannemen van een e-mail die regelmatig naar collega's wordt verzonden.
   • Je kunt ook besluiten om een ​​memoires te schrijven en je supervisor aan te spreken.
   • Doorgaans schrijft u een officieel rapport voor een klant of overheidsinstantie.

4. 
   

   
   Neem contact op met je chef. Tenzij u dit soort rapporten al hebt geschreven en u in dit geval alles over het probleem weet, probeert u het maximale uit uw superieuren te halen. Uw bedrijf heeft mogelijk een specifieke presentatie nodig. In dat geval moet u hieraan voldoen.

5. 
   

   
   Kies de toon van het rapport. Alle voortgangsrapporten zijn niet noodzakelijk formeel. In werkelijkheid worden interne rapporten aan collega's of directe supervisors vaak op een ontspannen toon geschreven. Daarom moet u contact opnemen met uw leider over wat hij van uw rapport verwacht.
   • Als het een rapport is aan een klant of aan een beoordelingscommissie, wordt aanbevolen om een ​​formele toon aan te nemen.
   • Een formele of informele toon maakt echter niet uit, want het belangrijkste is om duidelijk, precies en eerlijk te zijn.

Deel 2 Het rapport schrijven

1. 
   

   
   Kies de presentatie van uw document. Voordat u begint met schrijven, moet u een geschikte presentatie kiezen en de inhoud en toon van uw rapport instellen.
   • U kunt een lijst met opsommingstekens gebruiken. Met deze methode kunt u uw informatie op een duidelijke manier presenteren. De lezer kan eenvoudig door uw e bladeren om de nodige informatie te verkrijgen. Een dergelijke lijst kan echter formalisme missen in het geval van een tussentijds rapport. Daarom, als het rapport voor uw lijnleiders is, is het het beste om een ​​korte te gebruiken. Maar als u met collega's communiceert, kiest u voor een e-mail.
   • Vergeet ook niet om grafieken of tabellen op te nemen. Dit is met name relevant als u een voortgangsrapport schrijft over een project waarvoor u financiering probeert te krijgen of als u de financiering die u hebt ontvangen aan de lezer wilt rechtvaardigen.

2. 
   

   
   Organiseer uw e in paragrafen. Een goed voortgangsrapport moet zo duidelijk mogelijk zijn. Het is het beste om uw e in paragrafen te verdelen, om informatie over dezelfde vraag te groeperen.
   • Overweeg om ondertitels toe te voegen, zodat uw lezers een idee hebben over de inhoud van elke sectie. Als een punt voor hen van bijzonder belang is, hebben zij rechtstreeks toegang tot dit punt.

3. 
   

   
   Schrijf de titel. Over het algemeen wordt de titel bovenaan de eerste pagina geplaatst, als u uw document op de volgende pagina's presenteert. Nogmaals, dit hangt af van de presentatieregels die door uw bedrijf of universiteit zijn opgesteld. Voer daarom te zijner tijd de nodige controles uit.
   • De titel moet de datum bevatten, dat wil zeggen de datum van indiening van het rapport, de naam en functie van de ontvanger, de naam van de auteur, de functie en het doel van het rapport.

4. 
   

   
   Voer de introductie in. Dit gedeelte komt na de titel. Vaak kan het cursief worden weergegeven om het te onderscheiden van de rest e. Het dient om een ​​overzicht te geven van het project en de voortgang ervan. Je presenteert vooruitgang en behaalde doelen.
   • Vergeet niet het onderwerp van het rapport te vermelden. Introduceer ook het project, eraan herinnerend dat het een update is van de voortgang.

5. 
   

   
   Schrijf het lichaam van je e. Dit onderdeel kan worden onderverdeeld in secties en subsecties. Het is in feite slechts een meer gedetailleerde inleiding. Onderzoek de inhoud ervan en vleer het uit.
   • Geef de taken op die zijn voltooid sinds het laatste rapport en de taken die worden uitgevoerd.
   • Analyseer de ondervonden problemen, de te beantwoorden vragen en de oplossingen die kunnen worden behouden.
   • Roep en rechtvaardig de veranderingen die tijdens het project hebben plaatsgevonden.
   • U kunt ook andere items opnemen, zoals personeelsverloop, kostenoverschrijdingen, vertragingen, problemen bij het verkrijgen van documenten of computer- en beveiligingsproblemen.

6. 
   

   
   Neem de volgende stappen van het project. Dit gedeelte maakt deel uit van de hoofdtekst van het rapport. Het dient om de lezer te informeren over de resterende fasen van het project. Vergeet niet de problemen te vermelden die van invloed kunnen zijn op het budget, het beheer of de deadline voor de voltooiing van het project.
   • Negeer vooral geen enkele wijziging in de projectdeadline.
   • Voorkom verwatering van problemen. Maak je echter geen zorgen over de lezer en maak geen beloftes die je niet kunt nakomen.

7. 
   

   
   Voer het totale aantal gewerkte uren in. U zult moeten laten zien hoeveel tijd u en uw team, als u er een hebt, aan het project hebben besteed. Uw lezers zullen weten dat u hard hebt gewerkt, of het nu uw lijnmanager, uw klanten of een overheidsinstantie was die u geld kon geven.

Deel 3 Veel voorkomende fouten vermijden

1. 
   

   
   Pas op dat u niet van uw onderwerp afwijkt. Uw schrijven is correct zolang u de hierboven beschreven punten respecteert. Probeer niet van het onderwerp weg te komen door marginale problemen aan te pakken, zelfs als ze interessant zijn.
   • Als uw project bijvoorbeeld bedoeld is voor de vrijwilligersorganisatie van een kunstevenement, kunt u in de verleiding komen om een ​​analyse te maken van de betreurenswaardige staat van kunstfinanciering, maar het zal u niet echt helpen om de voortgang van uw project te bepalen.

2. 
   

   
   Wees eenvoudig. Een tussentijds rapport is bedoeld om de vooruitgang die u hebt gemaakt te presenteren, zonder de lezer te verdrinken in een stroom woorden en overbodige ideeën. Het enige dat u hoeft te doen, is zich concentreren op de voortgang van het project, de stappen die moeten worden gezet en de wijzigingen die moeten worden aangebracht.
   • Afhankelijk van de ontvanger van het rapport, moet u mogelijk een bepaald aantal woorden niet overschrijden. Een goede regel is om de benodigde informatie zo kort mogelijk te presenteren.

3. 
   

   
   Vermijd te vaag zijn. Zorg dat u de huidige status van het project verduidelijkt. Vermijd bijvoorbeeld iets te zeggen als "we vorderen ons artistieke evenement te financieren". In plaats daarvan, presenteer uw informatie op een meer expliciete manier: "Dankzij de twee beurzen van € 5.000 toegekend door deze verschillende instellingen, hebben we slechts € 2.000 nodig om ons doel te bereiken, dat is vastgesteld op € 12.000".

4. 
   

   
   Verwijder uitgebreide uitdrukkingen. Vergeet niet dat u een duidelijk en beknopt rapport wilt schrijven. Probeer natuurlijk niet uw e-mail vol te zetten met uitdrukkingen die niets toevoegen aan het rapport. Termen als "totale ramp" of "overweldigend succes" zijn bijvoorbeeld te emotioneel of te vaag om in een rapport aan een klant of directeur te worden opgenomen.

5. 
   

   
   Citeer uw bronnen. Identificeer externe bronnen van informatie, gegevens en afbeeldingen op de juiste manier in uw rapport. U kunt een pagina toevoegen waar u deze bronnen zult aangeven.