Hoe uw kantoor te organiseren

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Leeg het kantoor
• Deel 2 Kantoor herschikken
• Deel 3 Efficiëntie bevorderen

Zoals vaak wordt gezegd, "is een rommelig bureau een teken van een ongeordende geest." Het houden van een schone, georganiseerde werkruimte heeft een ongelooflijk effect op uw productiviteit, focus en vermogen om alles te vinden wat u nodig hebt. U kunt verrast zijn door uw eigen efficiëntie in uw werk na het opruimen van de rommel op uw bureau. Het enige dat je nodig hebt is een beetje tijd, de discipline om dingen weg te gooien die je niet nodig hebt, en een systeem om te zorgen dat alles past.

stadia

Deel 1 Leeg het kantoor

1. Begin bij nul. Het zal gemakkelijker voor u zijn om te organiseren als u begint met een leeg kantoor. Verwijder alles erop. Verwijder de objecten uit de laden (indien aanwezig). Leg alles op een aparte tafel of op de vloer om later te sorteren. Nadat u al uw spullen van kantoor hebt verwijderd, is het gemakkelijker om u voor te stellen hoe u het wilt organiseren.
   • Het zal waarschijnlijk langer duren om de dingen die achter elkaar op het bureau liggen uit te zoeken en te beslissen welke je weg wilt gooien.

2. 
   

   
   Reinig het kantoor van boven naar beneden. Geniet van uw lege kantoor grondig schoon te maken. Stof en veeg de bovenkant af met een multi-oppervlaktereiniger. Behandel bezette vlekken en polijst krassen op houten bureaus. Het ziet er als nieuw uit als je klaar bent.
   • Zorg ervoor dat alles op kantoor is verwijderd voordat u begint met schoonmaken. Anders moet je rond de bazaar schoonmaken.

3. 
   

   
   
   
   Gooi de oude dingen weg die u niet gebruikt. Neem alle dingen die je hebt uit je kantoor en verdeel ze in twee stapels: een voor de dingen die je in de prullenbak gooit en een voor de dingen die je wilt houden. Niet worden verplaatst. Ontdoe u van zoveel mogelijk onnodige dingen totdat u met de essentie achterblijft. Op deze manier kunt u uw bureau eenvoudiger schoonhouden.
   • Mensen zijn vaak gehecht aan objecten die ze niet gebruiken en die ze niet gewend zijn. Versla onnodige zaken om je meer gemoedsrust te geven als je klaar bent.
   • Vergeet niet om afval te gooien dat je vindt tijdens het schoonmaken van je kantoor. Ze kunnen ook voor een groot deel van de aandoening tellen.

   
   

   
   Update uw ruimte. Kijk rond uw bureau en vind alles wat verouderd is. Dit omvat kalenders van afgelopen jaren, e-mails waarop u wel of niet hebt gereageerd, en zelfs oude foto's. Vervang deze objecten door bijgewerkte versies. Gooi ze in de prullenbak of bewaar ze op een speciale plek. Alles op uw bureau moet nieuw en klaar voor gebruik zijn.
   • Je hebt het recht om dingen vast te houden die sentimentele waarde hebben. Als je een oude foto, een cadeau of een souvenir hebt dat je wilt bewaren, bewaar deze dan op een veilige plek en laat hem niet op je bureau liggen.

Deel 2 Kantoor herschikken

1. 
   

   
   
   
   Wijzig de lay-out van uw kantoor. Nu is het tijd om uw spullen weer op het bureau te leggen, maar u hoeft ze niet terug te plaatsen waar ze waren. Bedenk nieuwe manieren om uw kantoor te reorganiseren om te profiteren van de ruimte die u heeft. U kunt besluiten om dingen op hun plaats te zetten, maar aan de andere kant van het kantoor of u kunt een nieuwe locatie voor hen kiezen. Ontwikkel een arrangement dat u helpt om gefocust te blijven terwijl u werkt.
   • De reorganisatie van uw spullen op het bureau is een kleine verandering die echter de monotonie moet zijn die u voelt wanneer u gaat zitten om te werken en u altijd dezelfde dingen op dezelfde plaatsen ziet.
   • In China is er zelfs een kunst gewijd aan de organisatie van objecten uit het dagelijks leven. Dit is "feng shui" en deze therapeutische psychologische effecten zijn goed aangetoond.

2. 
   

   
   Vul nieuwe zaken aan. Mis je papier, pennen of nietjes? Ga naar een winkel voor kantoorbenodigdheden en kies de apparatuur die je nodig hebt. Maak een lijst zodat je niets vergeet. Focus op de dingen die je veel gebruikt en hebben de neiging om snel op te raken. Als het tijd is om te werken, heb je alles wat je nodig hebt.
   • Zelfs als uw werkplek u alle kantoorbenodigdheden biedt die u nodig hebt, moet u sommige die bij u horen bij de hand houden (uw favoriete pentype kan u bijvoorbeeld comfortabeler maken).

3. 
   

   
   Denk na over de organisatie van uw bedrijf. Als u eenmaal een goed idee hebt van de uitstraling die u aan uw kantoor wilt geven, richt u uw bedrijf daar op om uw productiviteit te maximaliseren en rommel te voorkomen. Reserveer bijvoorbeeld midden op kantoor voor uw computer terwijl u uw belangrijke objecten en documenten binnen handbereik houdt. Naast het vereenvoudigen van uw taak, helpt het u geen tijd te verspillen aan het zoeken naar uw bezittingen, omdat deze logisch worden opgeslagen.
   • Je intuïtie is meestal je beste gids om je te vertellen waar je je spullen moet inpakken. Als u bepaalde dingen op bepaalde plaatsen zoekt, is dit waarschijnlijk de beste plaats om ze op te bergen.

   
   

   
   Voeg een beetje stijl toe. Je doel is om een ​​schoon en georganiseerd kantoor te krijgen, maar dat betekent niet dat het saai moet zijn. Voeg wat decoratieve accenten toe om het meer persoonlijkheid te geven. Sommige fotolijsten, een klein standbeeld of een leuk koffiekopje kunnen de ruimte verlevendigen en het warmer maken.
   • Als je in een doos of op kantoor werkt, kun je wat huishoudelijke artikelen meenemen om de sfeer van het werk te bestrijden.
   • Hang posters en posters aan de muur die je zullen motiveren om hard te werken.

Deel 3 Efficiëntie bevorderen

1. 
   

   
   Houd essentiële benodigdheden binnen handbereik. Als u zich realiseert dat u zich vaak moet verplaatsen om een ​​object te bereiken, moet u ervoor zorgen dat het beter toegankelijk blijft. Denk na over de bewegingen die je vaak maakt om iets op je bureau te bereiken en je spullen in volgorde van belangrijkheid te ordenen. Door deze aanpak te volgen, kunt u uw bedrijf gemakkelijker vinden en gebruiken.
   • Pennen en potloden, papier, notebooks, communicatieapparatuur en digitale accessoires moeten worden opgeslagen op open locaties of op een plek waar u ze gemakkelijk kunt bereiken.
   • Scheid de potloden en pennen in een beker om ze bij elkaar te houden en klaar voor gebruik zonder te veel ruimte in te nemen.
   • Laat paperclips en nietmachines in de buurt van de printer of waar u uw documenten behandelt.
   • Je kunt tot een uur per dag verdienen door de tijd te verminderen die nodig is om je spullen te vinden in de rotzooi van je kantoor.

2. 
   

   
   Bewaar items die u vaak gebruikt binnen handbereik. Niet-essentiële items die u vaak gebruikt, kunnen in de laden worden opgeslagen, zodat u ze kunt verwijderen wanneer u ze nodig hebt. Houd topladen voor dingen die ruimte innemen en dingen die u vaak gebruikt, maar niet op het bureau hoeft te bewaren.
   • Het kan bijvoorbeeld zijn dat u uw computer, tablet of andere elektronische apparaten vaker gebruikt dan pennen of papier om uw werk te voltooien. In dit geval moeten deze secundaire materialen binnen handbereik worden opgeslagen om ruimte op het bureau vrij te maken voor uw elektronische apparaten.
   • Als u veel kleinere items hebt, kunt u opslagladen voor uw laden kopen. Ze zullen zich aanpassen aan de ruimte in de laatste en ze hebben compartimenten van verschillende grootte om al uw spullen zichtbaar en goed georganiseerd te houden.
   • Maak een mentale lijst van de prioriteitslocatie van elk ding. Als u een item vaak gebruikt of het belangrijk is dat u het bij de hand houdt, kunt u het op uw bureau laten liggen. Als u het alleen van tijd tot tijd nodig hebt, kunt u het veilig in een lade bewaren. Als u het zelden gebruikt of niet op het bureau past, moet u een andere plaats zoeken om het te bewaren.

   
   

   
   Bewaar onnodige rommel buiten het kantoor. Wat u ook besluit te houden, maar dat u niet vaak gebruikt, moet ergens anders worden opgeslagen, zodat ze zich niet ophopen en u niet rommelig maken.Dit omvat uw persoonlijke bezittingen, snacks, drankjes en gadgets die u alleen in zeldzame gevallen gebruikt. Geschreven documenten moeten worden opgeslagen in mappen die u samen in een kleine kast plaatst, terwijl de rest in de onderste lade of een andere kast moet worden opgeslagen als u deze niet gaat gebruiken. Vermijd zoveel mogelijk dingen op uw bureau te zetten, behalve die u nodig hebt.
   • Probeer de gewoonte te nemen om uw spullen op te slaan na gebruik. Anders zullen ze zich ophopen op uw bureau of uw laden snel vullen als u niet oplet.

3. 
   

   
   Gebruik een postkar voor uw documenten. Om het u gemakkelijker te maken om met al uw papierwerk rond te komen, moet u investeren in een postmand. Dit zijn ondiepe manden met meerdere niveaus waarmee u één verdieping kunt kiezen voor recente documenten en een andere voor documenten die worden geretourneerd, evenals voor onbeantwoorde e-mail of die u al hebt geretourneerd. Door uw documenten op te slaan in een postmand, mappen en een kleine kast, voorkomt u dat uw bureau onder de papieren ineenstort.
   • De postmand of meerdere op elkaar gestapelde manden kunnen u helpen de rommel te elimineren die door de documenten op uw bureau wordt gecreëerd.
   • Boek een winkelwagentje voor de documenten die u hebt ingevuld of moet invullen, een ander voor de e-mail die u moet beantwoorden of al hebt beantwoord, enz.

4. 
   

   
   Houd controle over het gedeelde werkgebied. Sommige mensen moeten een gedeeld kantoor of een gedeelde box op het werk gebruiken, anders komt uw kantoor mogelijk in de buurt van andere bureaus, waardoor u een vrij beperkte werkruimte heeft. U kunt nog steeds stappen ondernemen om deze gedeelde ruimte te beheren.
   • Eerst moet u ervoor zorgen dat u duidelijke grenzen hebt aan wie wat bezit. Vervolgens kunt u beginnen met het organiseren van uw eigen sectie door de opslag en efficiëntie te maximaliseren.
   • Plaats een tag op uw persoonlijke items en bewaar ze naast waar u zit. Identificeer de documenten die bij u horen en bewaar ze in afzonderlijke mappen die u vervolgens in de laden of in een kast plaatst.
   • Kies een gemeenschappelijke ruimte om de spullen die u deelt op te slaan, zodat de aandoening niet langzaam in uw persoonlijke ruimte wordt gesimuleerd.
   • Draag een tas of handdoek om uw spullen op te bergen. Als u in een gedeelde ruimte werkt, kunt u mogelijk niet zoveel benodigdheden en accessoires op het bureau als in de laden bewaren.
   • Maak er een gewoonte van om regelmatig op te slaan en schoon te maken om uw gedeelde kantoor of werkplek schoon te houden. Hoe meer mensen geconcentreerd zijn in een besloten ruimte, hoe meer afval, papieren en wanorde zich ophopen.

• Houd een minimum aan persoonlijke items en decoraties bij het organiseren van uw kantoor op het werk. Hoe meer objecten je op je bureaublad hebt, hoe meer ruimte je chaotisch en ongeorganiseerd zult voelen.
• Zorg ervoor dat u een bureaustoel vindt die uw rug goed ondersteunt. Als u geen goede houding aanhoudt, kan dit uw gezondheid en uw humeur beïnvloeden.
• Stel een opslagsysteem in om altijd te weten wat al is voltooid, wat moet worden voltooid en wat u kunt weggooien. Organiseer projecten op basis van hun belang en voortgang.
• Bewaar een prullenbak in de buurt van uw kantoor om deze meteen weg te gooien. Als u het uitstelt, hopen ze zich op.
• Plak labels op de laden om erachter te komen waar je spullen zijn, zodat je niet overal hoeft te zoeken wanneer je ze nodig hebt.
• Koop en gebruik eenvoudige opbergdozen om u te helpen de rommel te beheren. U moet sommige items bij de hand houden terwijl u ze ergens opbergt. Je kunt ze onder het bureau, naast de deur of zelfs in een andere kamer plaatsen.
• Als je graag knutselt, kun je proberen je eigen opslaghulpmiddelen te maken met unieke en gepersonaliseerde materialen.
• Als u niet genoeg ruimte op het bureau heeft voor een lamp, koop er dan een met een tang die u aan de rand bevestigt.
• Weg met alle mogelijke afleidingen. Dit helpt je om ook mentaal georganiseerd te blijven.
• Koop een archiefkast, een perforator en verdelers om uw documenten te ordenen.
• Als u een computer op uw bureaublad hebt, moet u uw bestanden organiseren. Overweeg ook om de binnenkant van de computer en de laptop schoon te maken.
• Probeer een notitieblok bij de hand te houden voor het geval u iets wilt schrijven.

• Zorg ervoor dat je onthoudt waar je je spullen bewaart. Als u veel tools, gadgets of mappen moet onthouden, kunt u een lijst maken van de locatie van alle dingen op uw kantoor om u te helpen georganiseerd te blijven.
• De rommel op uw bureau zal uw productiviteit verminderen. Ga gemakkelijk en u zult efficiënter werken.