Hoe een e-mail te beantwoorden die een bevestiging van aanwezigheid vereist

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Bepaal hoe en wanneer u reageert
• Deel 2 Een antwoord voorbereiden
• Deel 3 Automatische e-mails beheren en problemen oplossen

Met de groeiende populariteit van e-mail als alternatief voor traditionele postdiensten, zijn uitnodigingen voor sociale evenementen per e-mail ongelooflijk populair voor vakantiebijeenkomsten, verjaardagen, bruiloften en meer. Tegenwoordig zijn organisatoren van evenementen veel tevredener met e-mails waarin om een ​​bevestiging van deelname wordt gevraagd (ook wel RSVP genoemd, wat betekent "reageer alstublieft") dan voorheen. Omdat e-mails die om antwoorden vragen zo nieuw zijn, weten veel mensen echter niet hoe ze moeten reageren. Hopelijk kun je hier beter op reageren als je de tijd en de manier weet om het te doen, je antwoord voor te bereiden en de ontvangst van de uitnodiging te controleren.

stadia

Deel 1 Bepaal hoe en wanneer u reageert

1. 
   
   

   
   Kijk of je echt naar het evenement gaat. De eerste beslissing of stap is om te bepalen of u echt naar het evenement gaat. U moet nadenken over de mogelijkheid om het evenement bij te wonen zodra u de RSVP-e-mailuitnodiging ontvangt.
   • Houd in gedachten waar het evenement zal plaatsvinden en of je moet reizen. Als iemand je bijvoorbeeld uitnodigt voor een bruiloft buiten de stad, moet je misschien een vliegticket kopen om daar te komen, wat duur kan zijn.
   • Maak je programma om ervoor te zorgen dat je geen andere evenementen op dezelfde dag en op hetzelfde tijdstip hebt.
   • Praat met je partner en andere familieleden om te zorgen dat ze beschikbaar zijn. Sommigen kunnen weigeren en anderen accepteren.

2. 
   
   

   
   Identificeer het type uitnodiging. Verschillende omstandigheden vereisen verschillende nuances en niveaus van formaliteit. Daarom moet u nadenken over het type gebeurtenis voordat u op de uitnodiging reageert. Hiermee weet je zeker dat je geen sociale fout maakt.
   • Kijk of het een informele sociale gebeurtenis is, zoals een uitnodiging voor een barbecue die een buurman zonder reden doet en u een informele e-mailuitnodiging stuurt. U hebt de mogelijkheid om informeel te reageren op dit soort uitnodigingen en hebt mogelijk minder tijd om het antwoord te verzenden.
   • Als het een formeel sociaal evenement is, zoals uitnodigingen voor bruiloften, verjaardagsfeestjes, communies of bevestigingen, hebben ze een antwoord op een formele toon nodig, net zoals de uitnodiging werd ontvangen.

3. 
   
   

   
   
   
   Reageer op het juiste moment. Nadat u een beslissing hebt genomen en over de uitnodiging hebt nagedacht, moet u tijdig reageren. Ten slotte is dit een van de belangrijkste aspecten bij het beantwoorden van een RSVP-e-mail omdat u de persoon de nodige bevestiging van uw deelname moet geven of niet in het evenement.
   • Lees de uitnodiging om te zien of een datum is vereist om de RSVP-e-mail te beantwoorden. Deze datum is geen suggestie. Zorg ervoor dat u binnen de aangegeven tijd reageert.
   • Antwoord zo snel mogelijk. Hoewel de persoon die je heeft uitgenodigd een of twee maanden de tijd kan geven om te antwoorden, betekent dit niet dat je deze hele periode moet nemen. Integendeel, je moet reageren zodra je een concrete beslissing neemt over of je daarheen gaat of niet.

Deel 2 Een antwoord voorbereiden

1. 
   
   

   
   Vul het onderwerpveld in. Nadat u hebt besloten wanneer en hoe u wilt reageren, moet u een ruwe schets opstellen van het antwoord dat u zult geven. Om dit te doen, begint u met schrijven in het objectveld. Dit moet een aanvaarding of afwijzing van de uitnodiging omvatten en de toon van de gebeurtenis weerspiegelen.
   • Voor formele evenementen moet u een formele toon gebruiken. Schrijf bijvoorbeeld Anne en Roger kunnen het banket niet bijwonen op 11 mei.
   • Voor informele omstandigheden zoals een barbecue bij een buurman, kun je schrijven Niet in staat om de barbecue op de 11e bij te wonen.

2. 
   
   

   
   
   
   Schrijf de brief. Het is belangrijk om op de juiste manier te reageren, omdat dit de toon van uw reactie weergeeft. Als u een geschikte begroeting gebruikt, geeft u bovendien de persoon die u heeft uitgenodigd een idee van hoe u deze ziet.
   • Kies een begroeting die kan bevatten Mijn goede vriend, À of Duur.
   • Een informele gebeurtenis vereist een eenvoudige reactie op de persoon die u de e-mail heeft gestuurd. U kunt bijvoorbeeld schrijven Beste Martine en Jean.

3. 
   
   

   
   Schrijf de inhoud van de. De hoofdtekst van uw e is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de RSVP-e-mail. Dit weerspiegelt de toon van de uitnodiging en reageert hier direct op. Enkele voorbeelden van het accepteren of afwijzen van een uitnodiging zijn deze.
   • Een informeel evenement garandeert een dergelijk informeel antwoord Thomas, we waarderen de barbecue-uitnodiging echt, maar we zullen die dag de stad uit zijn.
   • Een formele gebeurtenis verdient een vergelijkbare toon. U kunt bijvoorbeeld schrijven De familie Dupont accepteert je uitnodiging voor het huwelijk van José en Belinda op 5 november 2019. Een ander voorbeeld is het volgende Jean en Sara Appleby accepteren graag je uitnodiging voor het 15e verjaardagsfeest van Marta Rodriguez.
   • Een formele weigering van een uitnodiging kan als volgt zijn De familie Parker zal op 5 november 2019 niet aanwezig kunnen zijn bij het huwelijk van José en Belinda.

4. 
   
   

   
   Onderteken en schrijf uw naam. Na het schrijven van de, moet u de RSVP-e-mail ondertekenen. Dit is meer dan alleen een formaliteit, omdat de handtekening het type relatie toont dat u hebt met de persoon die u heeft uitgenodigd. Het is ook een teken over hoe je je voelt over die persoon.
   • Kies voor een formele begroeting. U kunt bijvoorbeeld schrijven Met vriendelijke groeten, Mijn beste wensen, Gelieve, mijnheer of mevrouw, mijn vriendelijke groeten te aanvaardenof Gelieve, mijnheer of mevrouw, de uitdrukking van mijn voorname gevoelens te aanvaarden.
   • Kies een informele formule zoals Zeer oprecht, Mijn groeten, Draag goed of oprecht.
   • Kies een geschikt einde als u de uitnodiging accepteert of weigert. Schrijf bijvoorbeeld Met veel spijt of Dankjewel.
   • Onderteken met uw naam na de laatste formule. Aarzel niet om voor meer informele evenementen te ondertekenen met uw voornaam en de naam van andere mensen die ook zijn uitgenodigd. Voor meer formele gelegenheden, teken met de voornaam van alle gasten en de achternaam na de laatste persoon. In sommige gevallen, zoals wanneer u een hechte vertrouwensrelatie heeft met de persoon die u heeft uitgenodigd, kunt u schrijven De familie Sanchez.

Deel 3 Automatische e-mails beheren en problemen oplossen

1. 
   
   

   
   Klik op afwijzen of Accepteren. Doe dit als de e-mail een geautomatiseerde knop heeft. De meeste officiële organisatoren van evenementen vertrouwen steeds meer op automatische RSVP-services om e-mails te verzenden. Als iemand een vergelijkbare service gebruikt om u RSVP-e-mails te sturen, worden deze waarschijnlijk door een derde partij gegenereerd. Bovendien bevat de e-mail waarschijnlijk opties met knoppen waarmee u kunt klikken Accepteren of afval de uitnodiging.
   • U hoeft de persoon niet per e-mail te antwoorden als u een van deze ontvangt.
   • Nadat u de uitnodiging hebt geaccepteerd of afgewezen, wordt het antwoord verzonden naar de derde die de e-mail beheert en stuurt het door naar de persoon die het evenement organiseert.
   • Geautomatiseerde RSVP-e-maildiensten worden vaak gebruikt voor semi-formele omstandigheden zoals verjaardagsfeestjes, nationale vergaderingen en andere soortgelijke evenementen.

2. 
   
   

   
   Klik op de bevestigingsoptie. Als u zich zorgen maakt over het ontvangen van uw antwoord, kunt u overwegen op de knop te klikken Ontvangstbevestiging op de e-mailpagina. Door erop te klikken, genereert uw e-mailservice een verzendbevestiging wanneer de persoon waarop u reageert uw e-mail ontvangt of opent. Op deze manier weet u dat zij uw heeft ontvangen.
   • De verzendbevestiging is op verschillende locaties te vinden, afhankelijk van de service die u gebruikt.
   • Deze optie is mogelijk niet beschikbaar bij sommige services.

3. 
   
   

   
   Stuur een vervolg-e-mail als u van programma verandert. In zeldzame gevallen moet u mogelijk uw antwoord wijzigen. Als je de uitnodiging hebt geaccepteerd en je hebt gerealiseerd dat je niet kunt deelnemen of als je hebt geweigerd en je ineens de gelegenheid hebt om te gaan, moet je contact opnemen met de persoon die je heeft uitgenodigd voor de hierover informeren.
   • Als u per ongeluk op de knop Automatisch accepteren in een RSVP-e-mail hebt geklikt, moet u er een rechtstreeks naar de persoon sturen om uw fout te corrigeren.
   • Als u een oorspronkelijk afgewezen uitnodiging moet weigeren, stelt u de ontvanger hiervan op de hoogte. Je kunt hem bijvoorbeeld een e-mail sturen door als object te plaatsen Wijziging van antwoord en door zoiets te schrijven Wegens onvoorziene gebeurtenissen kunnen Sara en ik uw 20-jarig jubileum niet meer bijwonen op de 14. We verontschuldigen ons voor de verandering en kijken uit naar uw komst.
   • Als je een uitnodiging moet accepteren die je al hebt afgewezen, vertel dit dan aan de persoon. Stuur bijvoorbeeld een e-mail en plaats als object Wijziging van mijn antwoord en schrijf Ik wil graag het evenement bijwonen als je nog steeds de beschikbaarheid hebt om meer gasten te ontvangen.
   • Wijzigingen in RSVP-uitnodigingen moeten zo snel mogelijk worden aangebracht. Uitnodigingen voor informele evenementen kunnen na enkele dagen worden gewijzigd. Niettemin moeten formele evenementen (zoals bruiloften) ten minste één maand van tevoren worden gehouden.