Een oproep ontvangen

Inhoud

• stadia
• Methode 1 Neem de telefoon op terwijl u aan het werk bent
• Methode 2 Neem de telefoon privé op
• Methode 3 Beantwoord een telefoongesprek van een onbekend nummer

Weten hoe de telefoon te beantwoorden is een belangrijke vaardigheid in het leven. In professionele omstandigheden, zoals het ontvangen van een zakelijke oproep of een oproep van een potentiële werkgever, is een meer formele begroetingsmethode vereist. Als u wordt gebeld door een vriend, een geliefde of een familielid, zult u de neiging hebben om op een eenvoudiger en meer natuurlijke manier te reageren. Als u een oproep ontvangt van een onbekend nummer, moet u een bewezen techniek gebruiken en voorzichtig zijn.

stadia

Methode 1 Neem de telefoon op terwijl u aan het werk bent

1. 
   

   
   Wees professioneel. Wanneer u een oproep naar de service ontvangt, kunt u niet altijd weten wie zich aan de andere kant van de lijn bevindt. Professioneel reageren zal je helpen om het gesprek goed te beginnen.
   • Als je twijfelt, zeg dan gewoon "hallo, het is Carl aan de telefoon".
   • Zelfs als je weet wie de beller is, kan het zijn dat je baas belt via de telefoon van een van je collega's! Reageren door te zeggen "ja, wat? Zal een negatieve indruk of overmatig misplaatst over u geven.

2. 
   

   
   Focus op het gesprek. Toon jezelf absoluut aanwezig. Stop al het werk en neem even de tijd om je klaar te maken.
   • Druk op je gezicht de uitdrukking uit die je wilt projecteren voordat je landt. Dit maakt een verschil: of je nu glimlacht, fronst of huilt, je gesprekspartner voelt het door de toon van je stem.
   • Voorkom dat u op internet surft of uzelf tijdens het gesprek afleidt. Als u niet aanwezig bent, kan de gesprekspartner dit voelen.

3. 
   

   
   
   
   Presenteer jezelf altijd. In het bedrijfsleven is het gepast om een ​​telefoontje te beantwoorden met uw naam en die van uw bedrijf: "Hallo, bedankt dat u het bedrijf XYZ hebt gebeld. Ik ben Carl. Wat kan ik voor u doen? "
   • Als het een interne oproep is en je weet het, kun je antwoorden door de naam van je afdeling en je naam te vermelden: "Hallo, je bent op de afdeling WebDev, Carl aan de telefoon. Wat kan ik vandaag voor je doen? Hierdoor kan uw gesprekspartner weten dat hij de juiste persoon heeft aangesproken en dat u klaar bent om hem te helpen. Praten met een vriendelijke, vriendelijke toon zal het gesprek voor elk van u aangenamer maken.
   • In de meeste services zijn er regels voor het ontvangen van oproepen die alle werknemers moeten volgen. Toon altijd oprechtheid, zelfs als u gedwongen bent de instructies dom te volgen, omdat de klant kan vertellen of u echt enthousiast bent of dat u alleen de instructies leest: "Welkom bij de telefoonlijn van Good Burger, het huis van goed gebak! Klinkt belachelijk als je het niet met overtuiging zegt.

4. 
   

   
   
   
   Antwoord met voldoende gepastheid. Toon jezelf geduldig, respectvol en overtuigend. Doe je best om jezelf nuttig te maken. Probeer niet te casual te praten totdat je weet wie er aan de lijn bent.
   • Als de andere persoon niet komt opdagen, zeg dan: "Kan ik erachter komen wie er aan de telefoon is? Het is belangrijk om te weten wie er belt voor het geval u opnieuw contact met hem moet opnemen of hem naar een andere lijn moet doorverbinden. Deze houding geeft de persoon ook het gevoel dat hij of zij persoonlijk wordt behandeld, en bij uitbreiding dat hij of zij speciaal is. Het is belangrijk om positieve professionele relaties te creëren met mensen die u meer dan eens bellen.
   • Probeer niet onbeleefd te zijn, zelfs als je je gefrustreerd voelt. Vergeet niet dat uw woorden en daden in het bedrijfsleven direct het imago van uw bedrijf weerspiegelen. Als u een slecht imago van uw bedrijf geeft, zult u het bedrijf bederven en zullen uw managers het niet accepteren.

5. 
   

   
   Bereid je voor om er een te ontvangen. Als iemand belt om met uw manager of collega te spreken, maar u de enige persoon bent die deze persoon op dit moment ontvangt, vraag dan beleefd wie er aan de telefoon is en vraag hem om te zeggen waar hij om vraagt. Luister aandachtig en schrijf zoveel mogelijk informatie op:
   • Als de persoon die hij probeert te bereiken niet beschikbaar is, zeg hem: "Het spijt me, maar Mr. O'Halloran is momenteel niet beschikbaar. Wil je hem er een achterlaten? "
   • Noteer de naam, het telefoonnummer en het onderwerp van de oproep. Beoordeel de urgentie van het gesprek: vindt u dat de beller de komende twee uur of slechts een week hulp nodig heeft? Als dit een dringende oproep is, moet het probleem zo snel en efficiënt mogelijk worden opgelost, dus zorg ervoor dat u zo snel mogelijk verdergaat.

6. 
   

   
   Pas op voor oproepen die tot doel hebben informatie te verzamelen. Als u niet herkent wie er belt en om informatie over u of anderen vraagt, moet u ervoor zorgen dat u niet te veel informatie geeft over hoe uw bedrijf intern werkt.
   • Zelfs als de gesprekspartner zijn naam en de naam van zijn bedrijf geeft, moet u voorzichtig zijn, tenzij het een vertrouwd contact is. Als u twijfelt, kunt u het gesprek een minuutje in de wacht zetten en een collega om advies vragen: "Hebben we al eerder samengewerkt met een persoon met de naam Dave Neal? Hij stelt veel vragen over onze procedures en ons vermogen en ik wil er zeker van zijn dat ik hem kan vertrouwen. "
   • In het bedrijfsleven moet je zeggen: 'Het spijt me, mijnheer of mevrouw. Volgens de bedrijfsregel ben ik niet bevoegd om deze informatie te verstrekken. Mag ik het doel weten waarvoor u deze informatie zoekt? Trek vervolgens uw analyse eruit.

Methode 2 Neem de telefoon privé op

1. 
   

   
   Groet, wie er ook belt. Als je weet wie er belt, gezien zijn identiteit en ervaring, groet hem dan zoals je zou doen als je voor haar stond. Als u de persoon die belt niet kent, beantwoord dan formeler en wacht tot zij het onderwerp van haar oproep zegt.
   • Als standaard, internationaal erkende groet: zeg "allo? Antwoord met een lichte verbuiging aan het einde van uw begroeting, alsof u een vraag stelt. De term "allo? Zal de gesprekspartner leiden om te antwoorden en in de meeste gevallen zal hij u blijven vertellen wat het doel van zijn gesprek is.
   • Als de beller een vriend is, groet hem dan nonchalant: "hallo Tom! Hoe gaat het ? "
   • Als de beller een manager, een kennis of een potentiële werkgever is, groet hem dan op een meer formele maar vertrouwde manier: "Goedenavond, mijnheer Lynch, hoe gaat het met u?" "
   • Als je de persoon die belt niet kent, beperk je dan tot een simpele "allo? "

2. 
   

   
   Na het zeggen van "hallo? ", Wacht op het antwoord van de gesprekspartner. Deze manier om het gesprek te starten moedigt uw gesprekspartner aan zich voor te stellen. Bekijk het volgende voorbeeld. Wat u moet zeggen staat vermeld in vet en wat de gesprekspartner moet zeggen cursief :
   • Hallo?
   • Hallo Carl, het is Tom.
   • Oh, hallo, Tom! Wat is er nieuw?
   • Ik bel alleen om te kijken of je later beschikbaar bent. Ik dacht dat ik je zou aanraden de nieuwe Star Wars-film te gaan kijken.
   • Ja, ik ben klaar voor het kijken naar de film Star Wars!

3. 
   

   
   Personaliseer uw groet. Als je eenmaal meer ervaring hebt opgedaan met het beantwoorden van telefoontjes, kun je beginnen met het maken van je eigen begroetingspatronen en specifieke zinnen die je steeds opnieuw kunt gebruiken.
   • Vergeet niet om jezelf te identificeren door middel van je groet: "hallo, het is Carl" of "Carl aan de telefoon".
   • Overweeg om te experimenteren met bekende variaties van de groet "hallo? "Hallo" of "hallo" of "koekoek, wat is er?" Of "hallo, hoe gaat het?" Deze vertrouwde groeten zijn geschikter tussen vrienden en niet-professionele kennis.

4. 
   

   
   Ontwerp een vocaal voor de tijden dat je weg zult zijn. Iedereen die je vrienden, ouders of werkgevers is, kan op je antwoordapparaat vallen, dus zorg ervoor dat je stem beleefd en beknopt is. Vermijd geen grapje of grapje, tenzij je er absoluut zeker van bent dat alleen je vrienden zullen bellen.
   • Zeg: "u bevindt zich op Carl's antwoordapparaat. Het spijt me dat ik je nu niet kan antwoorden. Laat er een achter en ik zal u zo snel mogelijk antwoorden.
   • Denk aan het ontwerpen van een vocale familie voor het geval u een familietelefoon gebruikt. Zeg: "Hallo, dit is de familie Rogers. Het spijt ons dat we je op dit moment niet kunnen beantwoorden, maar laat er een achter en we bellen je zo snel mogelijk terug! Maak leuke opnames van de stemmen van alle familieleden. Probeer het hele gezin in koor te laten praten of laat elk gezinslid een deel van het gezin vertellen.
   • Vergeet niet om rechtstreeks om de informatie van de beller te vragen, in plaats van hem eenvoudigweg te vragen om: "Laat uw naam, uw telefoonnummer en het onderwerp van uw oproep achter en ik bel u terug zo snel mogelijk. " Het toepassen van deze meer specifieke aanpak lijkt wellicht geschikter voor een telefoonnummer waarop u naar verwachting veel zakelijke oproepen ontvangt.

Methode 3 Beantwoord een telefoongesprek van een onbekend nummer

1. 
   

   
   Denk aan de persoon die je zou kunnen bellen. Als u wacht op een telefoontje van iemand (een nieuwe kennis, een organisatie of een potentiële werkgever), neem dan de telefoon op. Meet jezelf of deze situatie een iets formelere of iets minder formele groet vereist, maar blijf formeel, omdat je het nooit weet.
   • Beantwoord beleefd en op een minder formele manier, in dit geval. Een simpele "allo? Zou gepast zijn. U hoeft niet onmiddellijk te rapporteren. Als de persoon die je belt weet of je naam op een kaart staat, zal ze vragen: 'Mag ik met Carl praten? "
   • Als het gesprek verschijnt als als onbekend of gemaskerd, voel me niet verplicht om te antwoorden. Antwoord, als je wilt, of wacht gewoon af om te zien of de beller een stem zal achterlaten. U kunt het altijd terugbellen als het een belangrijk gesprek is.

2. 
   

   
   Pas op voor grappen. Als u de oproep beantwoordt en u merkt dat het eigenlijk een belachelijke of agressieve oproep is, kan dit een grap zijn. Sommige grappen zijn vulgair en voor de hand liggend, terwijl anderen je proberen te misleiden door te denken dat dit een terecht belangrijke oproep is. Behandel jokers zoals je zou doen met pestkoppen: als je online blijft en hun spel speelt, zal het hen aanmoedigen. Het zou echter nog steeds nuttig zijn om online te blijven en het spel te spelen, voor het geval u een idee krijgt van wie er belt. Sommige Amerikaanse telco's bieden een oproepscreeningservice: als u * 69 belt nadat u hebt opgehangen, geeft een automatische oproepservice u alle openbare informatie over het laatste nummer dat u heeft gebeld.

3. 
   

   
   Pas op voor telemarketeers. Als u een telefoontje van een onbekend nummer beantwoordt en de persoon aan de andere kant begint u vragen over u te stellen, is hij misschien op zoek naar een manier om u van de telefoon te halen geld.
   • Telemarketeers bellen dagelijks tientallen mensen en de meeste van deze mensen zijn niet geïnteresseerd in wat ze verkopen. Schaam je niet om te zeggen: 'Bedankt voor het bellen, maar ik ben niet geïnteresseerd. Ik wens je een goede dag! Dan kun je ophangen zodat je je tijd en die van hen niet verspilt.
   • Als u geen oproepen meer van dit specifieke bedrijf wilt ontvangen, vraag dan de telemarketeer om uw nummer op zijn "zwarte lijst" te zetten. De meeste bedrijven zullen de neiging hebben aan uw verzoek te voldoen en u niet langer lastigvallen.
   • Als u geïnteresseerd bent in wat de telemarketeer te bieden heeft, kunt u online blijven en ernaar luisteren. Vergeet niet dat hoe langer u online blijft, hoe meer u producten wilt verkopen!
   • Als ze u om informatie over u of iemand anders in uw gezin vragen, vraag hen dan naar hun naam en de naam van hun bedrijf voordat u hen iets vertelt. Het laatste wat u hoeft te doen is te veel informatie verstrekken aan telemarketeers! Als ze verdacht zijn of niet willen vertellen wie ze zijn, onthoud dan dat je niet met hen hoeft te blijven praten.