Hoe een bevestiging van een arbeidsbrief te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Voorbereiding om de brief te schrijven
• Deel 2 Een bevestiging van een arbeidsbrief schrijven

Een bevestiging van de arbeidsbrief is een officieel document dat vaak door de werkgever naar een andere instelling wordt gestuurd om het arbeidsverleden van een werknemer te valideren. Over het algemeen is deze correspondentie vereist wanneer een persoon een lening aanvraagt, een woning probeert te huren of een nieuwe functie aanvraagt. Een dergelijke brief is ook vereist om een ​​werkgeschiedenis te verifiëren. Bij het schrijven van een werkbevestigingsbrief moet u zich presenteren, nauwkeurige informatie verstrekken over de taken van de werknemer en het dienstverband bevestigen. Vergeet niet om officieel briefpapier te gebruiken, zorg ervoor dat u uw contactgegevens opgeeft en de brief ondertekent. Wij nodigen u uit om verder te lezen om uzelf vertrouwd te maken met het schrijven van een volledige en nauwkeurige bevestiging van de arbeidsbrief.

stadia

Deel 1 Voorbereiding om de brief te schrijven

1. 
   

   
   Bepaal waarom u een bevestiging van de arbeidsbrief wilt schrijven. Uw inhoud en stijl kunnen variëren, afhankelijk van de ontvanger van de brief. Als het een financiële instelling is, is het beter om een ​​formele stijl aan te nemen. Waarschijnlijk moet u financiële informatie opnemen, zoals salarissen, commissies, verhogingen en bonussen. Aan de andere kant, als de brief betrekking heeft op een werknemer die naar een nieuwe baan solliciteert, kunt u deze vriendelijk schrijven en de financiële informatie weglaten.
   • Door het doel en de reikwijdte van de brief te begrijpen, kunt u een document schrijven dat precies voldoet aan de behoeften van de ontvanger.

2. 
   

   
   
   
   Identificeer de beste persoon om de brief te schrijven. Over het algemeen wordt deze brief geschreven door de werkgever namens de werknemer. In dit geval is het de werknemer die u, in uw hoedanigheid van werkgever, vraagt ​​hem een ​​werkbewijs voor een specifiek doel te verstrekken. Anderzijds is het ook mogelijk dat een medewerker de brief zelf beschrijft. In deze situatie schrijft de werknemer de brief en vraagt ​​hij de werkgever deze te ondertekenen. Deze kan deze indien nodig wijzigen. Maar over het algemeen is het aan de werkgever om de brief namens de werknemer te schrijven en niet andersom.
   • Als u een dergelijke brief aan een van uw werknemers schrijft, kunt u deze aanpassen aan uw normen en de inhoud beheren. Bovendien zal de brief zwaarder wegen omdat u de auteur bent, als werkgever. Het is echter tijd om deze taak te voltooien. Als werkgever heb je waarschijnlijk een druk schema. Aan de andere kant kan het schrijven van deze brieven vervelend zijn. Erkend moet echter worden dat de bevestiging van de tewerkstellingsbrieven over het algemeen kort is. Als gevolg hiervan zal het schrijven niet veel tijd kosten, vooral als u dergelijke brieven eerder hebt geschreven.
   • Als u als werknemer uw eigen brief schrijft, kiest u gemakkelijker de informatie die u aan de ontvanger wilt onthullen. Bovendien hoeft u uw werkgever niet te vertellen over uw ideeën over het probleem. Bovendien kan het schrijven van uw eigen brief hem bevrijden van elke druk met betrekking tot de deadlines voor het opstellen van de brief. Met andere woorden, je baas zal blij zijn omdat hij de brief niet voor je zal schrijven. Hij zal het echter nog steeds moeten ondertekenen en kan terughoudend zijn om dit te doen, gezien wat u hebt geschreven. Als dit het geval is, moet u waarschijnlijk de brief herschrijven en tijd verspillen of de werkgever vragen hem voor u te schrijven.

3. 
   

   
   
   
   Verzamel de vereiste informatie. Wanneer u de ontvanger kent, moet u de nodige elementen verzamelen om de brief in zijn geheel te schrijven.
   • Als u de werkgever bent, overweeg dan om de werknemer te interviewen om de inhoud van de brief te bepalen. U moet met name de gegevens van de ontvanger, het doel van de brief, de op te nemen punten en de datum van verzending opgeven.
   • Als u de werknemer bent en u moet de brief zelf schrijven, beschikt u over alle nodige informatie, zelfs als u deze eerst met uw werkgever moet bespreken om erachter te komen wat hij van deze brief verwacht. Hiermee kunt u een brief schrijven die voldoet aan de vereisten van uw werkgever en geen problemen veroorzaakt bij het ondertekenen.

Deel 2 Een bevestiging van een arbeidsbrief schrijven

1. 
   

   
   Gebruik een briefhoofd van het bedrijf. Neem altijd een papieren met het officiële hoofd van het bedrijf mee om uw brief te beschrijven. Als u de werkgever bent, probeer deze regel dan automatisch toe te passen. Als u een werknemer bent, moet u uw baas vragen om een ​​briefhoofd van het bedrijf te gebruiken. Een brief op zo'n papier zal formeler zijn en zal de ontvanger aanmoedigen om de inhoud te vertrouwen.
   • Als u geen briefhoofd hebt, kunt u er een maken met uw computer. Lute moet de bedrijfsnaam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres bevatten. Het moet ook informatie bevatten over de auteur van de brief, de functie en de datum waarop de brief is geschreven.

2. 
   

   
   Wees specifiek door het adres van de ontvanger in te voeren. Als je zijn naam kent, stuur hem dan de brief rechtstreeks. Zo niet, vermeld dan het adres van het bedrijf en vermeld het doel van de brief.
   • Als u bijvoorbeeld het adres en de naam van de ontvanger kent, voert u deze in onder het kopje. Ga vervolgens verder met een call-outformulier als "duur".
   • Als u de naam van de ontvanger niet weet, stuurt u de brief naar een van de afdelingen van het bedrijf, met vermelding van het object op een regel. Als u bijvoorbeeld een financiële instelling betreedt om een ​​werknemerslening te verkrijgen, kunt u de brief naar de lokale vestiging van die instelling sturen. U kunt het doel van de brief aangeven met een zin als "bevestiging van tewerkstellingsbrief voor het verkrijgen van een lening".

3. 
   

   
   Stel jezelf. Wijd de eerste alinea van uw brief om uit te leggen wie u bent en wat het doel van de brief is. U moet uw positie, uw anciënniteit in het bedrijf en de duur van uw relatie met de werknemer aangeven. Zelfs als u de werknemer bent, schrijft u de brief vanuit het gezichtspunt van uw werkgever, omdat hij het is die deze ondertekent.
   • Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Mijn naam is Robert Martin en ik ben de directeur verkoop en marketing bij ABC. Ik werk al 12 jaar voor dit bedrijf. Ik ken de werknemer zeven jaar en ben drie jaar zijn directe lijnmanager geweest.

4. 
   

   
   Bevestig de tewerkstelling van de belanghebbende. In het volgende gedeelte vat u de functie van de medewerker binnen het bedrijf samen. U geeft met name de datums aan van de verschuiving van de werknemer in de verschillende functies die hij heeft vervuld, zijn huidige functie in het bedrijf, of hij deel uitmaakt van het tijdelijke of vaste personeel en nog steeds aan het oefenen is. In deze paragraaf neemt u zo nodig de financiële informatie van de werknemer op.
   • Hier is een voorbeeld van wat u kunt schrijven. "We bevestigen hierbij dat de werknemer zeven jaar bij ABC Company werkt, met ingang van 7 september 2003. Hij is sinds 7 januari 2011 een vaste verkoopassistent."
   • Hier is nog een voorbeeld. "Wij verklaren hierbij dat de werknemer zeven jaar voor ABC Company heeft gewerkt, van 7 september 2003 tot 7 januari 2011. Gedurende die tijd bekleedde hij de functie van assistent-verkoopmanager op fulltime basis. en hij ontving een jaarsalaris van € 65.000. "

5. 
   

   
   Vat de taken van de geïnteresseerde partij samen. In deze paragraaf beschrijft u de taken van de medewerker binnen het bedrijf. Deze informatie zal zeer nuttig zijn als u een brief schrijft over iemand die naar een andere baan solliciteert. Hoewel een bevestigingsbrief verschilt van een aanbevelingsbrief, is het altijd goed om waardering op te nemen die gunstig is voor het onderwerp. Dit zal uw reputatie als werkgever verbeteren en uw werknemer helpen bij het vinden van een nieuwe baan, onroerend goed of lening.
   • Hier is een voorbeeld van deze paragraaf. "Bij ABC Company was de medewerker in eerste instantie verantwoordelijk voor de verkoop van radiatoren in de Provence. Hij bekleedde een managementfunctie en was verantwoordelijk voor een team van zeven tot negen personen. Zijn verantwoordelijkheden omvatten het waarborgen van klanttevredenheid, het verwerken van hun claims en het driemaandelijks rapporteren aan het hoofdkantoor van het bedrijf over verkooptrends in hun regio. "

6. 
   

   
   Communiceer geen gevoelige of illegale informatie over de werknemer. De meeste landen hebben wetten met betrekking tot de aard van de informatie die een bedrijf over zijn werknemers aan een potentiële werkgever kan verstrekken. Sommige voorschriften staan ​​u toe om informatie over een werknemer alleen te verstrekken met zijn toestemming. Anderen bieden vrijwel geen mogelijkheid voor een werkgever om iets over hun werknemers bekend te maken, zolang ze maar eerlijk en te goeder trouw zijn. Voordat u gevoelige informatie vrijgeeft, dient u de wetgeving van uw land in dit verband te herzien. Bezoek deze website voor meer voorbeelden.
   • In Alaska (VS) kan een werkgever bijvoorbeeld informatie over werkprestaties verstrekken. Hij zal niet aansprakelijk worden gesteld totdat hij bewust of opzettelijk valse of misleidende informatie of informatie bekendmaakt die de burgerrechten van de werknemer schendt.
   • Een ander voorbeeld wordt gegeven door de staat Connecticut, waar de werkgever waarheidsgetrouwe informatie mag vrijgeven.

7. 
   

   
   Geef uw gegevens aan de ontvanger. De laatste alinea van uw brief moet informatie bevatten over de contactgegevens van de werkgever. Het is noodzakelijk om deze informatie op te nemen zodat de ontvanger contact met u kan opnemen als dat nodig is. Zorg ervoor dat u opgeeft dat de ontvanger dit kan doen.
   • Hier is een voorbeeld. "Als u vragen heeft of meer informatie wilt, aarzel dan niet om mij te bellen op (555) 555-5555 of te schrijven naar het volgende e-mailadres: [email protected]. "

8. 
   

   
   Onderteken de brief en verzend deze. Zodra uw brief is voltooid, moet u deze sluiten en ondertekenen. U kunt het rechtstreeks aan de geïnteresseerde partij geven of naar de ontvanger sturen.
   • Sluit uw brief af met een hoffelijkheid, bijvoorbeeld: 'Ik smeek u om te aanbidden, mevrouw, mijn beste groeten.'
   • Onderteken uw brief altijd met uw officiële handtekening en uw positie binnen het bedrijf.
   • Zorg ervoor dat u de juiste controles uitvoert en de officiële stempels laat stempelen volgens de normen die uw bedrijf voor dit type brief hanteert.