Hoe een verandermanagementplan te schrijven

Inhoud

• stadia
• Methode 1 Schrijf een plan om organisatieveranderingen te beheren
• Methode 2 Volg wijzigingen in het project

Er zijn twee soorten plannen voor verandermanagement. Men gaat in op de impact van veranderingen in een organisatie en vergemakkelijkt de transitie. De tweede helpt veranderingen in een enkel project te volgen, waardoor een duidelijk overzicht wordt gemaakt van wijzigingen in producten of de reikwijdte van het project. Deze plannen gaan over het duidelijk en nauwkeurig communiceren van wat gedaan moet worden.

stadia

Methode 1 Schrijf een plan om organisatieveranderingen te beheren

1. 
   

   
   Geef de redenen aan voor de wijzigingen die moeten worden aangebracht. Noteer de factoren die hebben geleid tot de beslissing om wijzigingen aan te brengen, zoals slechte prestaties, nieuwe technologie of een wijziging in de missie van de organisatie.
   • Een benadering is het beschrijven van de huidige staat van het bedrijf en de toekomstige situatie die dit plan beoogt te creëren.

2. 
   

   
   Definieer de aard en omvang van de wijzigingen. Beschrijf kort de verwachte aard van het project. Bepaal of dit invloed heeft op posities, proceswijzigingen, beleidswijzigingen of organisatiestructuur. Lijst afdelingen, werkgroepen, systemen of andere componenten die kunnen worden aangepast.

3. 
   

   
   
   
   Beschrijf de steun van stakeholders. Maak een lijst van alle belanghebbenden die bij het plan zijn betrokken, bijvoorbeeld de vestiging, het hoofd van de missie, de voorstander, de consumenten of de werknemers die door de wijziging zijn getroffen. Geef voor elk van deze onderdelen aan of de stakeholder de aan te brengen wijzigingen zal ondersteunen.
   • Vergeet niet om een ​​tabel op te stellen die deze informatie duidelijk en beknopt kan verklaren. Beoordeel voor elke betrokken partij het prioriteitsniveau (hoog, gemiddeld of laag) van de volgende gegevens: bewustzijn, ondersteuningsniveau, invloed.
   • Voer indien mogelijk één-op-één interviews uit om de ondersteuning van belanghebbenden te beoordelen.

4. 
   

   
   Zet een team op. Dit team zal verantwoordelijk zijn voor de communicatie met alle belanghebbenden, luisteren naar verschillende zorgen en ervoor zorgen dat de operatie in de best mogelijke omstandigheden plaatsvindt. Kies mensen die zeer geloofwaardig zijn in het bedrijf en die goede communicatieve vaardigheden hebben.
   • U moet een promotor van het senior management inhuren. Benadruk dat het actief werk zal zijn om verandering te bevorderen, niet alleen om het plan goed te keuren.

5. 
   

   
   
   
   Ontwikkel een aanpak met management. Het ontvangen van alle steun van het bedrijf is essentieel voor het succes van de operatie. Sta alle senior managers toe commentaar te geven op de veranderingen en samen te werken om een ​​actieve rol in dit project te spelen.

6. 
   

   
   Maak een plan voor elke acteur. Voor elke stakeholder, inclusief degenen die het project ondersteunen, beoordeelt u de risico's en problemen. Vertrouw het verantwoordelijke team toe om deze problemen aan te pakken.

7. 
   

   
   Maak een communicatieplan. Communicatie is het belangrijkste element van dit proces. Communiceer regelmatig met alle betrokken partijen. Versterk de redenen achter de aan te brengen wijzigingen en de voordelen die daaruit voortvloeien.
   • Acteurs moeten één-op-één, tweerichtingscommunicatie ontvangen. Persoonlijke ontmoetingen zijn essentieel.
   • De communicatie moet afkomstig zijn van een promotor van het hoofdmanagement, de directe supervisor van elke werknemer en elke andere woordvoerder die de actoren vertrouwen. Alle communicatie moet coherent zijn.

8. 
   

   
   Let op weerstand. Er is altijd weerstand tegen verandering. Dit gebeurt op individueel niveau en daarom moet u persoonlijk met belanghebbenden communiceren om de oorzaak van deze weerstanden te achterhalen. Besteed aandacht aan de grieven zodat het managementteam deze kan verhelpen. Deze zorgen omvatten meestal de volgende punten.
   • Geen motivatie of urgentie.
   • Geen begrip van de algemene situatie of redenen voor de noodzaak van veranderingen.
   • Een gebrek aan deelname aan het proces.
   • Onzekerheid over werkstabiliteit, toekomstige rollen of de vereisten en vaardigheden die vereist zijn voor toekomstige functies.
   • Het niet voldoen aan de verwachtingen met betrekking tot de implementatie van verandering of communicatie.

9. 
   

   
   Neem de obstakels. U moet reageren op claims door de communicatie te versterken of door de strategie te veranderen. Andere claims kunnen aanvullende benaderingen vereisen, die u in uw plan kunt opnemen of uitbesteden aan het managementteam. Onderzoek welke van deze opties het beste is voor uw organisatie.
   • Maak voor eventuele wijzigingen in functies of processen de training van medewerkers een topprioriteit.
   • Als u een zo soepel mogelijke overgangsperiode plant, plant u vergaderingen of verhoogt u de voordelen voor uw werknemers.
   • Als de stakeholders niet gemotiveerd zijn, bied ze prikkels.
   • Als ze zich niet verbonden voelen met het project, regel dan een vergadering om feedback te verzamelen en eventuele wijzigingen in het plan te bekijken.

Methode 2 Volg wijzigingen in het project

1. 
   

   
   Definieer de rollen. Lijst van de rollen die aan elk voor dit project zullen worden toegewezen. Beschrijf de verantwoordelijkheden en vaardigheden die nodig zijn voor elke rol. Delegeer op zijn minst een Chef de Mission om de veranderingen dagelijks door te voeren, evenals een promotor om alle voortgang te volgen en belangrijke beslissingen te nemen.
   • Voor grote projecten in een groot bedrijf moet u mogelijk de rollen verdelen tussen verschillende mensen met gespecialiseerde kennis.

2. 
   

   
   Stel een controlecommissie in. IT-projecten omvatten doorgaans een commissie voor veranderingscontrole die bestaat uit vertegenwoordigers van elke stakeholdergroep. Deze commissie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van verzoeken, in plaats van het hoofd van de missie, en het communiceren van beslissingen aan belanghebbenden. Deze aanpak is zeer geschikt voor projecten met een aantal belanghebbenden en kan een frequente herbeoordeling van kerndoelstellingen vereisen.

3. 
   

   
   Maak een proces om de aanvragen toe te passen. Zodra een teamlid de vooruitgang identificeert, hoe gaat u van het idee naar de realiteit? Beschrijf dit proces hier, zoals overeengekomen door het team. Hier is hoe het eruit zou kunnen zien.
   • Teamleden moeten een aanvraagformulier invullen en opsturen naar de Project Authority.
   • De HOM moet de informatie uit het formulier in het aanvraaglogboek invoeren en dit logboek bijwerken als verzoeken worden overwogen of afgewezen.
   • De manager vraagt ​​teamleden om een ​​specifieker plan te schrijven en de benodigde inspanning te schatten.
   • Het hoofd van de missie stuurt het plan naar de promotor voor mogelijke goedkeuring.
   • De wijzigingen zijn aangebracht. Stakeholders worden regelmatig op de hoogte gehouden van de voortgang.

4. 
   

   
   Maak een aanvraagformulier aan. De volgende gegevens moeten worden opgenomen in het formulier en moeten worden ingevoerd in het wijzigingslogboek.
   • De datum van het wijzigingsverzoek.
   • Het aantal aanvragen toegewezen door de projectmanager.
   • Titel en omschrijving.
   • De naam, e-mail en telefoonnummer van de persoon die het formulier invult.
   • De prioriteit die aan elk verzoek wordt gegeven (hoog, gemiddeld of laag). Voor dringende wijzigingen heeft u mogelijk specifieke deadlines nodig.
   • Product- en versienummer (voor IT-projecten)

5. 
   

   
   Voeg extra informatie toe. Het wijzigingslogboek moet ook de genomen beslissingen kunnen opvolgen en de uitvoering ervan nauwlettend volgen. Naast de informatie uit de aanvraagformulieren moet u ruimte reserveren voor:
   • goedkeuring of afwijzing van aanvragen,
   • de handtekening van de persoon die de aanvragen zal goedkeuren of afwijzen,
   • het tijdschema voor het doorvoeren van de wijzigingen,
   • de datums waarop de wijzigingen eindigen.

6. 
   

   
   Follow-up van belangrijke beslissingen Naast het wijzigingslogboek kan het project profiteren van een aantal belangrijke beslissingen. Deze verklaring kan het u op de lange termijn gemakkelijker maken, of helpen bij het volgen van projecten die enkele wijzigingen in het management hebben ondergaan. Dit bestand kan ook dienen als een communicatiegids voor klanten of bestuursorganen. Voor elke wijziging die op tijd wordt aangebracht, bevatten de reikwijdte of vereisten van het project, de prioriteitsniveaus of de te volgen strategie de volgende informatie.
   • Project initiatiefnemer.
   • De datum waarop de beslissing is genomen.
   • Een samenvatting van de redenen voor de beslissing en de aanpak om deze te bereiken. Voeg alle relevante documenten bij het proces.