Hoe een oproep tot het indienen van voorstellen te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Uw behoeften bepalen
• Deel 2 Voorbereiding van de oproep tot het indienen van voorstellen
• Deel 3 Oproep tot het indienen van voorstellen
• Deel 4 Open de oproep tot het indienen van voorstellen

In dit artikel: Uw behoeften bepalenDe oproep tot het indienen van voorstellen voorbereidenDe oproep tot het indienen van voorstellen beperkenDe oproep tot het indienen van voorstellen starten16 Referenties

Een oproep tot het indienen van voorstellen of AP is een hulpmiddel waarmee bedrijven kunnen zoeken naar consultants of freelancers om wat werk te doen. Een goed ontworpen oproep tot het indienen van voorstellen vergroot uw kansen om goede voorstellen van gekwalificeerde kandidaten te ontvangen. Aan de andere kant zul je eerder de juiste persoon ontmoeten, als de verwachtingen die je in je AP opneemt ambitieus zijn.

stadia

Deel 1 Uw behoeften bepalen

1. 
   

   
   Heb een duidelijk idee van wat u wilt doen. In de eerste plaats is het om het resultaat te definiëren dat u wilt bereiken aan het einde van de realisatie van uw project. Een goede visie helpt u de juiste vragen te stellen over de diensten die een consultant u kan bieden.
   • Identificeer het type project dat u wilt bereiken en de stappen die nodig zijn om het te voltooien.
   • Definieer het soort hulp dat u nodig hebt. Is er technische assistentie, een ontwerpprobleem of beide? Zou u iemand of een team nodig hebben om aan uw project te werken? Kun je op afstand werken of moet je iemand op het terrein ontmoeten?
   • Bepaal het soort ontwerpers of specialisten dat u moet werven om uw project te voltooien.
   • Het hebben van een eerste visie betekent niet noodzakelijkerwijs dat het project precies moet volgen wat u zich had voorgesteld.

2. 
   

   
   
   
   Evalueer uw doelen en uw missie. Het algemene beeld van de doelstellingen en missie van uw bedrijf is waarschijnlijk net zo belangrijk als de details van het project zelf.
   • Bekijk de missieverklaring van het bedrijf, zelfs als u het zelf hebt geschreven.
   • Wees expliciet over de impact van het project op het versterken van de missie van het bedrijf.
   • Verander uw visie als het project niet past in de algemene doelstellingen van het bedrijf.
   • Leg de voordelen van het project uit die uw bedrijf kunnen verbeteren, aan de behoeften van aandeelhouders of medewerkers kunnen voldoen en uw klanten kunnen bedienen.
   • Schrijf een verklaring over hoe het project het bedrijf in staat zal stellen zijn doelen te bereiken. Deze verklaring, die u mogelijk in uw AP moet opnemen, zal u helpen de doelstellingen van het project te verduidelijken.

3. 
   

   
   
   
   Bepaal uw budget. U moet het bedrag instellen dat wordt toegewezen aan het project. Door uw budget van tevoren te kennen, zult u zich prettiger voelen in uw relatie met de consultant die u later zult inhuren.
   • Bespreek het probleem ruim van tevoren met de boekhoud- of financiële afdeling van het bedrijf. Ga er niet alleen van uit dat u het budget kent dat u aan een project uitgeeft.
   • Om u te helpen uw project te ondersteunen, moet u rekening houden met alle componenten en met wie u gaat inhuren.
   • Plan extra kosten. Projecten, met name grote projecten, worden zelden binnen het geschatte budget uitgevoerd. Door u vanaf het begin manoeuvreerruimte te geven om rekening te houden met onvoorziene uitgaven, vermindert u het risico van vastlopen.
   • Bied aantrekkelijke compensatie. Vergeet niet dat een lagere prijs vaak een lagere kwaliteit betekent. Aan de andere kant zal een hogere dan normale vergoeding u niet noodzakelijkerwijs een aanzienlijk beter project opleveren dan u zou hebben verkregen door eenvoudig te betalen huidige koers.

4. 
   

   
   Ontwikkel een kalender. U moet een schema opstellen met tijdlijnen voor het project zelf en voor de voorsteloproep. U kunt het project in stappen of fasen verdelen en voor elk een deadline instellen.
   • Maak een omgekeerde kalender. Begin met het instellen van de deadline voor de volledige voltooiing van het project en werk achteruit om de tussentijdse deadlines te bepalen.
   • Stel een deadline in voor de selectie van voorstellen, zeg 2-6 weken na de lancering van uw AP, afhankelijk van de details en functies die u nodig heeft.
   • Stel ook een deadline vast voor het schrijven van de oproep tot het indienen van voorstellen.

Deel 2 Voorbereiding van de oproep tot het indienen van voorstellen

1. 
   

   
   Lees andere oproepen tot het indienen van voorstellen. Het lezen van de door anderen geschreven oproepen tot het indienen van voorstellen is een van de beste manieren om uw eigen te schrijven. Op deze manier hebt u een idee van wat u wilt opnemen en kunt u een duidelijke, gemakkelijk te volgen lay-out en de illustraties kiezen die u moet toevoegen.
   • Zoek online naar voorbeelden van oproepen tot het indienen van voorstellen. Je zult er meerdere hebben en je zult gedetailleerde structuren en belangrijke informatie zien.
   • Lees de oproepen tot het indienen van voorstellen van andere bedrijven. Je kunt doen alsof je een consultant bent die een voorstel wil ontwikkelen. Door de andere uitnodigingen tot het indienen van voorstellen te lezen, vindt u de ontbrekende informatie die u kan helpen een beter voorstel te schrijven. Zorg ervoor dat u deze informatie in uw document opneemt.
   • Zoek naar oproepen tot het indienen van voorstellen die zijn gepubliceerd door bedrijven waarvan het profiel overeenkomt met dat van uw bedrijf. Als u een collega heeft die in een ander bedrijf werkt, vraag hem dan om u oude oproepen tot het indienen van voorstellen te tonen die als model zullen dienen.
   • Bekijk de oproep voor offertesjablonen die online worden gepubliceerd. Ze kunnen een goed startpunt zijn om te leren een oproep tot het indienen van voorstellen te schrijven en de details en lay-out te beheersen voordat u uw eigen start.

2. 
   

   
   Stel het kader en de grenzen van uw project in. Deze stap is nodig voordat de oproep tot het indienen van voorstellen wordt beschreven. Mogelijk moet u de grootte van uw project wijzigen als u vindt dat de toegewezen tijd niet voldoende is om al het nodige werk te doen.
   • Dit kan u helpen om punten te identificeren die niet door het project worden behandeld, zelfs als u van plan bent deze punten later te nemen. U hoeft ze waarschijnlijk niet in het AP op te nemen.
   • Door de reikwijdte van het project in uw PA te verduidelijken, geeft u de experts de gelegenheid om u betere voorstellen te doen.
   • Wees realistisch over de verwachte resultaten, gezien het budget en de tijdsbeperkingen voor de consultant.

3. 
   

   
   Lijst wat u moet hebben en wat jij wens te hebben. Een manier om duidelijk te maken wat u echt verwacht van uw oproep tot het indienen van voorstellen, is om uw behoeften en wensen op te sommen. Neem in uw document uw behoeften of wat u op willen hebben. U zult waarschijnlijk het grootste deel van uw opnemen groetenmaar zorg ervoor dat u uw document binnen redelijke grenzen houdt, zodat het niet onrealistisch of te zwaar is.
   • U kunt in uw oproep tot het indienen van voorstellen de nodige elementen en optionele elementen opnemen.
   • Houd er echter rekening mee dat veel wensen potentiële consultants ervan kunnen weerhouden te denken dat hun kwalificaties onvoldoende zijn om aan de vereisten van uw document te voldoen.
   • Houd uw groeten voor het evalueren van de voorstellen die u ontvangt.

4. 
   

   
   Wijs het orgaan aan dat de voorstellen zal beoordelen en het project zal toekennen. Als ze het document niet heeft opgesteld, moet dit orgaan het op zijn minst lezen voordat het wordt gelanceerd.
   • Zorg ervoor dat uw verwachtingen duidelijk worden vermeld in het AP.

5. 
   

   
   Geef de minimale kwalificaties van de kandidaat op. Naast de specifieke behoeften en vereisten van elk project, zult u waarschijnlijk uw verwachtingen moeten verduidelijken over de kegel, opleiding en ervaring van de consultants die aan uw project zullen werken.

6. 
   

   
   Schrijf een scorekaart om de ontvangen voorstellen te evalueren. Door dit te doen vóór de lancering van de oproep tot het indienen van voorstellen, kunt u uw behoeften en verwachtingen verfijnen voordat u het document schrijft. Op deze manier zult u zeker de belangrijkste factoren van uw oproep tot het indienen van voorstellen opnemen en benadrukken.
   • Definieer een beoordelingssysteem voor voorstellen. Stel een algemene score en meerdere criteria in op een schaal van 1 tot 10.
   • Waarschijnlijk kiest u het voorstel dat de hoogste score krijgt, omdat het duidelijk aan uw behoeften voldoet.
   • U kunt in uw scorecard criteria opnemen zoals presentatie, creativiteit, visie, implementatie, budgetplan, ervaring, verwijzingen, mogelijkheid om deadlines te halen, integratie van uw bedrijfsmodel in ontwerp , innovatie, het gebruik van technologie, professionaliteit, de reactie op constructieve opmerkingen en het gevoel van communicatie.

Deel 3 Oproep tot het indienen van voorstellen

1. 
   

   
   Neem alle relevante details op. Vergeet niet om alle relevante informatie op te nemen zonder de lezer met onnodige details te overweldigen. Deze informatie kan omvatten:
   • de presentatie van uw bedrijf en zijn doelstellingen,
   • de behoeften van uw project op het gebied van expertise,
   • de verwachte resultaten aan het einde van het project,
   • werkrelaties met het bedrijf,
   • de vergoeding voor de geleverde dienst,
   • de procedure en deadlines voor het indienen van het voorstel,
   • de opmaak van het voorstel,
   • de deadlines voor de voltooiing van de verschillende fasen van het project,
   • de methode voor selectie en evaluatie van voorstellen,
   • de datum van kennisgeving van het resultaat aan de gekozen onderneming of consultant,
   • de persoon om contact op te nemen indien nodig.

2. 
   

   
   Wees precies zonder te veeleisend te zijn. Uw oproep tot het indienen van voorstellen moet duidelijk en precies zijn over het project en de consultant waarmee u wilt samenwerken. Wees echter niet overdreven om goede kandidaten niet uit te sluiten. Wat deze vraag betreft, is het vaak moeilijk om een ​​evenwicht te vinden.
   • Als u niet nauwkeurig genoeg bent, ontvangt u waarschijnlijk een groot aantal voorstellen die mogelijk vaag of ongepast zijn voor uw visie.
   • Als u te veeleisend bent, ontvangt u niet genoeg voorstellen en is uw keuze beperkt.
   • Waarschijnlijk moet u uw document herschrijven als de ontvangen voorstellen erg vaag zijn of als u niet genoeg reacties hebt ontvangen.

3. 
   

   
   Presenteer de voorsteloproep effectief. Het is belangrijk om uw oproep tot het indienen van voorstellen te organiseren om alle nodige informatie in een kleine ruimte te verstrekken.
   • Zorg voor duidelijke secties om de verschillende delen van uw document te presenteren en de informatie in te delen delen gemakkelijk geassimileerd.
   • Gebruik vetgedrukt en benadruk de belangrijkste punten, maar zonder overdrijving. Woorden in vette en onderstreepte uitdrukkingen mogen niet meer dan 10% van het totaal bedragen. E.
   • Verdeel de lange secties met chips of kort ze in.
   • Gebruik een aantal goed ontworpen afbeeldingen om de eentonigheid van de e te verminderen en aantrekkelijker te maken.

4. 
   

   
   Vraag om referenties. Schrijf een passende clausule om referenties aan te vragen. Het is belangrijk om te weten of eerdere klanten tevreden zijn met zowel de diensten van een consultant of een expertisebureau als het behaalde eindresultaat.
   • Voer een controle uit aan de hand van de referenties van de consultant. Vraag de vorige klant of hij de consultant een tweede keer wil bellen en vergeet niet vragen te stellen over de kwaliteit van het werk en het eindresultaat.

5. 
   

   
   Bekijk uw oproep tot het indienen van voorstellen voordat u deze start. U zult onprofessioneel zijn als u een verwarrend document publiceert vol grammaticale fouten en typefouten. Bovendien kan dit sommige topexperts ontmoedigen om op uw oproep te reageren. Om uw bedrijf serieus te nemen, moet u een kwaliteitsdocument produceren.
   • Vraag iemand om uw oproep tot het indienen van voorstellen opnieuw te lezen voordat u deze start, omdat u problemen ondervindt bij het vinden van uw eigen fouten.
   • U kunt een beroep doen op iemand die niet bij het project is betrokken of die geen deel uitmaakt van het bedrijf om uw document te lezen en de duidelijkheid ervan te controleren.

Deel 4 Open de oproep tot het indienen van voorstellen

1. 
   

   
   Stuur de oproep tot het indienen van voorstellen naar gerenommeerde adviesbureaus. Grote bedrijven hebben vaak veel consultants in dienst die ernaar streven hun merk en reputatie te beschermen. Het is dus onwaarschijnlijk dat deze bedrijven dergelijk gespecialiseerd werk toevertrouwen aan hun werknemers die hen kunnen teleurstellen.
   • Zoek online naar beoordelingen van het adviesbureau dat met u samenwerkt. Online reacties zijn niet perfect, maar ze zijn vaak een goede plek om te beginnen. Houd echter alleen rekening met het objectieve aspect van de negatieve beoordelingen en lees de details van de opmerkingen en negeer het emotionele aspect.
   • Neem contact op met een collega of kennis in een bedrijf als het uwe en vraag hem / haar om aanbevelingen te doen over het verzenden van uw oproep tot het indienen van voorstellen. Zelfs concurrerende bedrijven kunnen gerenommeerde bedrijven aanbevelen.
   • Neem contact op met een expertisebureau en vraag om doorverwijzingen. Het is niet ongewoon om contact op te nemen met individuele consultants om doorverwijzingen te vragen, dus een bedrijf moet ook bereid zijn om doorverwijzingen te verstrekken. Stel specifieke vragen over de werkwijze van het expertisekantoor en de mogelijkheid om de service van dit kantoor opnieuw te gebruiken voor andere projecten.

2. 
   

   
   Beperk het aantal kantoren en experts naar wie u uw oproep tot het indienen van voorstellen zult sturen. Als uw AP voor het publiek wordt gelanceerd, ontvangt u ofwel te veel voorstellen die u niet diepgaand kunt onderzoeken of wordt uw AP niet serieus genomen.
   • Het kost veel tijd om een ​​voorstel te ontwikkelen en een expertisebureau of consultant aarzelt om uw aanvraag te beoordelen en erop te reageren als uw oproep tot het indienen van voorstellen naar een zeer groot aantal mensen is verzonden.
   • Zoek in plaats daarvan naar minder maar zeer hoogwaardige voorstellen.

3. 
   

   
   Geef de experts voldoende tijd om een ​​kwaliteitsvoorstel te presenteren. Geef bedrijven en experts voldoende tijd om uw AP te lezen en te begrijpen om hun eigen visie voor het project te creëren en een goed voorstel te presenteren waarmee u uw idee over het uiteindelijke project kunt verbeteren

4. 
   

   
   Respecteer uw deadlines. Een bedrijf dat een voorstel te laat indient, mist waarschijnlijk de projectplanning. Als u hoge eisen stelt aan uw deadlines, houd dan geen rekening met voorstellen die na de deadline zijn ingediend. Aan de andere kant kunt u, als u kwaliteit belangrijker vindt dan het halen van deadlines, altijd rekening houden met late inzendingen.