Hoe een demonstratie te organiseren

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Bereid maanden van tevoren voor
• Deel 2 Organiseer twee weken eerder
• Deel 3 24 uur voor het evenement
• Deel 4 Beheer van de uitvoering van het evenement

Je denkt waarschijnlijk dat het organiseren van een evenement een overweldigende taak is. Dit kan het geval zijn als u geen gevoel voor organisatie of planning hebt. Maar wees gerust, want we zullen samen zien hoe we dat kunnen doen, vanaf de voorbereiding, die maanden kan duren, tot de dag van het evenement.

stadia

Deel 1 Bereid maanden van tevoren voor

1. 
   

   
   Definieer het object van de gebeurtenis. Een kernzin of twee kan u helpen om het doel van uw evenement duidelijk te definiëren en in context te houden. Ben je van plan leden van je community te trainen? Probeert u donoren te overtuigen sommige van uw projecten te financieren? Wil je sommige mensen of een groep mensen eren? Probeer de reikwijdte van uw actie te minimaliseren. Ongeacht wat u gaat doen, opvoeden, overtuigen of eren, enz., Beantwoord de vraag: waarom ga je dit evenement organiseren?
   • Neem het als een missieverklaring. Uw raamwerk voor succes Als je duidelijk weet wat je wilt doen, kun je gemakkelijker handelen!

2. 
   

   
   Stel doelen. Wat wil je bereiken precies ? Niet wat het aantal deelnemers zal zijn of zelfs als het evenement zal plaatsvinden, wat wil je dat het uit dit evenement komt? 5 mensen die een nieuw onderdeel van uw organisatie de rug toekeren? Een verzameling van € 1.000? Een mentaliteitsverandering? Een enthousiast publiek?
   • Identificeer de eerste drie dingen die u wilt bereiken door de organisatie van uw evenement en concentreer u op het realiseren ervan. U kunt een financieel doel, een sociaal doel en een persoonlijk doel hebben. Het hangt alleen van jou af!

3. 
   

   
   
   
   Verzamel vrijwilligers. Je hebt een goed team nodig met verschillende vaardigheden. Je vrijwilligers kunnen je op verschillende manieren helpen, zoals het voorbereiden van programma's, uitnodigingen en posters, of het hosten van deelnemers en het regelen van het evenement. Met andere woorden, ze kunnen u helpen de klus te klaren. En als je kunt, heb dan vrijwilligers waar je op kunt rekenen!
   • Zorg ervoor dat de managers en de leden van uw teams uw werkschema respecteren. Samenwerking kan veel dingen gemakkelijker maken. Wanneer u hen vraagt ​​om een ​​handje te helpen, moet u van meet af aan duidelijk zijn over hun verwachtingen en hun mate van betrokkenheid.
   • Als je geen vrijwilligers kunt inhuren, huur dan een team in! Het hangt allemaal af van de aard van het evenement dat u organiseert. De managers van de hostsite van uw evenement kunnen een team tot uw beschikking stellen, anders kunt u via een uitzendbureau werken.

4. 
   

   
   
   
   Stel een budget op. U moet in uw budget alle mogelijke uitgaven, inkomsten, donaties en onvoorziene uitgaven opnemen. Als je geen budget hebt, heb je een bundel rekeningen in handen, een lege portemonnee en geen idee van het laatste probleem. Wees vanaf het begin realistisch om verrassingen op de dag van het evenement te voorkomen.
   • Zoek naar manieren om uw kosten te verlagen. Kun je vrijwilligers werven die gratis werken? Kun je kiezen voor een goedkopere thuissite, zoals het huis van een van je vrienden? Vergeet niet dat een eenvoudige maar succesvolle wedstrijd indrukwekkender is dan een evenement dat onderweg is, maar dat verandert in een fiasco.

5. 
   

   
   Bepaal waar en wanneer. Dat is het ding het belangrijkste te doen, als het gaat om uw evenement.Wat is de plaats en wat is de datum waarop iemand zal zeggen: "Ja, dat zal ik zien! Kies een tijdstip waarop iedereen vrij is, een gemakkelijk toegankelijke plek en iets binnen handbereik!
   • Bekijk de evenementenkalender in uw omgeving en bepaal uw doelgroep. Als u zich richt op mensen die hun tijd thuis doorbrengen, is uw beste optie om uw vergadering overdag in de buurt te organiseren, misschien door kinderopvang aan te bieden. Maar als u zich op studenten richt, is het het beste om uw vergadering 's nachts in het stadscentrum te houden. Als je kunt, ga dan waar je publiek is al gevonden.
   • Natuurlijk zult u in sommige gevallen gedwongen zijn om uw site te boeken. Neem zo snel mogelijk contact op met de verantwoordelijke voor de plaats die u gaat gebruiken. Vergeet niet dat hij het waarschijnlijk net zo druk heeft als jij!

6. 
   

   
   Denk aan logistiek. U hebt voor alles logistiek nodig. Wat zijn de parkeermogelijkheden? Wat zijn toegangsmiddelen voor mensen met een handicap? Wat kunt u doen afhankelijk van de grootte van uw ontmoetingsplaats? Welke uitrusting heb je nodig? Welke extra items, zoals drankjes, badges, brochures, heeft u nodig en vereist extra kosten? Hoeveel mensen heb je nodig om het evenement soepel te laten verlopen?
   • Denk na over al deze problemen met uw team en bespreek alle aspecten van het probleem. Kun je anticiperen op enkele onvoorziene gebeurtenissen en deze vermijden? Zijn er speciale gasten om op te letten? Moet u uitzonderingen maken?

7. 
   

   
   Denk aan marketing en reclame. Maak een poster terwijl je toch bezig bent. Het moet de datum, plaats, tijd, naam van de gast, titel en thema of slogan van het evenement bevatten. Aangezien u zich nog in de voorbereidende fase bevindt, kunt u de tijd nemen om deze details te regelen. Het is echter interessant om snel een tijdelijk record te maken voor een uitgebreid overzicht van uw organisatie!
   • Denk ook aan andere manieren om informatie te verspreiden. Een ing? Een mailing? Facebook, of een half dozijn andere evenementwebsites (meer info een beetje verder)? Wat heb je nodig voor het evenement om deelnemers aan te trekken en wat uw behoeften zullen zijn tijdens het evenement om hun interesse te behouden?

8. 
   

   
   Get georganiseerd. Het is waarschijnlijk dat alles voorlopig in je hoofd verwarrend is en je niet weet hoe je moet beginnen. Haal diep adem en open Excel. Maak een voorlopige kalender van je evenement. Maak een paar spreadsheets om uw ideeën te ordenen. Dit lijkt misschien overbodig, maar over twee maanden feliciteer je jezelf met dit werk.
   • Maak voor elke activiteit een schema met deadlines. Schrijf de namen van uw medewerkers en specificeer hun taken en de uitvoeringstermijnen. U kunt dus uw vragen organiseren en beantwoorden.

Deel 2 Organiseer twee weken eerder

1. 
   

   
   Zorg ervoor dat alles in orde is. Stel de datum en locatie van uw evenement in, kies uw eregast, uw personeel, het thema en de slogan van uw evenement. Wat zijn de problemen die waarschijnlijk problemen veroorzaken? Wat zijn de vragen die op het laatste moment kunnen rijzen? Op dit punt moet u al uw gegevens voltooien.

2. 
   

   
   Kom samen met je team. Laat uw budget, planning, etc. goedkeuren door uw teamleden en managers. Het is tijd om alle problemen te onderzoeken en op te lossen. Hebben uw medewerkers begrepen wat ze moeten doen? Voelen ze zich op hun gemak bij de hele procedure?
   • Nogmaals, verzamel met uw medewerkers en vrijwilligers om mogelijke problemen te bespreken. Het is ook het perfecte moment om een ​​actieplan te ontwikkelen.
   • Zorg ervoor dat uw team geen interne problemen heeft. Blijf in contact met de leiders en leden van elke groep, evenals met uw vrijwilligers.

3. 
   

   
   Delegeer verantwoordelijkheden aan sommige van uw medewerkers en wijs de meer ervaren medewerkers toe om alle activiteiten te coördineren. Als het een gigantisch evenement is, laat dan meerdere mensen verschillende activiteiten coördineren, onder toezicht van een enkele verantwoordelijke persoon. Vergeet niet dat leden van een groep hun groepsleider moeten vertrouwen.
   • Overweeg op de dag van het evenement een of twee personen toe te wijzen om deelnemers te ontmoeten en begroeten als ze op het toneel aankomen. In principe is het de ontvangstcommissie die verantwoordelijk is voor het aanmoedigen van iedereen en het geven van deelnemers het gevoel in goede handen te zijn.

4. 
   

   
   Zorg ervoor dat de websites met betrekking tot het evenement actueel blijven. Je bent waarschijnlijk op Facebook en, maar er zijn verschillende andere sites die je kunt gebruiken om je evenement beter te promoten. Eventbrite, Evite en Meetup zijn 3 van de belangrijkste sites waaraan u moet denken. Als je ze nog niet kent, ga dan nu meteen op internet!
   • En vergeet natuurlijk je eigen website, je blog of je Facebook-pagina niet, als je die hebt. U kunt herinneringen verzenden, foto's plaatsen en uw antwoordverzoeken (RSVP) beheren. Hoe actiever je bent, hoe beter je door iedereen wordt opgemerkt.

5. 
   

   
   Vraag afgevaardigden om bepaalde activiteiten te financieren en te sponsoren. U zult de volgende dagen verschillende kosten moeten maken en u betaalt niet alles uit uw zak! Verzamel minstens een beetje geld om opstartkosten te dekken, zoals het huren van de kamer en apparatuur en misschien cateraars. Mogelijk moet u betalen voor bepaalde dingen of diensten.
   • Zorg ervoor dat u een adequate administratieve procedure hebt voor het ontvangen, bevestigen en factureren van de diensten die u nodig heeft. U moet alles wat u doet bijhouden, zodat u er later naar kunt verwijzen, zodat u zich beter vroeg kunt organiseren, vooral als uw handelspartners iets verkeerd doen.

6. 
   

   
   Adverteer uw evenement. Maak brochures, laat advertenties zien, informeer de media, voer direct mail uit, bel telefoongesprekken, stuur groepen naar groepen en bezoek potentiële deelnemers of sponsors. Wat anders te doen om mensen aan te moedigen te komen? Zorg ervoor dat u volledige informatie verspreidt die weinig ruimte laat voor vragen. Maar u wilt tenslotte ook de nieuwsgierigheid van uw publiek wekken!
   • Bepaal uw doelgroep. Als je senioren probeert te bereiken, verspil je je tijd niet met het sturen van hen snapchats. Ga naar de plaatsen die door uw deelnemers worden bezocht en gebruik de tools waarmee ze vertrouwd zijn. Streef ernaar zeer toegankelijk te zijn en zich normaal te gedragen.

7. 
   

   
   Verzamel alles wat je nodig hebt voor je evenement. Bijvoorbeeld medailles, spellen, kleine souvenirs, prijzen of certificaten. Er zijn veel dingen en gadgets die onopgemerkt kunnen blijven voor een onervaren oog, maar je kent alle hoeken en gaten en alles wat daar binnen kan komen. En vergeet niet de tafels, de stoelen, het geluidssysteem, de posters, de tafelkleden en al deze belangrijke dingen!
   • Alleen al deze vraag verdient een hele werksessie met uw personeel. Stop niet eraan te denken totdat u 5 dingen ziet zoals pennen, EHBO-kit, batterijen, ijs en verlengstukken. Je moet ervoor zorgen, tegen elke prijs, dat je alles hebt gedekt.

8. 
   

   
   Organiseer jezelf voor alle. Maak afspraken om foto's en video's te maken. Organiseer de bewegingen van de gasten. Maak ook afspraken voor het eten en het schoonmaakteam. De lijst kan van dag tot dag worden verlengd, maar het is normaal, omdat je je evenement organiseert!
   • Zorg voor eten en drinken. Het is ook tijd om speciale voorzieningen te plannen, zoals die voor mensen met een handicap, etc. Controleer ook of sommige deelnemers vegetariërs zijn of speciale dieetbehoeften hebben.
   • Voorzie stoelen, tafels, set, microfoons, luidsprekers, computers, LCD-projectoren (LCD's), podia, alle apparatuur die nodig is om de evenementenlocatie goed in te richten.

9. 
   

   
   Maak de lijst met contactpersonen. U hebt telefoonnummers, adressen en al uw werknemers nodig. Maak ook de lijst met VIP's en uw leveranciers. Deze lijsten kunnen handig zijn als iemand sabsent of te laat is.
   • Stel dat uw cateraars te laat zijn? Weet jij hoe je het moet doen? Je neemt je prachtige lijst en je belt ze op. Dachten ze echt dat je ging Zoeken deze 100 kg getrokken varkensvlees? Nou, het maakt niet uit. Je geeft de lijst aan François en je vraagt ​​hem om met zijn vrachtwagen naar het aangegeven adres te gaan. En dat is alles! Nu weet je wat je moet doen, stop ermee of wees preciezer door je gegevens door te geven!

10. 
    

    
    Ga met uw medewerkers naar de plaats van het evenement. Volg een rondleiding en controleer zorgvuldig de parkeerterreinen, toiletten, groene kamers, het voorzien van ingangen en uitgangen. Zoek naar plaatsen in de buurt waar u fotokopieën kunt maken of kunt bellen en aankopen kunt doen in geval van nood. In een woord, streef ernaar om het terrein als uw zak te kennen.
    • Praat ook met uw contactpersoon. Hij / zij moet de plaats als geen ander kennen. Is er een bepaald probleem dat u moet weten? Zijn er tijdsbeperkingen? Zou u de deuren op bepaalde tijden gesloten moeten houden? Zullen er, God verbieden, routinematige brandoefeningen tijdens het protest?

Deel 3 24 uur voor het evenement

1. 
   

   
   Blijf kalm. Je bent bijna aan het einde van je zinnen aangekomen. Het is uiterst belangrijk om uw ideeën helder te houden en op koers te blijven. Je hebt maanden voorbereidingen getroffen! Alles komt goed. Als je kalm blijft, zal je team zich gedragen zoals jij en het evenement zal plaatsvinden in goede omstandigheden. Bovendien is alles heel snel klaar!
   • Serieus, je hebt bijna het einde van je zinnen bereikt. Je hebt alles gepland, je hebt aan alle mogelijke problemen gedacht. Als er iets gebeurt, zul je de moeilijkheid overwinnen. En vergeet niet, niemand zal u de schuld geven. Een luidruchtige gast, middelmatig eten, maak je niet teveel zorgen, omdat deelnemers weten dat je niet alles kunt controleren. Dus ontspan je, alles komt goed.

2. 
   

   
   Voer de laatste controles uit met uw team. Zorg ervoor dat je iedereen de tijd van het evenement hebt verteld en hoe je daar kunt komen. U wilt niet dat de dag van het evenement al uw medewerkers u tegelijkertijd vragen waar deze heilige dienstdeur is.
   • Zelfs als u geen vragen ontvangt, doet u uw best om het gedrag van uw werknemers te evalueren. Zijn ze tevreden met de beschrijving van hun taken? Ruiken ze tussen hen in? Als dit niet het geval is, bespreek het dan met hen en probeer het probleem samen op te lossen. Misschien zou iemand meer op zijn gemak zijn om iets anders te doen of met iemand anders te werken.

3. 
   

   
   Controleer alle uitnodigingen en antwoorden die u hebt ontvangen. Maak de lijst met gasten en laat iemand de aanwezigen tellen. In de meeste gevallen zal het aantal aanwezigen zijn verschillend van de mensen die reageerden. Je hebt misschien 50 bevestigende antwoorden ontvangen en eindig met 5 of 500 mensen aanwezig. Dus zelfs als u weet hoeveel antwoorden u heeft ontvangen, wees voorbereid op extreme situaties!
   • Terwijl je daar bent, herinner je het evenement aan je voorname gasten. Je zult verrast zijn door het aantal mensen dat zal zeggen: "Oh ja, dat klopt! Het is morgen, niet? U kunt oversights vermijden door eenvoudig te bellen of een sms te sturen.

4. 
   

   
   Ga naar de locatie en zorg ervoor dat alles klaar is. Is de kamer schoon en beschikbaar? Is de elektronische apparatuur geïnstalleerd? Zijn de tests voor goed functioneren uitgevoerd? Kun je indien nodig vooraf apparatuur installeren? Is het personeel klaar?
   • Controleer of het aantal aanwezigen om het evenement te begeleiden voldoende is. Natuurlijk is het altijd beter om meer mensen te hebben. Je hebt misschien iemand nodig die een dringende race kan maken, een eregast kan ontvangen of een onvoorziene gebeurtenis kan regelen; of om koffie te krijgen, eenvoudig.

5. 
   

   
   Bereid de deelnemerspakketten voor. Elke kit kan een fles water, een lichte snack, een notitieboekje, een pen, een boekje en de nodige informatie bevatten. U kunt ook kleine herinneringen toevoegen. Het is echt het detail dat de deelnemers aan het denken zet dat het evenement goed is opgezet en goed georganiseerd. En ze zullen echt denken dat je voor beide zorgt!
   • Dit kan gereserveerd worden voor gasten of uw personeel of beide! Wie houdt er niet van om een ​​mueslireep en een pen te ontvangen?

6. 
   

   
   Maak een script. Het is een lijst die alle benodigde informatie bevat, ingedeeld volgens het schema en de ruimte. Bereid een getimed programma voor belangrijke activiteiten voor. De structuur van het formulier hangt van u af. Probeer het niet te laden voor gemakkelijk lezen.
   • Als je echt kieskeurig en zeer ijverig bent, kun je dat vaststellen verscheidene scripts. Sprekers kunnen u vragen om een ​​lijst met andere sprekers met hun locatie en planning. Uw team wil de lijst met apparatuur, schema's en regels voor schoonmaakhandelingen. Als u tijd hebt om ze voor te bereiden, kunnen deze lijsten nuttig zijn.

7. 
   

   
   Maak een checklist met acties die u tijdens het evenement moet ondernemen. Het zou een ramp zijn als je er bent, alles is er, iedereen is er en plotseling realiseer je je dat je thuis de 1200 bekers voor de koffiepauze bent vergeten. Je zou alles verpest hebben. Maak dus een checklist en neem alles mee wat je nodig hebt!
   • Als dingen zich ophopen, wijst u een specifieke taak toe aan elk lid van uw team. Dus op de dag van het evenement verspil je je tijd niet met rechts en links rennen en crises doorsporen. Nog twee handen verlichten de last ... zoals het spreekwoord zegt.

Deel 4 Beheer van de uitvoering van het evenement

1. 
   

   
   Wees vroeg op de evenementenlocatie met uw personeel en vrijwilligers. Controleer of iedereen aanwezig is en zorg ervoor dat de elektronische apparatuur correct werkt. Zijn er nog last-minute vragen? Als je tijd over hebt, geef je een drankje, vertel ze een paar aanmoedigende woorden en geef ze dan een pauze! Je hebt het verdiend. Je bent er klaar voor.
   • Zorg ervoor dat de organisatoren een onderscheidende badge of ander insigne dragen, zodat deelnemers ze gemakkelijk kunnen vinden wanneer dat nodig is. Soms is het dragen van vermoeienissen niet voldoende.

2. 
   

   
   Installeer alles. Binnen en buiten. Moet je ballonnen ophangen aan de brievenbus of een reclamebord op de hoek? En wat vindt u van de deuren en de hoofdingang? Als deelnemers over een ingewikkeld pad moeten navigeren, plaatst u zoveel mogelijk tekens om ze beter te kunnen begeleiden.
   • Vergeet welkomstbanners en informatieve banners die erg handig zijn niet. Vergeet niet om het de deelnemers gemakkelijker te maken de locatie van het evenement te vinden. Het spreekt voor zich!
   • Installeer een receptie- en registratiebalie. Bij aankomst op de site moeten deelnemers opmerken wat ze nodig hebben om zichzelf te begeleiden. Anders kunnen ze in cirkels rondrennen en zich ongemakkelijk voelen.Herinner je je de onthaalcommissie waar we het eerder over hadden? Plaats iemand bij de ingang om deelnemers te begroeten en hun vragen te beantwoorden.
   • Post wat muziek! Het kan elke schaamte wegnemen die anders de stemming zou hebben verhoogd.

3. 
   

   
   Zorg ervoor dat belangrijke mensen op de hoogte zijn van de gebeurtenissen. Als een spreker te laat is, past u uw schema aan en stelt u geïnteresseerde partijen op de hoogte. Als de maaltijd langer duurt dan verwacht, moet u hen op de hoogte brengen van de programmawijziging. Het is zeldzaam dat dingen volgens schema verlopen, dus informeer mensen wanneer er veranderingen plaatsvinden.

4. 
   

   
   Maak foto's! U wilt waarschijnlijk herinneringen aan uw evenement bewaren. En het zien van iemand die rondloopt met een camera kan de deelnemers opwinden. Vergeet niet de banner van de sponsor, de uwe, de ingang, de receptie, etc. Misschien kun je ze volgend jaar gebruiken!
   • Vraag indien mogelijk een van je vrienden of een professionele fotograaf om voor al deze details te zorgen. Daar heb je genoeg te doen! Maar je moet voor je gasten zorgen, dus zorg dat iemand voor de foto's zorgt, enz.

5. 
   

   
   Bied een souvenir aan. Je deelnemers hebben misschien iets geleerd door je evenement bij te wonen en je wilt dat ze niet meer aan iets denken of vragen stellen of denken aan actie. Dus verspreid een flyer of iets dat ze kunnen meenemen om ze ideeën voor te geven handelen na het evenement.
   • Vergeet niet om een ​​forum voor feedback te maken. Geef deelnemers de gelegenheid om op te volgen, te zeggen wat ze denken, verbeteringen voor te stellen en hun wensen voor het volgende evenement te delen. En natuurlijk, hoe kunnen ze vereenvoudigen!

6. 
   

   
   Reinig de receptie! Til de elektrische meter op, pak de banners op, verwijder de tafels, enz. Plaats de plaatsen terug in hun oorspronkelijke situatie, zoals vóór het evenement. Dit is vooral belangrijk als je de kamer hebt gehuurd en graag terug wilt komen. Eigenaren kunnen u kosten in rekening brengen, die u anders had kunnen vermijden. Verdeel de taken om de bediening zo eenvoudig mogelijk te maken.
   • Controleer of ter plekke niets kostbaars is vergeten en stel een dienst voor gevonden voorwerpen in
   • Breng de schade die tijdens het evenement zou kunnen aankomen onder de aandacht van de persoon die verantwoordelijk is voor de plaats. Het is beter om eerlijk en direct te zijn.
   • Zorg voor het afval en handel binnen uw mogelijkheden. De schoonmaakdienst zal dit probleem oplossen.

7. 
   

   
   Zorg voor alle taken die voortvloeien uit het houden van uw evenement. In feite hangt het af van de aard van de gebeurtenis in kwestie. Het kan zijn dat je niet veel te doen hebt, maar je kunt ook eindigen met een lange lijst met mensen om te bedanken en een recept om te beheren. Hier zijn enkele ideeën om te beginnen.
   • Bedankt aan al je teamleden, vrijwilligers en sponsors. Zonder hen had je jouw evenement niet kunnen maken!
   • Update en voltooi uw accounts. Deze taak moet zo snel mogelijk worden voltooid. Het is beter om een ​​minimum aan details aan te passen.
   • Organiseer een bedankje voor iedereen die u heeft geholpen, uw medewerkers moeten zich gewaardeerd voelen en uw donoren hebben het gevoel dat ze hebben deelgenomen aan een goed doel.
   • Geef de betrokkenen souvenirs of brochures.
   • Deel het uit aan de sponsors en de betrokken mensen over hun aandeel in het recept.
   • Plaats de foto's van het evenement op uw website.

8. 
   

   
   Organiseer een evaluatiebijeenkomst na het evenement om uw organisatie in de toekomst te verbeteren. Nu dat je alles hebt bereikt, zijn er dingen die je anders had kunnen doen? Welke dingen werkten goed en welke niet? Zou je ermee instemmen zo'n evenement opnieuw te organiseren? Wat heb je geleerd
   • Houd hier rekening mee als u feedback ontvangt. Als uw gasten dat niet doen, vraag dan uw personeel om het te doen! Wat vinden zij van het evenement? Hebben ze zichzelf tenminste gewaardeerd? Natuurlijk, omdat ze een mueslireep en een pen hadden, niet waar?