Hoe de telefoon op te nemen tijdens het werk

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Pak de telefoon op
• Deel 2 Praten aan de telefoon

Een professioneel imago op het werk projecteren is belangrijk voor professioneel succes. Ongeacht hun positie in het bedrijf, is het beantwoorden van de telefoon een taak voor bijna alle werknemers. Als je goed antwoordt, kun je een positieve toon aan het telefoontje geven, de correspondent op zijn gemak voelen en kun je gemakkelijk reageren op zijn verschillende vragen.

stadia

Deel 1 Pak de telefoon op

1. 
   

   
   Antwoord snel. Het is niet beleefd om mensen bezig te houden wanneer u zaken doet of in een professionele omgeving bent. Neem de hoorn op en beantwoord de oproep voor het derde belsignaal.

2. 
   

   
   Leg de hoorn op uw oor. Het is belangrijk om de telefoon snel op te nemen, maar u moet nog steeds geduldig genoeg zijn om de microfoon in de buurt van uw mond te plaatsen. Begin niet met praten totdat u er absoluut zeker van bent dat de handset van de telefoon aan u en uw oor zit, zodat de andere partij geen informatie verliest.

3. 
   

   
   Adem diep voordat u antwoordt. Begin met diep ademhalen voordat je jezelf voorstelt, zodra de telefoon bij je mond is. Hierdoor kun je kalm blijven en jezelf beheersen, waardoor je je geest kunt verzamelen en kalm kunt praten.

4. 
   

   
   
   
   Introduceer uzelf en uw bedrijf. U moet ervoor zorgen dat uw correspondent de juiste plaats en de juiste persoon heeft gebeld, dus het is belangrijk dat u hen vertelt wie u bent en wat uw bedrijf is. Zorg ervoor dat u eerst de naam van het bedrijf opgeeft. U kunt overwegen om uw eigen huis te maken, zodat u niet hoeft na te denken over wat u moet zeggen als de telefoon overgaat en deze enigszins verandert, afhankelijk van de omstandigheden.
   • Als u werkt als receptionist of telefoniste, is het belangrijk dat u de werking van het bedrijf goed beheerst, omdat u degene bent die de beller moet helpen om alle informatie te krijgen die hij nodig heeft. Je kunt eenvoudig zeggen: "hallo, hier de -bedrijven, Joseph tegen het apparaat. Waarmee kan ik u helpen? Zo zal de correspondent weten met wie hij praat en wat de identiteit van uw bedrijf is, waardoor hij de gelegenheid krijgt het gesprek voort te zetten. Als u als privé-secretaresse werkt, geeft u de persoon op waarvoor u werkt (bijvoorbeeld: 'Mr. Smith's kantoor, Joseph op het apparaat'), omdat het mogelijk is dat dit precies degene is waarnaar uw correspondent echt op zoek is. toetreden.
   • Als u deel uitmaakt van een dienst, vertel de persoon wat u doet, zodat hij weet wat voor soort vragen hij moet stellen. Identificeer jezelf door te zeggen "hallo, dit is Jessica's boekhouding". Laat de appellant weten of hij contact heeft opgenomen met het kantoor of de persoon die hij wil en of hij met iemand anders moet praten.

5. 
   

   
   
   
   Houd een notebook en een pen in de buurt van de telefoon. Hiermee kunt u snel aantekeningen maken voor het geval de persoon u zou willen verlaten of u andere informatie zou geven. Laat uw correspondent niet wachten tot hij op zoek is naar iets om te schrijven.

Deel 2 Praten aan de telefoon

1. 
   

   
   Glimlach tijdens het praten. Zelfs als u niet in een goed humeur bent, kan uw correspondent denken dat u aardig bent, als u gewoon glimlacht en doet alsof. Het kan je ook helpen je humeur te verbeteren.

2. 
   

   
   Spreek duidelijk en professioneel. Omdat u zich in een professionele omgeving bevindt, is het belangrijk dat u en uw correspondent elkaar duidelijk en nauwkeurig kunnen begrijpen. Spreek kalm en spreek je woorden uit, zodat je zeker weet dat het goed is gegaan en dat je het hebt begrepen.
   • Vermijd het gebruik van bekende slanguitdrukkingen zoals "ja", "zeker" of "nah". Praat met hem in plaats daarvan door duidelijke woorden en zinnen te gebruiken zoals "ja" en "nee". Welke informatie u ook tijdens de dialoog met uw correspondent uitwisselt, vermijd verwarring tussen u. Vergeet niet de gebruikelijke beleefde uitdrukkingen te zeggen zoals "bedankt" en "niets", indien aanwezig.
   • Als u met de persoon specifieke informatie wilt communiceren, zoals letters of telefoonnummers (zoals een naam of telefoonnummer), kan het handig zijn om het fonetische alfabet goed te beheersen. Op deze manier kunt u voorkomen dat u de letters verwart die bijna op dezelfde manier worden uitgesproken als "M" en "N", door nuttige tips toe te passen zoals "M zoals eten".

3. 
   

   
   Spreek professioneel tegen de correspondent. Gebruik de naam van de persoon ("Mr. Smith") en niet zijn voornaam, vooral als u de correspondent niet persoonlijk kent. Vergeet zijn naam niet en spreek hem aan tijdens het gesprek.
   • Misschien wilt u de naam van de persoon opschrijven zodra zij u dat vertelt, zodat u het kunt onthouden. Dit kan erg handig zijn.

4. 
   

   
   Indien nodig het gesprek doorverbinden. Als iemand je belt om te werken, is het heel goed mogelijk dat ze een specifiek probleem proberen op te lossen of vragen hebben die je aan een specifieke persoon kunt voorleggen. Als u niet echt weet hoe u een vraag of zorg moet beantwoorden, probeer deze dan niet te beantwoorden. Stel in plaats daarvan voor dat u uw gesprek doorverbindt naar iemand die u beter kan beantwoorden en helpen. Het zal hem ook laten zien dat je om zijn probleem geeft en bereid bent hem te helpen het op te lossen.
   • De meeste desktop-telefoons hebben tegenwoordig een functie voor het doorverbinden van gesprekken. Kijk of deze functie beschikbaar is op uw kantoor en hoe het werkt. Als dit niet het geval is, neem dan het nummer van de persoon die uw correspondent zal bellen en geef hem de informatie door.
   • Denk eraan zo beleefd mogelijk te zijn en bied aan om het gesprek door te verbinden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: 'Ik ben bang dat ik je vraag niet kan beantwoorden. Wilt u dat ik uw oproep doorschakel naar Jacques, die u beter kan helpen? "
   • Als er niemand anders beschikbaar is, stel dan voor dat u er een neemt. Vergeet dit niet later door te sturen.

5. 
   

   
   Beëindig het gesprek professioneel. Je kunt hem duidelijk en beleefd vertellen dat het gesprek voorbij is en dat hij kan ophangen door simpelweg "bedankt" of "tot ziens" te zeggen. Er moet geen verwarring zijn over de vraag of het gesprek moet doorgaan of niet.
   • Laat uw correspondent ophangen. Hij heeft de oproep, dus je moet hem laten krijgen wat hij wilde toen hij in de eerste plaats belde en het gesprek sloot. Als je ophangt, hoewel hij niet klaar is om het gesprek te beëindigen, lijkt het misschien onbeleefd of kun je essentiële informatie aan je ontsnappen.