Hoe het telefoontje van mijn baas te beantwoorden

Inhoud

• stadia
• Deel 1 De professionele etiquette oefenen op de telefoon
• Deel 2 Bespreken met uw supervisor
• Deel 3 Een telefoontje beantwoorden buiten werktijd

Een telefoontje van je baas ontvangen is soms een bron van angst, vooral als je er vaak nerveus van wordt en je je zelfvertrouwen verliest. De beste manier om telefoontjes van uw werkgever te beantwoorden, is te allen tijde professionele etiquette op de telefoon te oefenen en altijd klaar te staan ​​om taken te accepteren en vragen met betrekking tot hun werk te beantwoorden.

stadia

Deel 1 De professionele etiquette oefenen op de telefoon

1. 
   

   
   Beantwoord de oproep. Laat de telefoon twee tot drie keer overgaan voordat u opneemt. Dit geeft hem de indruk dat u bezig bent en goed presteert. Neem het gesprek te vroeg op, wek de indruk dat u het niet erg druk hebt of helemaal niets doet. Als u te lang wacht voordat u dit doet, suggereert dit dat de beller geen prioriteit voor u is.
   • Vergeet niet deze regel toe te passen telkens wanneer u zich in een professionele omgeving bevindt, ongeacht wie u belt. Doe het niet of pas de gebruiksregels niet alleen toe wanneer uw baas telefonisch contact met u probeert op te nemen, maar met iedereen, inclusief uw collega's, klanten en leveranciers, die ontvankelijker zijn als u zich correct gedraagt. Bovendien kunt u nooit zeker weten wanneer uw werkgever u vanaf een andere lijn zal bellen.

2. 
   

   
   
   
   Groet hem professioneel. Als u de telefoon beantwoordt, moet u proberen zo professioneel en aangenaam mogelijk te zijn. Bijvoorbeeld, als je collega's of je werkgever je belt, zeg dan: "Hier Jean Poisson. Waarmee kan ik u helpen? "
   • Als u in een grote organisatie met meerdere afdelingen werkt, geeft u de naam van uw afdeling of afdeling op in uw begroeting. Zeg: "Hier Jean Poisson van de commerciële afdeling. Wat kan ik voor u doen? "
   • Wanneer u een telefoontje van een buitenlijn beantwoordt, voert u de naam van uw bedrijf in, zelfs als u denkt dat uw baas u misschien belt. Zeg bijvoorbeeld: "hallo! Hier ABC Service, Jean Poisson naar het apparaat. Waarmee kan ik u helpen? "

3. 
   

   
   Slik voedsel in of spuug uw kauwgom uit. Doe het het beste voordat u de telefoon opneemt, maar als u het niet op tijd kunt doen, beëindigt u de actie op de meest discrete en stille manier die mogelijk is. Praten met kauwgom of voedsel in de mond is ongepast en geeft een slecht zelfbeeld. Beter zal de gesprekspartner het beseffen.

4. 
   

   
   
   
   Spreek duidelijk en direct in de microfoon. Dit helpt u communicatieproblemen tussen u en uw supervisor te voorkomen, wat later problemen kan veroorzaken. Bovendien zal je baas gefrustreerd raken als hij problemen heeft met de communicatie met jou vanwege een probleem met het geluid of een slechte audiokwaliteit.
   • Vergeet ook niet te glimlachen bij het beantwoorden en praten aan de telefoon. De meeste bellers, inclusief je baas, zullen weten dat je lacht met je stem en toon. Dit heeft een positief effect op je baas, vooral als je in een branche werkt die te maken heeft met verkoop en klantenservice.

5. 
   

   
   Geef er al je aandacht aan. Wees heel voorzichtig wanneer u telefonisch met uw baas praat. Stop alles wat je doet, zelfs als het een taak is die hij je eerder had gegeven. Wees bereid om te luisteren naar wat hij u te zeggen heeft.
   • Vermijd in het algemeen dat u wordt afgeleid door externe factoren wanneer u met uw baas communiceert. Als een van uw collega's bijvoorbeeld naar uw kantoor komt terwijl u aan de telefoon bent, vertel hem dan met een beleefd gebaar dat u nu niet met hem kunt praten.

Deel 2 Bespreken met uw supervisor

1. 
   

   
   Maak aantekeningen. Neem uw notitieboekje en wees klaar om aantekeningen te maken wanneer u met hem chat. Als u dit doet, kunt u op elk gewenst moment klaarstaan ​​om belangrijke informatie te noteren die hij u tijdens het gesprek zou willen meedelen, zoals: tijden, datums, adressen of instructies voor een specifieke taak. Hiermee kunt u ook alle belangrijke vragen opschrijven die u hem in ruil daarvoor wilt stellen.
   • Vergeet niet om altijd op uw bureau, in een bovenste lade of op een gemakkelijk toegankelijke plek, een notitieblok en een pen te hebben. Als u een notebook in de buurt heeft, kunt u belangrijke informatie vastleggen telkens wanneer u een gepland of niet-gepland telefoongesprek aanneemt.
   • Als u geen notitieboekje bij de hand hebt, maar achter uw computer zit, opent u een lege pagina of Word-document en maakt u aantekeningen alsof u een notitieboekje gebruikt. Houd er echter rekening mee dat hij u kan horen typen, dus wees heel voorzichtig en luister aandachtig, zodat hij minder geneigd is zich af te vragen of de geluiden van uw toetsenbord echt verband houden met uw gesprek.

2. 
   

   
   Blijf kalm. Adem een ​​paar ogenblikken diep en kalm in en drink wat water om je te kalmeren. Het is gemakkelijk om een ​​angstig persoon aan de telefoon te herkennen, vooral als ze hard ademt of een trillende, aarzelende stem heeft. Als je kalm blijft, kun je je ook zelfverzekerder voelen en de situatie beheersen.
   • Als u weet dat uw werkgever u snel zal bellen, bevrijd uzelf van angst door een beetje te lopen voordat u uw oproep ontvangt. Sta op en loop een beetje in uw kantoor of dienst, het zal u helpen. Zorg ervoor dat je op tijd terugkomt voor het gesprek.
   • Als u de behoefte voelt om snel te kalmeren voor of tijdens het gesprek, haal dan een paar keer diep adem. Adem zo langzaam mogelijk vier tot vijf seconden door de neus. Houd je adem nog drie seconden in en adem dan voorzichtig uit voor nog eens vier tot vijf seconden. Zuurstof inademen helpt je de spanning te verminderen en je hoofd leeg te maken.

3. 
   

   
   Oefen altijd actief luisteren. Omdat hij niet in het gezicht tot u spreekt, is het belangrijk dat u alles goed begrijpt wat hij u aan de telefoon vertelt. Aarzel niet om hem te vragen dingen te herhalen en uit te leggen die je nog niet hebt gehoord of begrepen.
   • Vraag in feite om opheldering of bevestig van tijd tot tijd enkele details, zelfs als u zijn instructies begrijpt. Probeer uw instructies samen te vatten in uw eigen woorden voordat u ophangt. Door actief luisteren te oefenen, laat je hem zien dat je ijverig naar hem luistert en professioneel bent.

4. 
   

   
   Beantwoord hem kort. Ga niet rond de struik, ga meteen ter zake en beantwoord hem direct. Dit geeft de indruk dat u goed voorbereid bent en uw baas in staat zal stellen zich te concentreren op het doel van zijn oproep zonder te worden afgeleid. In de meeste gevallen heeft uw werkgever het erg druk en belt u alleen omdat hij specifieke informatie van u wil. Tenzij hij u specifiek vraagt ​​om hem alle details te geven, geef hem precies wat hij wil.
   • Nogmaals, dit betekent niet dat u niet om opheldering moet vragen indien nodig. Je werkgever is zeker erg druk, maar het is beter om nu 60 seconden meer te besteden aan het stellen van je vraag dan uren te moeten spenderen aan het corrigeren van je fouten met je baas. Als je veel vragen hebt, maar niet genoeg tijd om te vragen, vraag dan je leider of je dichter bij een bepaalde collega kunt komen of een schriftelijk document kunt raadplegen om meer te weten te komen.

5. 
   

   
   Maak verbale knikken. Doe dit tijdens het gesprek. Verbale knikken zijn uitspraken als 'ja', 'mee eens', '' ik begrijp het '' en 'ik zie'. Ze laten allemaal zien dat je er actief naar luistert.
   • Natuurlijk moeten deze verbale knikken op het juiste moment tijdens het gesprek worden gemaakt. Wacht een pauze na een instructie of uitleg voordat u dit doet.

6. 
   

   
   Heb een positieve houding tijdens het gesprek. Het hebben van een positieve en dynamische houding laat je baas zien dat je zelfverzekerd, competent en niet bang bent om de uitdagingen van het werk aan te gaan. Als hij u bijvoorbeeld belt om een ​​probleem te bespreken, praat dan met hem over mogelijke oplossingen die u kunt implementeren.
   • Wees zo ontvankelijk mogelijk, zelfs als hij kritiek heeft op je werk of houding. Accepteer de kritiek door deze samen te vatten met je eigen woorden en bespreek vervolgens hoe je deze kunt oplossen. U kunt oprecht uw zorgen uiten over de toekomst in de toekomst, maar vermijd excuses voor fouten of problemen uit het verleden.
   • Formuleer uw zin met het voornaamwoord "I" in plaats van "u" wanneer u uw zorgen wilt uiten of problemen uit het verleden wilt verklaren. Dit stelt je leider in staat zichzelf niet in het defensief te plaatsen, om je negatief te beantwoorden of op slag van woede. Als hij u bijvoorbeeld belt om met u te praten over een taak die u niet op tijd kon voltooien, zegt u: "Ik had problemen met het verzamelen van de benodigde informatie" in plaats van "u heeft me niet op tijd de nodige informatie gegeven ".

7. 
   

   
   Bedank hem. Vergeet niet je chef te bedanken voor het nemen van de tijd om je te bellen. Hoewel hij degene is die je heeft gebeld, en niet andersom, is hem bedanken voor het bellen je een geweldige manier om hem je waardering te tonen voor de tijd die hij of zij je heeft gegeven. Zeg bijvoorbeeld: 'Ik weet dat je een drukke dag hebt, bedankt dat je de tijd hebt genomen om me te bellen. "
   • Doe dit elke keer dat uw supervisor u belt, en vooral wanneer hij dit doet om een ​​bezorgdheid te uiten, uw werk te bekritiseren of een project uit te leggen. Het doel is om je te laten zien hoe graag je de taken wilt uitvoeren die je hebt gekregen, en hem bedanken voor de tijd die hij of zij je heeft gegeven, is een manier om te erkennen dat zijn oproep je zal helpen het werk goed te doen.

Deel 3 Een telefoontje beantwoorden buiten werktijd

1. 
   

   
   Beantwoord de oproep indien mogelijk. Als je baas je na werktijd belt, neem dan op en bespreek met hem als het je andere prioriteiten niet verstoort. Dit is des te belangrijker als u minder dan zes maanden in deze functie zit.
   • Je bereidheid om na reguliere kantooruren met je baas te communiceren, laat zien hoe toegewijd je bent aan je bedrijf en je werk.
   • Als je hem niet kunt beantwoorden als hij je belt, onderteken hem dan zo snel mogelijk. In het ideale geval luistert u naar de stem die u nog over heeft en belt u zo snel mogelijk terug. Afhankelijk van de cultuur van het bedrijf en de aard van de oproep, moet u dit kunnen doen door een e-mail of e-mail te sturen om uit te leggen waarom u zijn oproep niet kunt aannemen als u hem niet terug kunt bellen.

2. 
   

   
   Beoordeel uw bedrijfscultuur. In sommige bedrijven vereist de werkgever dat de werknemer telefonisch en per e-mail contact houdt, ongeacht tijd of dag. Hoewel dit misschien oneerlijk lijkt, moet je het nog steeds accepteren als onderdeel van je bedrijfscultuur als je eraan wilt blijven werken.
   • Als u niet weet welke regels u moet volgen, kom dan dichter bij uw collega's. Je kunt leren dat je een paar uur kunt wachten voordat je reageert of dat iedereen onmiddellijk reageert. Vind de juiste informatie en pas deze toe.

3. 
   

   
   Blijf positief en handel volgens de situatie. Wees altijd beleefd en positief wanneer u naar uw werkgever luistert, zelfs buiten werktijd. Dat gezegd hebbende, moet je elke situatie afzonderlijk bekijken voordat je besluit hoe je erop reageert.
   • Als uw werkgever u bijvoorbeeld bekritiseert of u instructies geeft over een baan, maak dan notities tijdens het gesprek, maar aarzel niet om door te gaan met uw extra-professionele activiteiten zodra het gesprek voorbij is. Als de taak die hij u heeft gegeven niet dringend is, kunt u deze opzij zetten en tijdens de normale werkuren uitvoeren.
   • Aan de andere kant, als het een noodgeval is, moet je jezelf tegelijkertijd plaatsen en het probleem oplossen zonder een seconde te verliezen, volgens de wensen van je baas.

4. 
   

   
   Evalueer uw werktevredenheid. Je baas kan redelijkerwijs niet verwachten dat je 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar bent, maar er is geen garantie dat zijn verwachtingen redelijk zullen zijn. Als je baas je na uren regelmatig belt en je je ongemakkelijk of angstig voelt, overweeg dan om een ​​andere baan te zoeken.
   • Schakel uw mobiele telefoon uit als u weet dat uw werkgever na uren belt, maar tenzij u een vakbond bent, kunt u waarschijnlijk op elk moment worden ontslagen. Je baas kan zich terugtrekken als hij / zij merkt dat je zijn oproepen niet beantwoordt na werktijd of je hiervoor terugstuurt.