Hoe een sollicitatiebrief voor een universitaire opleiding te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Brainstorm
• Deel 2 Start het schrijfproces
• Deel 3 De brief structureren
• Deel 4 Schrijf een harde brief

De motivatiebrief (of ondersteuningsbrief) is vooral een soort document dat complementair is aan het curriculum vitae en naar een recruiter wordt gestuurd om hem te informeren over de bereidheid van de kandidaat om met hem samen te werken. Het kan echter ook een aanvraagdossier vergezellen wanneer u wilt worden toegelaten tot een graduate programma of een studiebeurs. Als het goed is geschreven, biedt dit document essentiële informatie over de kandidaat, het moet op een creatieve en doordachte manier worden geschreven. Omdat dit deel van het sollicitatieproces zo cruciaal kan zijn, moet u de brief grondig schrijven en vervolmaken voordat u deze verzendt.

stadia

Deel 1 Brainstorm

1. 
   

   
   Maak aantekeningen. Noteer tijdens het brainstormproces enkele belangrijke opmerkingen die u moet raadplegen bij het schrijven van de brief. Let op zowel primaire als secundaire details, of u ze nu in de begeleidende brief gebruikt of niet.

2. 
   

   
   Doe onderzoek naar de universiteit en haar curriculum. Lees alle gedrukte of digitale documentatie van de universiteit en bekijk zeker de website. Let vooral op de toelatingscriteria van het programma dat je wilt volgen.
   • Over het algemeen beschrijven universiteiten de kwalificaties die ze van verschillende kandidaten verwachten. U kunt deze informatie gebruiken om de sollicitatiebrief aan te passen aan de instelling waar u zich wilt registreren.
   • Als de universiteit bijvoorbeeld betrokken is bij veel humanitaire oorzaken die verband houden met het thema van het programma, kunt u meer nadruk leggen op uw eigen humanitaire belangen. Aan de andere kant, als de toelatingscriteria strikt beperkt zijn tot academici, moet je je concentreren op je ambities en je academische ervaringen.

3. 
   

   
   
   
   Vraag jezelf af waarom jij de ideale kandidaat bent. De toelatingscommissie van het programma wil weten waarom het jou moet kiezen in plaats van iemand anders. Voordat u echter antwoord geeft, moet u zich deze vraag stellen.
   • Denk aan je universitaire carrière tot nu toe. Denk na over de cursussen, leraren en invloeden die ervoor hebben gezorgd dat je je huidige academische pad hebt gekozen en het verloop van je carrière hebt bepaald.
   • Denk na over waarom je voor deze school en dit programma hebt gekozen. Overweeg al uw motivaties, persoonlijk of professioneel.

Deel 2 Start het schrijfproces

1. 
   

   
   Ontwikkel het plan van de brief. Verzamel al uw notities en probeer ze in grote lijnen te ordenen. Uw plan moet afzonderlijke secties bevatten voor introductie, ontwikkeling en uw slotopmerkingen.
   • Als u niet weet hoe u de brief moet structureren, kunt u overwegen uw notities in een vergelijkbaar stroomdiagram of structuur te classificeren. Het doel van deze stap is om uw ongestructureerde ideeën te organiseren.

2. 
   

   
   
   
   Schrijf de brief. Nadat u uw ideeën hebt georganiseerd, moet u beginnen met het schrijven van het eerste concept van uw brief. Houd er rekening mee dat dit slechts een ruwe schets is: u moet wijzigingen aanbrengen om het te verbeteren voordat u het verzendt.
   • Neem ideeën op die u relevant vindt en beschrijf ze met zoveel mogelijk zintuiglijke details. Hoewel je misschien te veel informatie krijgt, heb je de ruimte om irrelevante ideeën te verwijderen tijdens de replay-fase.
   • Controleer uw informele aantekeningen en uw formeel plan voor dit deel van het proces. Houd er ook rekening mee dat u de richtlijnen in het derde gedeelte van dit artikel moet volgen.

3. 
   

   
   Lees de brief een paar dagen later opnieuw. Neem na het voltooien van het eerste ontwerp minstens een dag of twee rust voordat u overweegt de brief te wijzigen.
   • Op zijn minst moet je goed letten op de grammatica en de structuur van je brief.
   • En nog belangrijker, u moet ook uw brief proeflezen om de nauwkeurigheid en consistentie te waarborgen. De feiten moeten correct zijn, de ideeën moeten origineel zijn en de toon moet professioneel zijn.

4. 
   

   
   Zoek constructieve kritiek. Deze stap is niet essentieel, maar het kan nuttig zijn om externe meningen te krijgen van gekwalificeerde mensen, waaronder docenten en collega's die dezelfde cursus volgen als u.
   • In het ideale geval moet u proberen contact op te nemen met iemand die al is ingeschreven voor het programma waarvoor u een aanvraag indient. Deze persoon heeft een beter beeld van de verwachtingen van de universiteit.

5. 
   

   
   Wijzig de brief indien nodig. Bekijk de motivatiebrief kritisch (van u en anderen). Wees niet bang om het meerdere keren te herschrijven totdat het goed is geschreven.
   • Verwijder overbodige ideeën of woorden, evenals informatie die niet direct verband houdt met het kernidee van de brief. Gemiddeld zou de sollicitatiebrief slechts één volledige pagina moeten hebben, alle extra pagina's worden over het algemeen als onnodig beschouwd en verouderd.
   • Niettemin kunnen sommige universiteiten van aanvragers eisen dat ze langere brieven indienen, met twee of drie pagina's. Het is het beste om het aanvraagformulier of de programmarichtlijnen te lezen om deze details te vinden. Als u niets kunt vinden, kunt u het beste bij één pagina blijven.
   • Zorg ervoor dat u de belangrijkste ideeën aan het begin van uw brief plaatst en orden de inhoud zo vaak als nodig om het wat vloeibaar te maken.

Deel 3 De brief structureren

1. 
   

   
   Adresseer de brief zo ​​nauwkeurig mogelijk. Als je de naam kent van de persoon die de toelatingsformulieren aan de universiteit studeert, is het beter om hem de naam te sturen.
   • Als u de naam van deze persoon niet kunt vinden, moet u op zijn minst proberen de lezer aan te spreken op basis van zijn positie. Hier zijn enkele voorbeelden:
     • Geachte opnameadviseur;
     • Geachte toelatingscommissie;
     • beste directeur van opnames.
   • Gebruik alleen generieke begroetingsformulieren (Aan wie, Geachte heer en mevrouw) als u geen andere keuze heeft.

2. 
   

   
   Geef een duidelijk doel aan. De eerste alinea van de begeleidende brief moet alle inhoud samenvatten en de lezer een duidelijk idee geven van wat hij kan verwachten.
   • Deze eerste alinea mag slechts één tot drie zinnen bevatten, waarin u indirect moet aangeven dat u een sollicitatiebrief indient voor het door u gekozen programma.
   • Uw inleidende zin kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: "Ik schrijf deze brief om mijn interesse te tonen in het ABC-programma van XYZ University. "

3. 
   

   
   Vat uw redenen samen. In de hoofdtekst moet je de toelatingscommissie vertellen waarom je denkt dat deze universiteit en haar programma je beste troeven zijn. U moet ook uitleggen waarom het bestuur u moet accepteren in plaats van andere potentiële kandidaten.
   • Bekijk de opmerkingen die u heeft gemaakt over uw motivaties en kwalificaties.
   • Leg uit waarom u de ideale kandidaat bent. Probeer je eerdere academische en professionele ervaringen te beschrijven in het programma waarin je geïnteresseerd bent. Geef feitelijke informatie, maar laat zien hoe deze feiten uw leven hebben beïnvloed.
     • Je kunt bijvoorbeeld vermelden hoe je hebt gereageerd op thematische cursussen op een vorig universitair niveau, bijvoorbeeld je eerste jaar van de opleiding. In plaats van te zeggen dat je cursussen hebt gevolgd over het onderwerp in kwestie, leg je uit hoe de inhoud van deze cursussen je heeft gefascineerd, je vastberadenheid of je nieuwsgierigheid heeft versterkt.
   • Leg uit waarom je voor deze universiteit, dit programma en deze locatie hebt gekozen. Veel universitaire scholen accepteren vaker kandidaten die gepassioneerd of gemotiveerd zijn.
     • Beschrijf uw professionele doelen en leg uit waarom u denkt dat het betreffende programma u de beste mogelijkheid biedt om ze te bereiken. U kunt verwijzen naar de belangrijkste middelen die in het programmavorm worden beschreven zonder ze rechtstreeks te vermelden.
     • Geef aan wat je interesse in de universiteit wekt. Als je een buitenlandse student bent, moet je ook uitleggen waarom je wilt studeren in het land dat je kiest. Als het bijvoorbeeld een Engelse universiteit is, leg dan uit waarom je je hoger onderwijs in Engeland wilt volgen.

4. 
   

   
   Beschrijf uw belangrijkste kwalificaties. Terwijl je laat zien waarom je de ideale kandidaat bent voor het programma, moet je je academische ervaringen, persoonlijke kwaliteiten en andere gerelateerde ervaringen vermelden. Focus op de punten die het meest direct betrekking hebben op het programma zelf.
   • Controleer je cv, maar kopieer deze niet. Vaak moeten aanvragers een kopie van hun curriculum vitae bij het aanvraagformulier voegen dat bij de sollicitatiebrief wordt gevoegd. U kunt uw cv-informatie gebruiken om belangrijke details te onthouden, maar de brief mag geen exacte kopie van de cv zelf zijn. Verwijs indien nodig de lezers van uw sollicitatiebrief naar het CV om hen aanvullende informatie te verstrekken die niet beknopt in de sollicitatiebrief kan worden vermeld.
   • Ondersteun uw geschriften Wanneer u een van uw kwaliteiten noemt, moet u deze kwalificeren met behulp van de juiste termen. Het is heel gemakkelijk om te zeggen dat je een harde werker bent: je moet het bewijzen met voorbeelden van ervaringen.
   • Niet opscheppen.Ga niet uit de weg om er bescheiden uit te zien, maar vermijd ook alles te beschrijven waardoor u zich arrogant of overmoedig voelt. Om dit te doen, richt u zich primair op de feiten, zonder de subjectieve analyse te doen.

5. 
   

   
   Bevestig uw standpunt opnieuw. Om de brief af te sluiten, herhaal je kort je bereidheid om het programma te volgen voordat je de brief beëindigt en je handtekening te ondertekenen, en beleef je de leden van de toelatingscommissie beleefd voor de tijd en aandacht die ze je hebben gegeven.
   • De laatste alinea moet ongeveer drie zinnen bevatten. Herformuleer uw inleidende regel en vat de belangrijkste punten in elke paragraaf samen in één zin.
   • Sluit de brief af door lezers te bedanken voor de tijd en aandacht en je handtekening te plaatsen met een professionele beleefde zin (zoals 'Respectvol'), gevolgd door je volledige naam.

Deel 4 Schrijf een harde brief

1. 
   

   
   Gebruik duidelijke en beknopte taal. Blijf bij het onderwerp van de brief en gebruik een grammaticaal correcte taal die uw vaardigheden en intentie beschrijft met directe termen. Vermijd bloeiende of modderige beschrijvingen en gebruik de actieve stem.
   • Gebruik geen zinnen of termen die als clichés worden beschouwd. De gebruikelijke zinnen geven een zeer slecht beeld van u, omdat ze de indruk wekken dat u niet erg creatief bent. Als je een bepaald cliché wilt gebruiken, vraag jezelf dan af waarom je het zou moeten gebruiken en hoe je het moet doen, terwijl je de waarheid van dit idee aantoont met welsprekende voorbeelden in plaats van met niet-originele zinnen.
     • Hier zijn enkele voorbeelden van algemene snapshots:
     • "Ik ben erg gemotiveerd voor ...";
     • "Ik heb altijd van gehouden ...";
     • "Mijn hoofddoelen zijn ..."
   • Vermijd plagiaat. Zelfs als u informatie uit de documentatie van de toelatingscommissie gebruikt om uw ideeën te formuleren, moet u deze informatie niet woordelijk herhalen. Als het programma zich richt op "meest moderne apparatuur", vermijd dan de uitdrukking "meest moderne apparatuur".
   • Kopieer de standaardbrieven niet. Misschien vindt u het handig om te zoeken naar kopieën van sollicitatiebrieven om een ​​idee te krijgen van de structuur en de toon die u moet aannemen, maar u moet voorkomen dat u de inhoud van deze kopieën overschrijft. Iedereen kan immers een standaardbrief kopiëren en de zinnen afmaken. Je moet laten zien dat je niet iedereen bent. Gebruik hiervoor een originele toon.

2. 
   

   
   Gebruik een positieve toon. Je brief moet zich richten op de positieve in plaats van de negatieve aspecten. Als u besluit om de moeilijkheden of uitdagingen waarmee u in het verleden bent geconfronteerd te beschrijven, concentreer u dan op hoe u ze overwint in plaats van hoe ernstig ze zijn.
   • Beschrijf uw zwakke punten niet. U zult er waarschijnlijk over praten tijdens de interviewfase, maar uw begeleidende brief moet uw sterke punten benadrukken.
   • Concentreer u op de toekomst. Hoewel je je eerdere kwalificaties moet beschrijven, is het ook belangrijk om aan te tonen dat je een toekomstvisie hebt. In plaats van bijvoorbeeld uw gebrek aan ervaring te beschrijven in een bepaald gebied dat in een groter programma wordt behandeld, geeft u gewoon aan dat u meer wilt weten over dit gebied.

3. 
   

   
   Verzoen professionele toon en persoonlijke informatie. Hoewel u uw sollicitatiebrief moet aanpassen om uw interesses en ervaringen te beschrijven, moet u een professionele brief schrijven en het juiste formaat aannemen.
   • Concentreer u op uw intellectuele motivaties. Zelfs als u religieuze, altruïstische of persoonlijke motieven heeft die uit het hart komen, zijn bestuursleden meer geïnteresseerd in uw intellectuele motivaties. Focus op uw academische en professionele doelen.
   • Probeer tegelijkertijd op te vallen tussen de rest van de kandidaten. Genereer niet te veel over uw professionele doelen: wees specifiek, zonder emotionele of persoonlijke motivaties te uiten.

4. 
   

   
   Wees eerlijk. Wat je ook schrijft, lieg niet. Vermijd overdrijven van ervaringen uit het verleden of andere kwalificaties die buiten hun werkelijke bereik liggen.
   • Vanuit ethisch oogpunt moet de functie die u nastreeft worden ingevuld door de meest gekwalificeerde kandidaten. Je moet geloven in je eigen vermogen om iets te overwinnen dat zo competitief en liegen over je vaardigheden kan betekenen dat je jezelf niet vertrouwt.