Hoe een rapport te schrijven

Inhoud

• stadia
• Deel 1 Voorbereiding
• Deel 2 Aantekeningen maken tijdens de vergadering
• Deel 3 Notulen schrijven
• Deel 4 Sjablonen voor vergaderminuten gebruiken

U bent gekozen of benoemd als secretaris van uw commissie. Gefeliciteerd! Maar heb je al notities gemaakt, notulen opgesteld en opgesteld? Of u nu de regels van een procedurecode toepast voor deliberatieve vergaderingen, zoals de Roberts Rules of Order of de Morin Code, of u uw notulen op uw eigen manier ontwikkelt, u moet bepaalde methoden volgen om excellentie te bereiken.

stadia

Deel 1 Voorbereiding

1. 
   

   
   Maak uzelf vertrouwd met de vergaderprocedures van uw bedrijf. Als de secretaris een formeel rapport moet opstellen, heeft het de voorkeur om te informeren naar de toe te passen procedurecode, namelijk de Code Morin of een ander. Bepaal in een minder formele setting wat u in de notulen wilt opnemen en hoe ze zullen worden gebruikt.
   • Als rapporteur hoeft u niet alle procedureregels te kennen. Het zou echter handig zijn om een ​​kopie van de code te hebben of om de president om een ​​specifiek antwoord op eventuele vragen te vragen.
   • Maak uzelf vertrouwd met uw rol. Sommige rapporteurs komen niet rechtstreeks tussen in de debatten, terwijl anderen aantekeningen maken terwijl ze deelnemen aan de discussie. In beide gevallen mag de secretaris geen andere belangrijke rol spelen, zoals voorzitter of facilitator.

2. 
   

   
   
   
   Model voorbereiden. De notulen van de vergadering hebben bijna dezelfde inhoud. Met een sjabloon kunt u de presentatie van uw minuten standaardiseren voor eenvoudige controle. U kunt ook sjablonen voor voorbeeldminuten downloaden. Laat voldoende ruimte over voor ten minste de onderstaande items.
   • De naam van de organisatie.
   • Het type vergadering. Is er een regelmatige jaarlijkse of wekelijkse vergadering, een kleine vergadering van de commissie of een vergadering die om een ​​speciaal doel wordt gevraagd?
   • De datum, tijd en plaats. Laat ruimte over om de begin- en eindtijden van de sessie vast te leggen.
   • De naam van de voorzitter of de moderator van de vergadering en de naam van de secretaris of plaatsvervangers.
   • De lijst van deelnemers en afwezig verontschuldigd. Het is in feite het presentielijstje. Let op als het quorum is bereikt, dat wil zeggen als het aantal presentaties het minimum is dat vereist is om te stemmen.
   • Laat een spatie vrij voor uw handtekening. Als secretaresse moet u uw werk altijd ondertekenen. Een extra handtekening kan nodig zijn wanneer de notulen moeten worden goedgekeurd, maar dit hangt af van de procedures van uw bedrijf.
   • Orde van de dag, indien aanwezig. Als u de agenda niet zelf hebt opgesteld, vraag dan de voorzitter of moderator om u een exemplaar te geven, wat handig kan zijn voor het organiseren van uw notities.

3. 
   

   
   
   
   Neem een ​​notebook of laptop mee. Zorg ervoor dat u vertrouwd bent met uw apparatuur. Als u vaak minuten schrijft, hebt u hiervoor een laptop of maakt u een map op uw computer.
   • Als u de notulen van een vorige vergadering hebt opgesteld en deze niet ter goedkeuring zijn ingediend, moet u deze ook wassen.
   • Een cassetterecorder kan u helpen de minuten later te schrijven, maar vervangt geen notities. Als u de procedure tijdens de vergadering opneemt, zorg er dan voor dat alle aanwezigen hiermee instemmen. Weersta de verleiding om de verklaringen van de deelnemers woord voor woord weer te geven.
   • Als je stenografie leert, maak je sneller notities, maar hoef je niet alles te reproduceren dat deelnemers zeggen om je notulen te schrijven. Eigenlijk moet je vermijden om het op die manier te doen.
   • Als u wordt uitgenodigd om openbaar aantekeningen te maken, gebruik dan een overheadprojector of flipover. Sorteer uw aantekeningen zorgvuldig, zodat u ze gemakkelijk kunt gebruiken om de notulen te schrijven.

Deel 2 Aantekeningen maken tijdens de vergadering

1. 
   

   
   Verdeel de urenstaat. Zodra iedereen er is, circuleert u een blad of meer als er veel deelnemers zijn. Het zal door iedereen worden gebruikt om hun naam en contactgegevens te schrijven. Deze lijst wordt gebruikt om het gedeelte van de notulen in te vullen, gereserveerd voor het opnemen van de namen van de personen die aan de vergadering hebben deelgenomen. U kunt het blad zelf ook aan de minuten hechten.
   • Als u de meerderheid van de aanwezigen niet kent, maak dan een tafelplan en vul dit in als u iedereen vraagt ​​zich voor te stellen. Houd de lijst bij de hand terwijl u notities maakt, zodat u ze zo nodig op naam kunt noemen.

2. 
   

   
   Vul uw model maximaal. In afwachting van de opening van de vergadering, voert u de naam van de organisatie, de datum en plaats en het type van de vergadering in, bijvoorbeeld "wekelijkse vergadering van de raad van bestuur, speciale vergadering van het comité, enz." ". Noteer het tijdstip wanneer de vergadering begint.
   • Als u geen sjabloon hebt, schrijft u deze informatie aan het begin van uw notities.
   • Als de vergadering werd bijeengeroepen voor een bepaald doel of op een speciaal tijdstip, bewaar dan een kopie van de kennisgeving die naar de deelnemers is verzonden. Je moet het toevoegen aan de minuten nadat het is geschreven.

3. 
   

   
   Noteer het resultaat van de eerste propositie. De meeste officiële vergaderingen beginnen met een voorstel om de voorlopige agenda goed te keuren. Deze eerste stap zal als voorbeeld dienen om de procedure te illustreren. Als de vergadering met een ander voorstel begint, moet u ervoor zorgen dat u dezelfde relevante informatie opneemt.
   • De exacte e van de beweging die begint met "Ik stel voor". Het betekent meestal: "Ik stel voor deze agenda goed te keuren. "
   • De naam van de auteur van het voorstel.
   • Het resultaat van de stemming. Als de stemming positief is, schrijf "motie aangenomen".
   • Als u lange voorstellen niet nauwkeurig kunt reproduceren, kunt u vragen dat ze schriftelijk worden ingediend. Als dit een terugkerend probleem is, vraag dan om deze vereiste op te nemen in de officiële procedure voor voorstellen die een bepaald aantal woorden overschrijden.
   • Als u de agenda hebt opgesteld, bent u mogelijk de sponsor van de motie en tegelijkertijd secretaris van de vergadering. Dit is perfect zolang je objectief blijft omdat het niet onverenigbaar is om je eigen acties in de notulen op te nemen.

4. 
   

   
   Bewaar de andere voorstellen die tijdens de vergadering zijn gepresenteerd. Volg de procedure zorgvuldig, maar noteer ze niet in de notulen, tenzij anders aangegeven! Noteer de relevante informatie wanneer een nieuwe beweging wordt gepresenteerd.
   • Vergeet niet dat elk voorstel de voorwaarden van het voorstel zelf, de naam van de auteur en het resultaat van de stemming moet bevatten.
   • Sommige voorstellen vereisen de steun van een andere deelnemer voordat deze in stemming wordt gebracht. Als iemand bijvoorbeeld zegt: "Steun de beweging", noteer die naam dan in de notulen als co-auteur van de motie.
   • Als u de naam van de sponsor van het voorstel niet kent of er nog een keer naar moet luisteren, stop dan alstublieft de vergadering beleefd en stel vragen. Een nauwkeurige registratie van informatie is belangrijk genoeg om deze lichte onderbreking te rechtvaardigen.
   • Als een beweging wordt gewijzigd, herhaalt u eenvoudig de formulering in uw aantekeningen. Het is niet nodig om in de notulen aan te geven dat het voorstel is gewijzigd, tenzij er controverse bestaat over het amendement dat tot een lang debat heeft geleid.

5. 
   

   
   Luister naar de presentatie van de rapporten en vraag om kopieën. Telkens wanneer een rapport, nieuwsbrief of soortgelijk document wordt voorgelezen, noteer de naam van het rapport en de naam van de persoon die het leest of de naam van de subcommissie die het heeft geschreven. Als er een bijgevoegde beweging is, slaat u deze op zoals u voor elke andere beweging zou doen.
   • Het is echter het beste om een ​​kopie van het document te krijgen aan het einde van de vergadering. Presenteer een notitie aan de spreker of stoel om dit exemplaar te verkrijgen. Nadien voegt u een kopie van elk rapport toe aan de notulen nadat het is geschreven.
   • Als de kopie niet beschikbaar is, noteer dan waar het originele document is bewaard. Mogelijk moet u deze informatie na de vergadering opvragen.
   • Als een deelnemer een mondeling rapport maakt in plaats van een document te lezen, schrijf dan een samenvatting van zijn verklaring. Ga niet in op details en reproduceer de woorden van de spreker niet.

6. 
   

   
   Let op de acties die zijn ondernomen of toegewezen. Dit omvat de verificatie de uitvoering van de beslissingen van de vorige vergadering en de uitvoering van de nieuwe acties. Heeft iemand de opdracht gekregen om een ​​brief te schrijven? Noteer de namen van de betrokken personen en de acties die aan hen zijn toegeschreven.
   • Afhankelijk van de mate van formaliteit van uw vergadering, kunnen veel van deze acties deel uitmaken van voorstellen. Voor minder formele vergaderingen moet u alert zijn op beslissingen die niet duidelijk zijn geformuleerd.
   • Vermeld in het kort de redenen voor een beslissing.

7. 
   

   
   Noteer alle punten van orde en procedurele punten. Telkens wanneer bezwaar wordt gemaakt tegen een procedure, let dan op het gehele bezwaar en het principe waarop het is gebaseerd, evenals de volledige beslissing van de president.
   • Vergeet niet om verwijzingen naar de procedurecode op te nemen, ongeacht of u de statuten of het protocol van de organisatie toepast.

8. 
   

   
   Weet wanneer je samenvattingen van discussies moet schrijven. Dit is alleen nodig na een duidelijk aangegeven verzoek. Officieel geeft een rapport weer wat er is geweest feit en niet wat er is geweest zei . U moet echter rekening houden met de unieke vereisten van uw organisatie.
   • Probeer uw aantekeningen te maken door objectief te zijn, ongeacht de omstandigheden. Schrijf concrete punten en geen gevoelens. Minimaliseer het gebruik van bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Je doel is om een ​​droog, feitelijk en soms smakeloos document te schrijven!
   • De samenvatting van de discussies mag niet nominatief zijn. Vermijd daarom de namen van de sprekers in de debatten. Dit is vooral belangrijk wanneer een gewetenloze spreker tijdens een verhit debat de gevoeligheid van sommigen zou kunnen beledigen.

9. 
   

   
   Sluiten aan het einde van de vergadering. Noteer het tijdstip waarop de vergadering wordt onderbroken. Vergeet niet alle exemplaren van rapporten op te halen of mensen eraan te herinneren ze naar u te verzenden.
   • Controleer uw aantekeningen om er zeker van te zijn dat alles duidelijk is en u niets bent vergeten. Dit is het moment om uw vragen te stellen voordat de deelnemers vertrekken.

Deel 3 Notulen schrijven

1. 
   

   
   Begin zo snel mogelijk met schrijven. Het is het beste om de minuten direct na de vergadering te beschrijven, zolang de gebeurtenissen zich nog vers in uw geheugen bevinden.

2. 
   

   
   Gebruik een computer om uw vergadernotities te typen. Misschien hebt u dit al gedaan als u tijdens de sessie uw aantekeningen op een laptop hebt gemaakt. Sla uw notities op en start een nieuw document. Je kunt ze vergelijken met de minuten door ze naast elkaar te plaatsen.

3. 
   

   
   Presenteer uw aantekeningen duidelijk in paragrafen. Elke nieuwe motie, elke nieuwe beslissing of een motie van orde moet in een onafhankelijke paragraaf worden behandeld. Controleer tijdens de operatie of:
   • je hebt de regels voor spelling en grammatica gerespecteerd, zelfs als je indien nodig een spellingcorrector gebruikt,
   • je hebt dezelfde tijd gebruikt in het geheel van de e, het verleden of het heden, maar zonder ooit in hetzelfde document van de ene tijd op de andere over te schakelen,
   • je bent objectief, met andere woorden, je mening zou nooit in de notulen moeten verschijnen, omdat je probeert een objectief document te maken dat voor iedereen bedoeld is,
   • je hebt een eenvoudige en precieze woordenschat gebruikt en vage termen vervangen door passende woorden terwijl je het gebruik van bloemrijke uitdrukkingen vermeed,
   • u noemde alleen ondernomen acties, geen debatten, tenzij u werd gevraagd om ze op te nemen, omdat u zich moet concentreren op wat was feit en niet op wat er is geweest zei,
   • je hebt de pagina's voor de duidelijkheid genummerd.

4. 
   

   
   Deel een kopie van het concept van uw notulen onder de leden. Stuur een kopie naar elk lid met behulp van de contactgegevens op de urenstaat. Als u niet over de contactgegevens beschikt, moet de facilitator van de vergadering deze aan u kunnen communiceren.

5. 
   

   
   Laat de notulen van de vergadering goedkeuren. Mogelijk wordt u gevraagd om het tijdens de volgende vergadering voor te lezen en ter goedkeuring in te dienen. Als de motie wordt aangenomen, merk dan op dat de notulen zijn aangenomen.
   • Als het rapport wordt gewijzigd voordat het wordt goedgekeurd, brengt u de wijzigingen aan en noteert u aan het einde van het document dat het is gewijzigd zonder de gemaakte wijzigingen te beschrijven.
   • Indien een voorstel tot wijziging wordt gedaan na goedkeuring van de notulen, vermeld dan de exacte inhoud van het voorstel en het besluit tot goedkeuring of afwijzing.

Deel 4 Sjablonen voor vergaderminuten gebruiken

1. 
   

   
   Bezoek een site met voorbeeldnotulen van vergaderingen. Deze sjablonen besparen u tijd en voorkomen fouten.

2. 
   

   
   Neem de tijd om uw sites te beoordelen. Gebruik de mogelijkheden die iedereen biedt om het model te vinden dat bij u past.
   • Als u een bepaald type model nodig hebt, bijvoorbeeld een huidig ​​of standaardmodel, voert u uw onderzoek uit en downloadt u het gekozen model door op de knop "downloaden" of de knop "sjabloon gebruiken" te klikken. Bewaar het op een gemakkelijk te vinden plek zodat u het niet kwijtraakt.

3. 
   

   
   Toegang tot het bestand. Nu je klaar bent met downloaden, pak je het bestand uit en open je het in "Microsoft Word" of "Excel". Gebruik de nieuwste versie van "Microsoft Word" voor gemak en kwaliteit. Als u de software up-to-date houdt, wordt het u gemakkelijker en kunt u nieuwe functies gebruiken.

4. 
   

   
   Voeg het logo en auteursrechtsymbool van uw bedrijf toe in de koptekst. Verwijder het voorbeeldlogo uit de sjabloon en lees de gebruiksvoorwaarden van de downloadsite. U wilt toch niet worden geconfronteerd met juridische problemen?

5. 
   

   
   Wijzig de titel. Markeer in het titelgebied de woorden "titel van vergadering" en voer de daadwerkelijke titel van uw minuten in.

6. 
   

   
   Wijzig de presentatie van het document (optioneel). Om uw model aantrekkelijker te maken, kunt u de kleuren wijzigen of een ander thema kiezen. Het is eenvoudig: zoek het tabblad "lay-out" en klik op het gedeelte "kleuren en thema's". Op deze manier kunt u het uiterlijk van uw model wijzigen en zelfs kleuren kiezen die overeenkomen met uw bedrijfslogo.

7. 
   

   
   Voer de ondertitels van de secties in. Er moeten verschillende velden zijn die u kunt invullen. Mogelijk hebt u meer velden nodig of wijzigt u liever de e. Pas ze aan volgens uw behoeften.

8. 
   

   
   Bewaar de sjabloon op uw laptop. Zo kunt u het tijdens de sessie gebruiken om uw minuten te schrijven. Als u "Microsoft Office" blijft gebruiken, gaat alles sneller en gemakkelijker en kunt u de vergadering met meer organisatie en precisie volgen dan voorheen. Als alternatief kunt u uw sjabloon afdrukken om handgeschreven notities te maken, maar zorg ervoor dat u voldoende ruimte hebt om de nodige informatie te schrijven.

9. 
   

   
   Controleer je model. Gefeliciteerd! Uw rapportmodel is voltooid. Uw productiviteit en nauwkeurigheid zouden exponentieel moeten verbeteren nu u een model volgt dat u helpt uw ​​ideeën te organiseren. Zoals bij elk project, bekijk de details van uw model om onnauwkeurige of ontbrekende items te identificeren. Zodra alles in orde is, kunt u het tijdens uw volgende vergaderingen gebruiken.